Jesteśmy prywatnym pracodawcą. Jednego z naszych pracowników oddelegowaliśmy do pracy w Moskwie. Zdarza się, że pracownik w czasie oddelegowania przyjeżdża do Polski w sprawach służbowych. Czy takie podróże trzeba traktować jak delegacje? Jeżeli tak, to na jakich zasadach powinniśmy je rozliczać - właściwych dla podróży krajowych czy zagranicznych?

Pracowników powracających z podróży służbowych zobowiązujemy do rozliczenia kosztów delegacji w ciągu 14 dni od jej zakończenia, zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Czy jest to jednocześnie termin wypłaty należności przez pracodawcę? Jeżeli nie, to kiedy powinniśmy rozliczyć ewentualną nadwyżkę ponad udzieloną pracownikowi zaliczkę?

Pracodawca może wykazać rozliczenie należności za podróże służbowe pracowników na liście płac lub w odrębnym dokumencie. Przepisy nie nakazują bowiem sporządzania tego rozliczenia na ustalonym formularzu. Jeżeli jednak świadczenie za delegację nie jest zwolnione ze składek ZUS i podatku, należy je wykazać na liście płac jako nieodpłatne przysporzenie.