Interpretacja indywidualna z dnia 1 grudnia 2021 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-3.4010.508.2021.1.JKU

czy kara umowna za opóźnienie w świadczeniu usług i realizacji zgłoszeń zgodnie z przyjętymi terminami zapłacona przez Wnioskodawcę na rzecz Zamawiającego stanowi koszt uzyskania przychodu – jest nieprawidłowe

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r., poz. 1540 ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 4 października 2021 r., który wpłynął w tym samym dniu, o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy kara umowna za opóźnienie w świadczeniu usług i realizacji zgłoszeń zgodnie z przyjętymi terminami zapłacona przez Wnioskodawcę na rzecz Zamawiającego stanowi koszt uzyskania przychodu – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 4 października 2021 r. wpłynął do Organu wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy kara umowna za opóźnienie w świadczeniu usług i realizacji zgłoszeń zgodnie z przyjętymi terminami zapłacona przez Wnioskodawcę na rzecz Zamawiającego stanowi koszt uzyskania przychodu.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

W dniu 12 listopada 2015 r. Wnioskodawca zawarł z X S.A. (dalej: „Zamawiający”) umowę serwisową nr (…) zmienioną następnie aneksem nr 1 z 25 stycznia 2017 r., aneksem nr 2 z 10 października 2018 r., aneksem nr 3 z 13 lutego 2020 r. oraz aneksem nr 4 z 30 czerwca 2020 r. obowiązującą do 31 sierpnia 2020 r. Przedmiotem umowy było świadczenie usług serwisowych dla systemu informatycznego Elektroniczna Kancelaria - Y wdrożonego przez Wnioskodawcę na rzecz Zamawiającego. Realizacja usługi była obwarowana terminami określonymi w umowie jako Czas Reakcji i Czas Rozwiązania. Zgodnie z treścią rozdziału XIII „Odpowiedzialność i kary umowne” pkt 5.1 Umowy Wnioskodawca zobowiązany był do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 1% miesięcznego wynagrodzenia brutto za każdą godzinę opóźnienia w stosunku do terminów dla Czasu Reakcji oraz Czasu Rozwiązania. Zamawiający ustalił, że w okresie świadczenia usługi od 1 grudnia 2017 r. do 31 lipca 2020 r. zostały przekroczone Czasy Reakcji oraz Czasy Rozwiązania w przypadku 289 (dwustu osiemdziesięciu dziewięciu) zgłoszeń o czas wynoszący łącznie 18 614,50 (osiemnaście tysięcy sześćset czternaście i pół) godzin opóźnienia. W oparciu o powyższe ustalenia Zamawiający obliczył karę umowną w kwocie (…) i wezwał Wnioskodawcę do jej zapłaty pismem z 31 sierpnia 2020 r. Wnioskodawca zakwestionował zasadność naliczenia kar umownych we wskazanej kwocie i przedstawił stanowisko wobec każdego ze zgłoszeń co do których stwierdzono przekroczenie Czasu Reakcji lub Czasu Rozwiązania. Wnioskodawca wyjaśnił, że w trakcie trwania umowy korzystał z systemu obsługi zgłoszeń Zamawiającego, który dawał ograniczone możliwości w zakresie poprawnej klasyfikacji zgłoszeń (priorytet, faktyczna data rozwiązania, przyczyna problemu). W konsekwencji powyższego, dla części zgłoszeń naliczony został czas przekroczenia w nieuzasadniony sposób lub zgłoszenia, których przyczyna nie była spowodowana działaniami Wnioskodawcy. Do obowiązków Wnioskodawcy należało rozwiązywanie zgłoszeń dotyczących wytworzonego systemu Y od poziomu systemu operacyjnego do poziomu interfejsu użytkownika (obsługa poziomu infrastruktury znajdowała się po stronie Zamawiającego). Z uwagi na bardzo dużą złożoność systemu i wolumeny przetwarzanych danych pierwotną przyczyną wielu błędów były niezależne od Wnioskodawcy problemy na poziomie infrastruktury (np. awarie na poziomie macierzy dyskowych), a te objawiały się zgłoszeniami użytkowników niezasadnie przypisywanymi do Wnioskodawcy. W przypadku problemów na poziomie infrastruktury liczba przekazywanych do Wnioskodawcy zgłoszeń była niemożliwa do obsłużenia przez dostępny zespół serwisowy. Wnioskodawca nie odpowiadał za przyczynę problemu, której konsekwencją była bardzo duża liczba zgłoszeń wymaganych do obsłużenia w krótkim czasie. Tego typu przypadki miały również wpływ na degradację danych przetwarzanych w wytworzonym systemie powodując konieczność ich naprawy przez zespół Wnioskodawcy. Zespół serwisowy Wnioskodawcy oddawał zgłoszenia użytkownikom z informacją, iż zostały one zrealizowane zamiast je odrzucać przerzucając odpowiedzialność za ich wystąpienie na Zamawiającego. Zamawiający przed rozpoczęciem projektu przedstawił wymagania dotyczące wolumenu przetwarzanych danych jednak informacje miały charakter uśredniony (liczba dokumentów do przetworzenia na dobę). Po uruchomieniu systemu okazało się, że znacząca większość obciążenia sytemu (około 90%) występowała w godzinach 8-16 co miało znaczący wpływ na stabilność rozwiązania i występowanie problemów. W przypadku zakładanego dobowego rozkładu obciążenia duża liczba z obsłużonych problemów w ogóle by nie wystąpiła. W trakcie trwania umowy serwisowej Wnioskodawca otrzymał od Zamawiającego kilkadziesiąt zamówień na realizację i wdrożenie zmian w serwisowanym na bieżąco systemie. Wdrożenie produkcyjne nowych funkcjonalności miało częściowy wpływ na tymczasową destabilizację systemu i zwiększenie wolumenu zgłoszeń użytkowników. Do obowiązków Wnioskodawcy należała obsługa zgłoszeń na poziomie trzeciej linii wsparcia, tj. przed przekazaniem zgłoszenia do Wnioskodawcy Zamawiający powinien podjąć próbę jego rozwiązania przez zespół Zamawiającego na poziomie pierwszej i dalej drugiej linii wsparcia. W praktyce nie następowały tam próby rozwiązania problemu i całe obciążenie związane z obsługą finalnie leżało po stronie Wnioskodawcy.