Jakie są zasady zwrotu opłat eksploatacyjnych auta używanego w zakładzie pracy

Jeżeli pracownik nie ma służbowego pojazdu, ale chce użytkować w firmie swe prywatne auto, to w porozumieniu z pracodawcą może tak zrobić. Podobnie wygląda to z drugiej strony - pracodawca może zaproponować pracownikowi, aby wykorzystywał samochód z firmowej floty samochodowej zarówno w celach służbowych, jak i prywatnych. Poniżej zostaną przedstawione zasady rozliczeń kosztów w obu przypadkach.

I. Rozliczanie kosztów, jeśli auto nie należy do pracodawcy

Pracownikowi, który używa w celach służbowych samochód osobowy niebędący własnością pracodawcy, przysługują od pracodawcy należności stanowiące zwrot poniesionych kosztów. Samochód nie musi być własnością lub współwłasnością pracownika. Pracownik może wykorzystywać w celach służbowych również pojazd użyczony bądź wynajęty (np. syn może używać samochód użyczony przez matkę). Gdy pracownik korzysta z prywatnego samochodu w celach służbowych, samodzielnie ponosi koszty bieżącej eksploatacji, a przede wszystkim koszty zużycia paliwa, oleju, amortyzacji. Pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi te koszty, gdyż pracownik korzysta z samochodu w interesie pracodawcy.

Należy jednak podkreślić, że przepisy ściśle regulują zasady dokonywania przez pracodawcę zwrotu kosztów użytkowania przez pracownika prywatnego samochodu w celach służbowych. Zwrot może nastąpić albo na podstawie umowy z pracownikiem w formie ryczałtu, albo na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki. Zwrot kosztów używania samochodu przekraczający kwoty wynikające z „kilometrówki” lub ryczałtu jest oczywiście dopuszczalny, ale powoduje negatywne konsekwencje podatkowe zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.