Jak rozliczać w kosztach podatkowych wydatki na delegację pracownika samochodem, który nie jest jego własnością

Pracownik otrzymał zgodę zarządu na korzystanie ze swojego prywatnego auta do celów służbowych 300 km miesięcznie. Spisując z pracownikiem umowę, prosimy zawsze (robi to moja księgowość) o dowód rejestracyjny samochodu. I w tym przypadku okazało się, o czym nie miałam pojęcia wcześniej, że pracownik prowadzi także (oprócz pracy) działalność gospodarczą: handluje samochodami używanymi, sprowadza je z Niemiec, remontuje, wypożycza. Do celów służbowych tej drugiej działalności i do celów prywatnych używa samochodu będącego w leasingu. Jeździ dużo po Polsce wysyłany przez zarząd, ja mu później rozliczałam diety, kilometry, autostrady, parkingi, na druku delegacji, na którym zawsze jest dyspozycja co do środka transportu: ,,samochód prywatny nr ….” i ten numer jest oczywiście umieszczony na trwałe w ,,ewidencji przebiegu pojazdu”. Do momentu podpisania umowy na ryczałt nie byłam świadoma, że samochód prywatny to ten samochód leasingowany. Jeszcze dodam, że na dowodzie rejestracyjnym są tylko dane banku udzielającego leasingu. Czy ta sytuacja jest normalna? Czy mamy prawo do kosztów podatkowych w takiej sytuacji?