Interpretacja indywidualna z dnia 10 sierpnia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-2.4010.249.2026.2.JM

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 czerwca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 21 maja 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy pokrycie przez Spółkę kosztów noclegu pracownika mobilnego, na obszarze wskazanym w umowie o pracę jako miejsce pracy, stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1. Uzupełnili go Państwo pismem z dnia 29 czerwca 2026 r. (data wpływu 30 czerwca 2026 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest Spółką z siedzibą w Polsce i podlega w Polsce obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów bez względu na miejsce ich osiągania (nieograniczony obowiązek podatkowy).

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wytwórstwa środków spożywczych, w tym: suplementów diety.

— (dalej razem: „Produkty”).

Spółka koncentruje się na doskonaleniu Produktów, a poprzez kontrolę procesów produkcyjnych gwarantuje wprowadzanie na rynek produktów o najwyższej jakości. Działalność Spółki określona na podstawie kodów Polskiej Klasyfikacji Działalności (dalej: „PKD”) obejmuje między innymi:

• produkcję pozostałych artykułów spożywczych, gdzie indziej niesklasyfikowaną (10.89.Z);
• produkcję soków z owoców i warzyw (10.32.Z);
• pozostałe przetwarzanie i konserwowanie owoców i warzyw (10.39.Z);
• produkcję olejów i pozostałych tłuszczów płynnych (10.41.Z);
• produkcję margaryny i podobnych tłuszczów jadalnych (10.42.Z);
• produkcję napojów bezalkoholowych; produkcję wód mineralnych i pozostałych wód butelkowanych (11.07.Z).

Spółka zatrudnia między innymi pracowników mobilnych (przedstawicieli handlowych), których zakres obowiązków obejmuje osobiste spotkania handlowe z obecnymi oraz potencjalnymi kontrahentami Spółki, znajdującymi się na terenie przypisanego im obszaru działania. Celem spotkań jest prezentacja oferty Spółki oraz zachęcanie kontrahentów do zakupu jej produktów. W umowach o pracę jako miejsce pracy wskazuje się obszar kilku województw Polski, co ma związek z przypisaniem odpowiedzialności pracowników do tzw. sieci handlowych, które operują zazwyczaj na stosunkowo dużym obszarze. Pracownicy mobilni wykonują swoje obowiązki pracownicze w ramach tak określonego miejsca pracy. Ze względu na duży obszar i związane z tym znaczne odległości pomiędzy miejscem zamieszkania pracownika a miejscami spotkań z kontrahentami, jak również ze względu na potrzebę przeprowadzenia kilku spotkań w tym samym rejonie, występują sytuacje, w których bardziej racjonalne jest pozostanie przez pracownika na danym obszarze i nocleg poza miejsce zamieszkania, niż powrót do niego i kolejnego dnia odbywanie tej samej podróży ponownie, co Spółka planuje wprowadzić. Nocleg taki byłby związany wyłącznie z wykonywaniem obowiązków służbowych i służyłby zapewnieniu prawidłowej, efektywnej i zgodnej z interesem Spółki organizacji pracy. Nie miałby charakteru prywatnego ani rekreacyjnego. Pracownik korzystałby jednak z noclegu na obszarze wskazanym w umowie o pracę jako miejsce pracy (nie można by zatem stosować do niego zasad przewidzianych dla podróży służbowej w rozumieniu przepisów prawa pracy). Pracownicy mobilni będą mieć zorganizowany nocleg lub przedstawią Spółce na potwierdzenie dokonanych wydatków faktury. Spółka zwróci pracownikom równowartość poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów. Zwrotowi podlegać będą tylko koszty uzasadnione i nieprzekraczające limitów ustalonych w wewnętrznych dokumentach Spółki.

Faktury wystawiane będą na Spółkę, tj. Spółka będzie wskazana na fakturach jako nabywca usług.

Pytania

1.Czy pokrycie przez Spółkę kosztów noclegu pracownika mobilnego, na obszarze wskazanym w umowie o pracę jako miejsce pracy, nie skutkuje powstaniem po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT?

2.Czy pokrycie przez Spółkę kosztów noclegu pracownika mobilnego, na obszarze wskazanym w umowie o pracę jako miejsce pracy, stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy CIT?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 2 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Natomiast odpowiedź na pytanie nr 1 w zakresie podatku od osób fizycznych zostanie udzielona odrębnym rozstrzygnięciem.

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Spółki, wyjazdy pracowników mobilnych zatrudnionych na umowę o pracę związane są z wykonywaniem obowiązków wynikających z umów o pracę i służą zabezpieczeniu istniejących źródeł przychodu oraz pozyskaniu nowych. W związku z tym wszelkie koszty noclegu poniesione w związku z tymi wyjazdami, zwracane pracownikom na podstawie przedłożonych faktur, będą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

W przyszłości Spółka zamierza ponosić koszty noclegów pracowników mobilnych na trasach ich przejazdu w miejscu pracy. Poniesienie tych kosztów będzie konieczne z uwagi na pokonywanie przez pracowników znacznych odległości oraz konieczność świadczenia pracy na terenie przypisanych województw. Może się zdarzyć, że jeden wyjazd przedstawiciela handlowego będzie trwał kilka dni, w związku z czym wykonując swoje obowiązki pracownik będzie zmuszony nocować poza swoim miejscem zamieszkania. Wydatki te mają bezpośredni związek z wykonywaniem obowiązków służbowych pracowników mobilnych wynikających z umowy o pracę i nie mają związku z celami osobistymi (prywatnymi) pracowników.

Wydatki poniesione przez pracowników Spółki będą zwracane im na podstawie prawidłowo wystawionych faktur. Wydatki na noclegi w hotelach związane z pracą pracowników mobilnych zostaną poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródeł przychodów Spółki, w szczególności z tytułu sprzedaży produktów Spółki. Powinny więc podlegać zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia, czy pokrycie przez Spółkę kosztów noclegu pracownika mobilnego, na obszarze wskazanym w umowie o pracę jako miejsce pracy, stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2026 r., poz. 554 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT:

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

• przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz
• potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a.„celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b.„zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c.„zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Podatnik, oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Zgodnie z utrwalonym poglądem judykatury: „Warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest łączne spełnienie następujących warunków: faktycznego (rzeczywistego) poniesienia wydatku przez podatnika, istnienie związku z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz poniesienie go w celu uzyskania przychodu, jego zwiększenia bądź zachowania źródła przychodu. Nie każdy zatem wydatek, nawet związany z prowadzoną działalnością gospodarczą jest kosztem podatkowym, zmniejszającym podstawę opodatkowania, ale tylko taki, który realizuje cel wskazany w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Cel ten musi być widoczny, a ponoszone koszty winny go realizować bądź co na najmniej zakładać realnie możliwość jego osiągnięcia”. (por. wyrok NSA z 2 sierpnia 2012 roku, sygn. akt II FSK 41/11, uchwała NSA z 24 stycznia 2011 r., sygn. akt II FPS 6/10, oraz uchwała z 12 grudnia 2011 roku, sygn. akt II FPS 2/11). Poza tym, „przy ustaleniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek - poza wyraźnie wskazanymi w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego lub pośredniego związku z przychodem i racjonalnością działania dla osiągnięcia tego przychodu. Sytuacje, w których ów związek przyczynowy nie jest jednoznaczny, należy rozwiązywać według zasad racjonalnego rozumowania, odrębnie w odniesieniu do każdego przypadku” (por. wyrok NSA z 9 września 2011 roku, sygn. akt II FSK 1118/10). Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego kosztu (por. wyrok NSA z 1 marca 2016 roku, sygn. akt II FSK 4009/13).

Kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. „koszty pracownicze”, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz zwrot kosztów podróży służbowych, zakwaterowania, różnego rodzaju świadczenia dodatkowe.

W myśl art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm., dalej: Kodeks pracy)

Z treści wniosku wynika, że Spółka zatrudnia pracowników mobilnych, których zakres obowiązków obejmuje osobiste spotkania handlowe z kontrahentami, znajdującymi się na terenie przypisanego obszaru działania. Celem spotkań jest prezentacja oferty Spółki oraz zachęcanie kontrahentów do zakupu produktów. Pracownicy mobilni wykonują swoje obowiązki służbowe na obszarze kilku województw w ramach określonego w umowie miejsca pracy. Ze względu na rozległy obszar pracy i potrzebę przeprowadzenia kilku spotkań w tym samym rejonie, występują sytuacje, w których bardziej racjonalne jest pozostanie przez pracownika na danym obszarze i nocleg poza miejscem zamieszkania, niż powrót do niego i kolejnego dnia odbywanie tej samej podróży ponownie, co Spółka planuje wprowadzić. Nocleg taki byłby związany wyłącznie z wykonywaniem obowiązków służbowych, a więc nie miałby charakteru prywatnego ani rekreacyjnego. Pracownik korzystałby jednak z noclegu na obszarze wskazanym w umowie o pracę jako miejsce pracy (nie można by zatem stosować do niego zasad przewidzianych dla podróży służbowej w rozumieniu przepisów prawa pracy). Pracownicy mobilni będą mieć zorganizowany nocleg lub przedstawią Spółce na potwierdzenie dokonanych wydatków faktury. Spółka zwróci pracownikom równowartość poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów. Zwrotowi podlegać będą tylko koszty uzasadnione i nieprzekraczające limitów ustalonych w wewnętrznych dokumentach Spółki. Faktury wystawiane będą na Spółkę, tj. Spółka będzie wskazana na fakturach jako nabywca usług.

Mając na uwadze przedstawiony opis zdarzenia przyszłego oraz powołane regulacje prawne, na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych uznać należy, że pokrycie przez Spółkę kosztów noclegu pracownika mobilnego, na obszarze wskazanym w umowie o pracę jako miejsce pracy, stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Przemawiają za tym następujące okoliczności:

• koszty będzie ponosić Spółka i nie będą one Państwu zwracane,
• wydatki te ponoszone będą w celu sprawnej realizacji obowiązków służbowych,
• wydatki udokumentowane będą odpowiednimi fakturami,
• wydatki nie znajdują się w katalogu wyłączeń zawartych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wobec powyższego, Państwa stanowisko w zakresie wątpliwości zawartych w pytaniu nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualne wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.