Faktury zbiorcze w praktyce

Zasady wystawiania faktur zbiorczych zostały uregulowane w § 9 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360 ze zm. (dalej: rozporządzenie). Na podstawie tego przepisu za fakturę zbiorczą uznaje się fakturę, która:

● dokumentuje kilka odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie miesiąca,

● została wystawiona nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę.

Wystawienie faktury zbiorczej jest prawem sprzedawcy, a nie jego obowiązkiem. To podatnik (sprzedawca) decyduje o tym, czy każdą z dokonanych w miesiącu transakcji będzie potwierdzał na bieżąco fakturą, czy wszystkie dokonane w miesiącu transakcje sprzedaży udokumentuje jedną fakturą zbiorczą, wystawioną nie później niż w ostatnim dniu miesiąca.

Sprzedawca może też dokumentować transakcje w sposób "mieszany", tj. w fakturze zbiorczej ująć tylko niektóre transakcje dokonane w danym miesiącu, zaś każdą z pozostałych transakcji z danego miesiąca udokumentować "zwykłą" fakturą. Z § 9 ust. 3 rozporządzenia nie wynika bowiem warunek, by wszystkie dokonane w miesiącu dostawy towarów i wszystkie wykonane usługi potwierdzać jedną fakturą zbiorczą. Należy wobec tego przyjąć, iż podatnik ma prawo do "mieszanego" sposobu potwierdzania sprzedaży z danego miesiąca.