Jak przechowywać faktury elektroniczne
Firma kurierska, z którą nasza spółka ma zawartą umowę stałej współpracy na dostarczanie przesyłek, wprowadziła dla swoich klientów przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Jako jej stały kontrahent wyraziliśmy na piśmie zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych. Faktury są przesyłane zwykłą pocztą elektroniczną jako załącznik. Załącznik ten składa się z dwóch plików, tj. pliku faktury z rozszerzeniem „pdf” oraz pliku kwalifikowanego podpisu elektronicznego z rozszerzeniem „sig”. Podpis ten może być zweryfikowany za pomocą programu, który możemy ściągnąć ze strony internetowej firmy kurierskiej. Faktury można obejrzeć w programie Adobe Reader. Wyglądają dokładnie tak jak dotychczas wystawiane przez firmę kurierską faktury papierowe. Nie ma na nich wzmianki, że są fakturami elektronicznymi, noszą jedynie oznaczenie „oryginał”.
PROBLEM
Po ich wydrukowaniu zamieszczamy na nich datę otrzymania (data wpływu na skrzynkę mailową), dekrety księgowe, uwagi o sprawdzeniu pod względem rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzeniu do wypłaty, podpisane przez właściwe osoby. Następnie zamieszczamy je w odpowiednim segregatorze wraz z innymi zwykłymi fakturami zakupu. Dołączamy do nich treść maila, który następnie jest usuwany z programu Outlook (wraz z załączoną fakturą). Czy postępujemy właściwie, w sposób zgodny z zasadami rachunkowości? Czy powinniśmy dodatkowo wydrukować jakieś poświadczenie podpisu elektronicznego związanego z tą fakturą (np. raport z weryfikacji)?
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
