Jak rozliczyć umowę zlecenia zawartą z własnym pracownikiem przebywającym na urlopie wychowawczym

PROBLEM

RADA

Będą Państwo zobowiązani do złożenia za urlopowaną pracownicę dokumentów zgłoszeniowych i wyrejestrowujących z tytułu umowy zlecenia, gdyż w okresie wykonywania umowy Państwa pracownica podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu jako zleceniobiorca. Składki emerytalno-rentowe z tytułu urlopu wychowawczego w grudniu będą należne tylko za okres, kiedy ubezpieczona nie wykonywała umowy zlecenia. Należne za wykonanie zlecenia wynagrodzenie, wypłacone w kolejnym miesiącu, powinni Państwo rozliczyć w dokumentacji za styczeń 2013 r., z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 00. Przerwę w podleganiu ubezpieczeniom z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym będzie musiał w dokumentacji wykazać również drugi pracodawca, który nie zawierał z ubezpieczoną umowy zlecenia. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym, niemająca ustalonego prawa do emerytury lub renty i nieposiadająca innego tytułu do ubezpieczeń, podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. U pracownicy, której pracodawca udzielił urlopu wychowawczego, zmienia się tytuł do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Przestaje nim być stosunek pracy, a jego miejsce zajmuje urlop wychowawczy. W okresie tego urlopu osoba podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i zdrowotnemu. Urlop wychowawczy jest tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń tylko wówczas, gdy osoba z niego korzystająca nie posiada żadnych dodatkowych tytułów, które podlegają zgłoszeniu w ZUS. Przez "inny tytuł" należy rozumieć tytuł odrębny od tego, z którego osoba nabyła prawo do urlopu wychowawczego (czyli stosunek pracy z pracodawcą, który udzielił urlopu).

W przypadku gdy pracownica wykonuje równocześnie pracę na podstawie więcej niż jednego stosunku pracy, to po spełnieniu warunku 6-miesięcznego ogólnego stażu pracy nabywa prawo do urlopu wychowawczego u każdego pracodawcy. A zatem w przedstawionym przez Państwa przypadku obaj pracodawcy mają obowiązek sporządzania za pracownicę imiennych raportów miesięcznych i rozliczania w nich składek na poszczególne ubezpieczenia z tytułu urlopu wychowawczego. Natomiast składka na ubezpieczenie zdrowotne powinna być rozliczana przez płatnika, u którego tytuł do ubezpieczenia (urlop wychowawczy) powstał najwcześniej. Jeżeli tytuły powstały równocześnie, składka powinna być rozliczana przez płatnika, który pierwszy dokonał zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego (tj. przekazał pierwszy raport). Składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe i zdrowotne osób przebywających na urlopach wychowawczych finansuje w całości budżet państwa za pośrednictwem ZUS.

WAŻNE!

Jeżeli urlopu wychowawczego udzieliło pracownikowi dwóch lub więcej pracodawców, każdy z nich ma obowiązek rozliczać za pracownika składki na ubezpieczenia społeczne, a tylko jeden składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Ubezpieczony powinien poinformować płatników o równoczesnym rozpoczęciu urlopu wychowawczego u kilku pracodawców i tym samym o konieczności rozliczania przez jednego z nich składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowej osoby przebywającej na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, ogłaszanego w komunikacie przez prezesa GUS (od grudnia 2012 r. do lutego 2013 r. jest to kwota 2106,13 zł). Podstawa ta nie może być jednak wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. W przypadku Państwa pracownicy, jej przeciętne wynagrodzenie (2000 zł) jest niższe niż podstawa graniczna w wysokości 2106,13 zł, zatem podstawa wymiaru należnych za nią składek emerytalno-rentowych odpowiada kwocie jej przeciętnego wynagrodzenia. Natomiast podstawą wymiaru składki zdrowotnej za osobę przebywającą na urlopie wychowawczym jest kwota świadczenia pielęgnacyjnego (520 zł). Składka ta jest miesięczna i niepodzielna, co oznacza, że nawet gdy pracownica podlegała ubezpieczeniu z tytułu urlopu wychowawczego w danym miesiącu tylko kilka dni, to i tak należna jest za nią składka zdrowotna naliczona od pełnej, miesięcznej podstawy wymiaru.

Umowa zlecenia zawarta z własnym pracownikiem w okresie przebywania przez niego na urlopie wychowawczym jest traktowana pod względem ubezpieczeń jak umowa zawarta z osobą niezwiązaną z firmą. W czasie urlopu wychowawczego stosunek pracy ulega zawieszeniu. W związku z tym dla Państwa pracownicy obowiązkowym, samoistnym tytułem do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego od 12 grudnia stała się umowa zlecenia. W okresie jej wykonywania ZUS nie będzie opłacał za ubezpieczoną składek z tytułu urlopu wychowawczego. Powinni Państwo zatem zaprzestać rozliczania za nią składek ubezpieczeniowych (emerytalnej, rentowej i zdrowotnej) z tytułu urlopu wychowawczego. O zawarciu z Państwem umowy zlecenia pracownica powinna także poinformować drugiego pracodawcę - on również musi zaprzestać naliczania za nią składek z tytułu urlopu wychowawczego. Od 1 stycznia 2013 r., po zakończeniu wykonywania zlecenia, pracownica znowu będzie podlegać ubezpieczeniom z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. Obaj pracodawcy ponownie będą rozliczać za nią składki z tego tytułu.

W związku z zawarciem z pracownicą w grudniu umowy zlecenia, powinni Państwo:

Krok 1 (do 19 grudnia 2012 r.)

Dokonać zgłoszenia zleceniobiorcy do poszczególnych ubezpieczeń na druku ZUS ZUA z kodem 04 11 xx, od 12 grudnia (w 7-dniowym terminie, tj. do 19 grudnia 2012 r.).

Krok 2 (do 8 stycznia 2013 r.)

Dokonać wyrejestrowania zleceniobiorcy z ubezpieczeń z tytułu umowy zlecenia, na druku ZUS ZWUA, od 1 stycznia 2012 r. (w 7-dniowym terminie, tj. do 8 stycznia 2012 r.).

Krok 3 (do 15 stycznia 2013 r.)

Złożyć za grudzień 2012 r. dokumenty rozliczeniowe:

● raport imienny ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, z kodem świadczenia/przerwy w opłacaniu składek - 121 (urlop wychowawczy), za okres od 1 do 31 grudnia,

● raport imienny ZUS RSA z kodem ubezpieczenia 12 11 00, kodem świadczenia/przerwy 350 (inne świadczenia/przerwy), za okres od 12 do 31 grudnia,

● raport imienny ZUS RCA z kodem ubezpieczenia 12 11 00 i rozliczeniem składek emerytalnej, rentowej i zdrowotnej za grudzień, z tytułu urlopu wychowawczego, z wykazaną podstawą wymiaru składki zdrowotnej - 520 zł oraz podstawą wymiaru składki emerytalnej i rentowej - 709,68 zł, co wynika z następującego obliczenia:

2000 zł (miesięczna podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych z tytułu urlopu wychowawczego): 31 dni grudnia x 11 dni podlegania ubezpieczeniom z urlopu wychowawczego = 709,68 zł,

● raport imienny ZUS RCA - z kodem ubezpieczenia 04 11 00, z zerową podstawą wymiaru składek społecznych oraz zdrowotnej (zleceniobiorca nie uzyskał w grudniu przychodu ze zlecenia, ponieważ wynagrodzenie zostanie wypłacone w kolejnym miesiącu).

Drugi pracodawca (ten, który nie zawierał z ubezpieczoną umowy zlecenia), za grudzień 2012 r. złoży analogiczny zestaw raportów, z zastrzeżeniem, że:

● z tytułu urlopu wychowawczego rozliczy tylko składkę emerytalno-rentową (składkę zdrowotną rozlicza tylko jeden pracodawca),

● nie złoży raportu imiennego ZUS RCA z kodem 04 11 00 (z tytułu umowy zlecenia).

Krok 4 (do 15 lutego)

Złożyć dokumenty rozliczeniowe za styczeń 2013 r.:

● raport imienny ZUS RSA z kodem ubezpieczenia 01 10 00, kodem świadczenia/przerwy w opłacaniu składek - 121 (urlop wychowawczy), za okres od 1 do 31 stycznia,

● raport imienny ZUS RCA z kodem ubezpieczenia 12 11 00 i rozliczeniem składek emerytalnej, rentowej i zdrowotnej za styczeń, z tytułu urlopu wychowawczego z wykazaną pełną podstawą wymiaru składki zdrowotnej - 520 zł oraz pełną podstawą wymiaru składki emerytalnej i rentowej - 2000 zł,

● raport imienny ZUS RCA - z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 00 (składki za okres po ustaniu tytułu do ubezpieczeń), z rozliczeniem składek społecznych oraz zdrowotnej z tytułu umowy zlecenia, czyli od przychodu 500 zł.

Drugi pracodawca (ten, który nie zawierał z ubezpieczoną umowy zlecenia), za styczeń 2013 r. złoży analogiczny zestaw raportów, z zastrzeżeniem, że:

● z tytułu urlopu wychowawczego rozliczy tylko składkę emerytalno-rentową (składkę zdrowotną rozlicza tylko jeden pracodawca),

● nie złoży raportu imiennego ZUS RCA z kodem 30 00 00 (z tytułu zakończonej w grudniu umowy zlecenia).

● art. 6 ust. 1 pkt 4 i pkt 19, art. 9 ust. 6, art. 13 pkt 2 i pkt 13, art. 16 ust. 8, art. 18 ust. 3, ust. 5b, ust. 9, ust. 14, art. 36 ust. 9a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),

● art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e, pkt 32, art. 81 ust. 8 pkt 10, art. 82 ust. 6, ust. 7 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.),

● załączniki nr 1, 5, 12, 14, 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444 ze zm.).

Izabela Nowacka

specjalista w zakresie kadr i płac