Podatnik może zaliczyć wydatki dokumentowane Fakturami i Dokumentami Zakupowymi, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem jest spełnienie wymogów dotyczących rzetelności, czytelności i dostępności tych dokumentów zgodnie z przepisami ustawy o CIT i rachunkowości.

Archiwizowanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej, bez ich papierowych odpowiedników, jest dopuszczalne przy zachowaniu autentyczności i integralności dokumentów, co umożliwia ich uwzględnienie w kosztach uzyskania przychodów na podstawie ustawy o CIT.

Archiwizowanie i przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej dowodów księgowych, poświadczających poniesienie wydatków kwalifikowalnych jako koszty uzyskania przychodów, jest zgodne z przepisami ustawy o CIT, o ile dokumenty te spełniają wymagania autentyczności i integralności oraz są dostępne dla organów kontrolnych.

Archiwizowanie dokumentów księgowych, w tym faktur, wyłącznie w formie elektronicznej jest dozwolone pod warunkiem zapewnienia autentyczności, integralności i czytelności. Uprawnienie do odliczenia VAT jest ograniczone do elektronicznie przechowywanych faktur, które spełniają wymogi ustawy i nie obejmuje innych dokumentów nieuznawanych za faktury zgodnie z ustawą o VAT.

Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej, z zachowaniem zasad integralności, autentyczności i czytelności, jest dopuszczalne bez papierowych kopii. Prawo do odliczenia VAT uzależnione jest od spełnienia warunków zarówno przez dokumenty, jak i przez transakcje, których dotyczą.

Oznaczenie faktur w ewidencji JPK VAT wymaga zachowania zgodności z trybem ich wystawienia i źródłem pochodzenia; oznaczenie BFK obowiązuje dla faktur zagranicznych oraz pdf, podczas gdy korekta z ulgi na złe długi zachowuje pierwotne oznaczenie faktury. Rabaty pośrednie wymagają notyfikacji jako DI i WEW.

W przypadku pomyłki w numerze NIP kontrahenta, podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej „do zera” i nowej faktury z poprawnym NIP; te dokumenty powinny być ujęte w ewidencji za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy dla pierwotnej faktury, uwzględniając ograniczenia KSeF.

Jeżeli faktura ustrukturyzowana zawiera błędny numer NIP, konieczne jest wystawienie faktury korygującej do zera oraz nowej faktury z prawidłowym NIP. Rozliczenie powinno nastąpić w okresie obowiązkowego podatkowego faktury pierwotnej.

Wydatki udokumentowane fakturami wystawionymi poza KSeF, pomimo istniejącego obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli spełniają ogólne warunki przewidziane w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Przechowywanie faktur w postaci komunikatów EDI przy jednoczesnym zapewnieniu możliwości generowania plików PDF spełnia wymogi art. 112a ustawy o VAT. Taki sposób archiwizacji gwarantuje zgodność z przepisami, a także prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia pozostałych warunków podatkowych.

Spółka jest uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez pracowników i współpracowników, dokumentowanych nie bezpośrednio na dane spółki, lecz na pracowników, jeśli wydatki te spełniają przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz są właściwie udokumentowane według przepisów ustawy o rachunkowości i Ordynacji podatkowej.

Faktury wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur, które spełniają wymagania ustawy o VAT, mogą być podstawą do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu na mocy art. 15 ustawy o CIT, niezależnie od wymogu ich wystawienia w systemie KSeF, o ile spełniają pozostałe warunki ustawowe.

Podatnikowi przysługuje prawo do przechowywania faktur zakupowych w formie elektronicznej po digitalizacji oryginałów papierowych, oraz prawo do odliczenia VAT, pod warunkiem zachowania integralności i autentyczności oraz wykorzystania zakupów do działalności opodatkowanej, zgodnie z ustawą o VAT.

Faktury zakupowe wystawione bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, mimo obowiązku ich wystawiania w tej formie, nie pozbawiają podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego, o ile dokumentują rzeczywisty obrót i transakcje opodatkowane nieuzwolnione z VAT, zgodnie z art. 86 ust. 1 i art. 88 ustawy o VAT.

Wydatki udokumentowane fakturami nieustrukturyzowanymi (papierowymi lub elektronicznymi) wystawionymi poza obowiązkowym systemem e-Faktur mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełniają wszystkie przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej po ich zeskanowaniu i zniszczeniu oryginalnych dokumentów papierowych, które zapewnia ich autentyczność, integralność treści i czytelność, jest zgodne z przepisami VAT i nie pozbawia prawa do obniżenia VAT należnego o VAT naliczony związanego z działalnością opodatkowaną.

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej, po ich uprzednim zeskanowaniu z zachowaniem zasad integralności i autentyczności, uprawnia podatnika do zaliczenia kosztów uzyskania przychodów w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o rachunkowości.

Faktury stanowiące dowody księgowe, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, mogą stanowić podstawę do zaliczenia związanych z nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności i dostępności, zgodnie z ustawą o rachunkowości i ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej, przy zachowaniu wymogów zgłaszanych przez prawo podatkowe i rachunkowe, zapewnia uprawnienie podatnika do zaliczania takich dokumentów do kosztów uzyskania przychodów, również w kontekście prawa do obniżenia przychodów o poniesione wydatki.

Spółka ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT.

Dokumenty rozliczeniowe wysyłane przez Spółkę, nie oznaczone jako faktury VAT oraz wysyłane równolegle z wprowadzeniem faktur do KSeF, nie są uznawane za faktury VAT i nie nakładają na Spółkę obowiązku rozliczania VAT na podstawie art. 108 ustawy o VAT.

Odliczenie podatku naliczonego jest możliwe wyłącznie z faktur w rozumieniu ustawy o VAT, które są przechowywane elektronicznie z zachowaniem autentyczności, integralności i czytelności. Dokumenty inne niż faktury mogą wspierać rozliczenia, lecz nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego.

Zdigitalizowanie faktur i dokumentów transportowych, a następnie zniszczenie ich wersji papierowych, nie pozbawia prawa do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Zgodne z art. 15 ust. 1 ustawy CIT w związku z art. 9 ust. 1 tej ustawy, elektroniczne przechowywanie dowodów spełniających wymogi rachunkowości, nie wpływa na kwalifikację podatkową.