1. Jakie są skutki używania samochodu prywatnego do celów służbowych
Korzystanie przez pracowników z własnych samochodów osobowych przy wykonywaniu obowiązków służbowych na rzecz swoich pracodawców jest powszechną praktyką. W takiej sytuacji pracownik oczekuje od pracodawcy refundacji poniesionych kosztów związanych z eksploatacją swojego samochodu na potrzeby firmy, w której jest zatrudniony. Z drugiej strony pracodawca, refundując pracownikowi poniesione przez niego wydatki, chciałby je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Przepisy podatkowe przewidują taką możliwość. Jednak istnieją pewne ograniczenia zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika. Wskazujemy je poniżej. Przedstawiamy również wzór umowy używania samochodu prywatnego do celów służbowych.
Zawarcie umowy
Zasady refundacji pracownikowi kosztów eksploatacyjnych używania samochodu pracownika do celów prowadzonej przez pracodawcę działalności gospodarczej powinny być określone w umowie cywilnoprawnej zawartej między pracownikiem a pracodawcą. Przepisy nie wymagają, aby umowa ta została zawarta na piśmie. Jednak dla celów dowodowych, zarówno w kontekście potencjalnego sporu pomiędzy stronami umowy (pracownik - pracodawca), jak i w kontekście potencjalnego sporu z organami podatkowymi (pracodawca - urząd skarbowy), zasadne jest sporządzenie takiej umowy na piśmie. Przepisy prawa nie wymagają również szczególnych warunków zawarcia takiej umowy. Jednak praktyka gospodarcza i podatkowa pokazuje, że umowa taka powinna zawierać następujące zapisy.
Po pierwsze - umowa powinna określać, jakiego pojazdu będzie używał pracownik, wraz z podaniem pojemności skokowej silnika (dla celów określenia wysokości limitu za 1 km).
- pracownik powinien zobowiązać się w umowie, że będzie używał prywatnego samochodu do celów służbowych związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez pracodawcę.
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
