Jak prawidłowo wypełnić formularz ZUS IWA za 2016 r.

Informacja ZUS IWA to formularz, w którym są podawane dane, na podstawie których ZUS wylicza płatnikowi wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe za dany rok kalendarzowy.

Płatnicy zobowiązani do złożenia ZUS IWA

Nie wszyscy płatnicy składek muszą przekazywać formularz ZUS IWA za 2016 r. Zobowiązani są do tego tylko ci płatnicy, którzy łącznie spełniają następujące warunki:

● byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2016 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2017 r. (art. 31 ust. 7 ustawy wypadkowej),

● w 2016 r. zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio na miesiąc co najmniej 10 ubezpieczonych (art. 28 ust. 2 ustawy wypadkowej),

● podlegają wpisowi do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej REGON (art. 29 ust. 1 w związku z art. 28 ust. 2 ustawy wypadkowej).

Kto był "nieprzerwanie" płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe w 2016 r.

Należy uznać, że firma była zgłoszona jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie przez cały 2016 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2017 r., jeśli w każdym miesiącu 2016 r. zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej jedną osobę. Płatnik, który chociaż w jednym z miesięcy 2016 r. lub w styczniu 2017 r. nikogo nie zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego, nie spełnia warunku nieprzerwanego zgłoszenia, dlatego nie ma obowiązku złożenia formularza ZUS IWA za 2016 r.

PRZYKŁAD

Ze względu na złą sytuację ekonomiczną spółka KONSUL SA zawarła porozumienie z inną spółką należącą do tego samego holdingu. Na mocy porozumienia spółka KONSUL oddelegowała wszystkich swoich pracowników do innej spółki na okres od 1 kwietnia do 31 maja 2016 r. Na okres oddelegowania pracownikom udzielono urlopów bezpłatnych. Zatem w kwietniu i maju 2016 r. spółka KONSUL SA, która "wypożyczyła" pracowników innej spółce, nie zgłaszała nikogo do ubezpieczenia wypadkowego. W związku z tym nie powinna składać formularza ZUS IWA za 2016 r., ponieważ nie była płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie przez cały 2016 r.

PRZYKŁAD

Firma remontowo-budowlana, która działa od 1 kwietnia 2016 r., zgłaszała w 2016 r. do ubezpieczenia wypadkowego przeciętnie 14 pracowników i 3 zleceniobiorców. Mimo że przeciętna liczba osób zgłaszanych przez tę firmę do ubezpieczenia wypadkowego jest większa niż 9, jednak firma ta nie powinna składać formularza ZUS IWA za 2016 r., ponieważ stała się płatnikiem składek na to ubezpieczenie dopiero w kwietniu 2016 r., tym samym nie spełniła warunku nieprzerwanego zgłoszenia jako płatnik składek przez cały 2016 r.

Jak ustalić, czy było co najmniej 10 ubezpieczonych

Aby ustalić liczbę osób, które płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego w 2016 r., płatnik powinien wykonać następujące kroki:

Krok 1. Zsumować osoby podlegające ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach 2016 r., pamiętając, że:

● należy uwzględniać każdą osobę, która podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej przez 1 dzień miesiąca,

● każdą osobę należy wliczać jako 1 ubezpieczonego, tj. tylko raz, nawet jeśli w tym samym miesiącu podlegała ona ubezpieczeniu wypadkowemu z więcej niż jednego tytułu lub była zgłaszana do tego ubezpieczenia kilka razy (np. z dwóch następujących po sobie tytułów ubezpieczenia).

Krok 2. Uzyskany wynik podzielić przez 12 miesięcy, ponieważ ZUS IWA są zobowiązani składać tylko ci płatnicy, którzy zgłaszali osoby do ubezpieczenia wypadkowego w każdym z 12 miesięcy 2016 r.

Krok 3. Ustaloną w ten sposób liczbę osób ubezpieczonych zaokrąglić do pełnych jedności:

● w górę - jeżeli końcówka jest większa lub równa 0,5,

● w dół - jeżeli końcówka jest mniejsza od 0,5.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorstwo budowlane zgłaszało do ubezpieczenia wypadkowego w poszczególnych miesiącach 2016 r. następujące osoby:

Liczba ubezpieczonych w poszczególnych miesiącach 2016 r.

* W tym jeden pracownik, z którym spółka dodatkowo zawarła umowę zlecenia na okres 3 miesięcy.

Ustalając liczbę ubezpieczonych, spółka uwzględniła pracownika, z którym została dodatkowo zawarta umowa zlecenia na okres 3 miesięcy, jako jednego ubezpieczonego.

Łączna liczba osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach 2016 r.

W 2016 r. spółka zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego przeciętnie 12 ubezpieczonych: 139 ubezpieczonych : 12 miesięcy = 11,58; po zaokrągleniu 12 osób.

Ustalając liczbę ubezpieczonych, należy pamiętać, by nie uwzględniać w niej osób, które:

● podlegały ubezpieczeniom społecznym, ale nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu (np. osób wykonujących pracę nakładczą, członków rad nadzorczych),

● przebywały przez cały miesiąc na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego (w tych okresach takie osoby nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu),

● były wykazywane w dokumentach rozliczeniowych przekazywanych za okres po ustaniu tytułu podlegania ubezpieczeniom społecznym (gdy np. po rozwiązaniu umowy o pracę pracodawca wypłacił zaległe wynagrodzenie wynikające ze stosunku pracy i naliczył od niego należne składki na ubezpieczenia społeczne, w tym na ubezpieczenie wypadkowe).

Konieczny jest wpis w ewidencji rejestru REGON

Trzeci i ostatni warunek, od którego zależy obowiązek złożenia ZUS IWA za 2016 r., to wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej REGON.

Wymóg ten wynika z faktu, że wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe dla konkretnego płatnika jest ustalana na podstawie jego rodzaju przeważającej działalności, który jest zakodowany według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Na podstawie rodzaju przeważającej działalności wykonywanej przez płatnika składek jest on przyporządkowywany do określonej grupy działalności. Grup tych jest 64 i każdej z nich jest przypisana konkretna wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, przy czym ta sama wartość może wystąpić dla kilku grup działalności. Wartość tej stopy wynosi w granicach od 0,40% do 3,60%. Grupy działalności i przypisane im stopy procentowe określa załącznik nr 2 do rozporządzenia z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków.

Rodzaj przeważającej działalności płatnika ustala się według PKD ujętego w rejestrze REGON na 31 grudnia roku poprzedzającego dany rok składkowy (art. 29 ust. 1 ustawy wypadkowej). Oznacza to, że płatnicy, którzy 31 grudnia 2016 r. nie podlegali wpisowi do rejestru REGON, nie składają informacji ZUS IWA za 2016 r.

Jak wypełnić formularz ZUS IWA za 2016 r.

Składając formularz ZUS IWA za 2016 r. należy go wypełnić w następujący sposób:

● w bloku I "Dane organizacyjne":

- w polu 01 identyfikator dokumentu, który obejmuje numer informacji (dwie cyfry) oraz rok, za który jest ona składana (identyfikator informacji ZUS IWA składanej za 2016 r. po raz pierwszy to: 01/2016),

- w polu 02 kod terytorialny jednostki terenowej ZUS według siedziby płatnika składek (wykaz tych kodów znajduje się w słowniku zawartym w programie Płatnik, e-Płatnik i na stronie internetowej ZUS www.zus.pl);

● w bloku II "Dane identyfikacyjne płatnika składek" należy podać właściwy zestaw danych identyfikacyjnych płatnika - numery NIP, REGON, PESEL, nazwę skróconą, nazwisko i imię.

Najistotniejsze dla późniejszego prawidłowego ustalenia stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe są bloki:

● III "Dane o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego" oraz

● IV "Zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki".

W tych blokach należy wykazać dane, na podstawie których ZUS wylicza wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującej płatnika.

W bloku III w polu 01 należy wpisać liczbę ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego, ustaloną według zasad opisanych wyżej.

Natomiast w bloku IV płatnik składek powinien wpisać:

● w polu 01 - kod rodzaju przeważającej działalności według PKD, z jakim płatnik był ujęty w rejestrze REGON na 31 grudnia 2016 r.,

● w polu 02 - liczbę ubezpieczonych poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, które miały miejsce w 2016 r.,

● w polu 03 - liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, które miały miejsce w 2016 r.

Ustalając liczbę poszkodowanych w wypadkach, należy uwzględniać:

● pracowników, którzy zostali ujęci w rejestrze wypadków między 1 stycznia a 31 grudnia 2016 r. jako poszkodowani w wypadku przy pracy,

● innych ubezpieczonych (niebędących pracownikami), którzy ulegli wypadkowi w okresie podlegania ubezpieczeniu wypadkowemu i została za nich sporządzona karta wypadku w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2016 r.

Kwalifikacja prawna wypadku powinna odpowiadać kwalifikacji dokonanej w protokole powypadkowym lub w karcie wypadku.

Jeżeli w 2016 r. żaden z ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu nie uległ wypadkowi przy pracy, odpowiednio w polach IV.02 lub IV.03 należy wpisać cyfrę "0";

● w polu 04 - liczbę odpowiadającą wszystkim zatrudnionym w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na 31 grudnia 2016 r. W liczbie tej należy uwzględnić jedynie pracowników, tj. osoby zatrudnione w ramach stosunku pracy.

W jakiej formie przekazać ZUS IWA

Płatnik ma obowiązek przekazać do ZUS formularz ZUS IWA w takiej samej formie, jaka obowiązuje go przy przekazywaniu innych dokumentów ubezpieczeniowych. Zatem płatnik, który rozlicza składki za więcej niż 5 osób i w związku z tym przekazuje dokumenty ubezpieczeniowe przez teletransmisję danych w formie dokumentów elektronicznych, również ZUS IWA musi przekazać w formie elektronicznej. Przekazywanie dokumentów ubezpieczeniowych w formie papierowej przez takich płatników jest możliwe jedynie za zgodą ZUS.

Natomiast płatnik, który może przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej, ponieważ rozlicza składki za nie więcej niż 5 osób, również informację ZUS IWA może przekazać w takiej formie.

Niezłożenie ZUS IWA lub złożenie z nieprawdziwymi danymi

Jeśli płatnik składek złoży ZUS IWA za 2016 r. i składał ją również za dwa poprzednie lata (2014 i 2015 r.), to na podstawie danych o wypadkowości z tych trzech lat stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe, obowiązującą go przez cały kolejny rok składkowy (od 1 kwietnia 2017 r. do 31 marca 2018 r.), ustali mu ZUS. Zawiadomienie z ZUS o ustalonej wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe płatnik powinien otrzymać nie później niż do 20 kwietnia 2017 r. (art. 32 ust. 1 ustawy wypadkowej).

Płatnik, który nie przekaże formularza ZUS IWA będąc do tego zobowiązanym albo przekaże go, ale wykaże w nim nieprawdziwe dane, w wyniku czego ustalona przez niego samodzielnie lub przez ZUS stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe zostanie zaniżona, powinien się liczyć z tym, że obowiązującą go wysokość tej stopy ustali mu ZUS w drodze decyzji. Tak ustalona na cały rok składkowy stopa procentowa składki może zostać wyznaczona w wysokości 150% stopy, jaka zostałaby ustalona na podstawie prawidłowych danych (art. 34 ust. 1 ustawy wypadkowej). Zaniżenie stopy procentowej składki będzie też oznaczało konieczność opłacenia zaległych składek (wyrównanie zaniżonych składek) wraz z odsetkami za zwłokę. Przekazanie w informacji ZUS IWA nieprawdziwych danych oznacza również konieczność jej skorygowania (art. 31 ust. 10 ustawy wypadkowej).

Od 1 kwietnia 2017 r. zmianie ulegają przepisy uprawniające ZUS do podwyższania płatnikom stopy procentowej składki o 50% w przypadkach jej zaniżenia przez płatnika. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 34 ustawy wypadkowej w przypadku stwierdzenia przez ZUS, że płatnik stosuje zaniżoną wartość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, płatnik zostanie wezwany przez ZUS do złożenia korekty dokumentów rozliczeniowych, na co będzie miał 14 dni od dnia otrzymania wezwania. Dopiero gdy płatnik nie dochowa tego terminu, ZUS w drodze decyzji będzie zobowiązany ustalić płatnikowi wysokość tej stopy na cały rok składkowy w wysokości 150% prawidłowej stopy procentowej składki. Taki sam tryb będzie obowiązywał, jeśli ZUS będzie ustalał płatnikowi tę stopę na podstawie złożonych informacji ZUS IWA. Jeżeli płatnik, będąc zobowiązanym, nie przekaże tego formularza lub przekaże na nim nieprawidłowe dane, co spowoduje zaniżenie stopy procentowej składki, ZUS wezwie płatnika do jego złożenia lub korekty, wyznaczając 14-dniowy termin. Niewywiązanie się przez płatnika z obowiązku złożenia tego dokumentu będzie podstawą do nałożenia na niego sankcji w postaci podwyższenia stopy procentowej składki o 50%.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 2 pkt 8-10, art. 3 ust. 4-5, art. 27-34 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych - j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 1242; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2255

● § 2-3, § 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1005

● art. 14 ustawy z 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców - Dz.U. z 2016 r. poz. 2255

Roman Dorawa

prawnik, ekspert i praktyk, od 11 lat zajmujący się prawem ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji w zakresie ubezpieczeń i składek