Odpowiedź Dyrektora Izby Skarbowej w Białymstoku z 15 lutego 2005 r. (nr PBI/005-2/MS), sygn. PBI/005-2/MS

(....) Jeżeli podatnik wykaże, że określone rozmowy telefoniczne zostały przeprowadzone w celu uzyskania przychodów w spółce, to wystarczy, że je właściwie udokumentuje. Ponieważ w Spółce prowadzona jest księga przychodów i rozchodów, to zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.) podstawą zapisów w księdze są dowody. W § 14 powyższego rozporządzenia Minister Finansów dopuścił dokumentowanie niektórych kosztów dokumentami sporządzonymi przez osoby, które dokonały wydatku (tzw. dowodem wewnętrznym), pod warunkiem odpowiedniego ich sporządzenia. Wśród kategorii wydatków, których mogą dotyczyć takie dowody, w § 14 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia wymieniono m.in. wydatki związane z opłatami za telefon w części przypadającej na działalność gospodarczą. Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele określający przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Reasumując, do dokumentu wewnętrznego winien być dołączony dokument obejmujący całość opłat za rozmowy telefoniczne z wyszczególnieniem numerów i kosztów poszczególnych rozmów oraz wskazanie rozmów służbowych, które mają związek z uzyskaniem przychodów (ten fakt winien udowodnić podatnik). Wartość tych rozmów może być wówczas zaliczona do kosztów uzyskania przychodów i ujęta w księdze.