Wliczanie do okresów zatrudnienia udokumentowanych okresów aktywności zawodowej wynikających z zaświadczeń Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - stanowisko Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku z dnia 24 lutego 2026 r., sygnatura RP.63.10.2026
Wnioskiem z dnia 5 lutego 2026 r., doręczonym do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku w dniu 9 lutego 2026 r. zwrócił się Pan z prośbą o zajęcie stanowiska w zakresie problematyki dotyczącej wliczania do okresów zatrudnienia (udokumentowanych okresów aktywności zawodowej wynikających z zaświadczeń Zakładu Ubezpieczeń Społecznych) w związku z nabyciem prawa do nagrody jubileuszowej m.in. w kontekście uwarunkowań prawnych określonych przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1483 ze zm.), ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1135), ustawy z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423) oraz ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.).
Odnosząc się w aspekcie merytorycznym do poruszonej problematyki przede wszystkim należy wskazać, że z dniem 1 stycznia 2026 r. weszła w życie ustawa o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadzająca m.in. art. 3021 Kodeksu pracy. Z § 1 podanego przepisu wynika, że do okresu zatrudnienia wlicza się okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, o której mowa w art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 350 z późn. zm.), oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą tą działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. Natomiast w kolejnych paragrafach ww. art. 3021 Kodeksu pracy określone zostały także inne okresy podlegające wliczeniu do pracowniczego stażu pracy z różnych tytułów prawnych. W § 11 ww. art. 3021 Kodeksu pracy postanowiono, że okresy, o których mowa w § 1, § 4 pkt 2, § 5 i 6 tego artykułu, potwierdza zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu. Zgodnie zaś z § 10 ww. art. 3021 Kodeksu pracy w przypadku nakładania się okresów, o których mowa w § 1-7, lub nakładania się tych okresów na okres pozostawania w stosunku pracy, do okresu zatrudnienia wlicza się okres najkorzystniejszy dla osoby, której okresy będą podlegały wliczeniu do okresu zatrudnienia.
W ocenie prawnej znaczenie ma również art. 6 ww. ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, z którego wynika, że uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia okresów, o których mowa w ww. art. 3021 § 1–7 Kodeksu pracy, do okresu zatrudnienia przysługują od dnia nabycia prawa do tych uprawnień, ale nie wcześniej niż od dnia:
- wejścia w życie niniejszej ustawy, w przypadku pracownika zatrudnionego u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
- określonego w art. 9 ww. ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw w przypadku pracownika zatrudnionego u pracodawcy niebędącego jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
Z powyższego wynika więc, że w przypadku pracowników samorządowych zaliczenie okresów aktywności zawodowej, o których mowa w art. 3021 Kodeksu pracy, dokonywane jest z dniem 1 stycznia 2026 r.
Jednocześnie wymaga wskazania, że dla ustalenia prawa do nagrody jubileuszowej punktem odniesienia są regulacje prawne ww. ustawy o pracownikach samorządowych oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1638). W podanej ustawie o pracownikach samorządowych należy odnotować art. 38 ust. 5, który stanowi, że do okresów pracy uprawniających do dodatku za wieloletnią pracę, nagrody jubileuszowej i jednorazowej odprawy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy wlicza się wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
Mając na uwadze ww. uwarunkowania prawne, zdaniem tut. Izby, należy przyjąć, że pracodawca zalicza pracownikowi samorządowemu do pracowniczego stażu pracy okresy, o których mowa w art. 3021 Kodeksu pracy, w tym m.in. okres prowadzenia działalności gospodarczej.
Odnosząc się zaś do kwestii ustalenia wysokości nagrody jubileuszowej, w szczególności w przypadku zaliczania nowo udokumentowanych staży pracy, należy mieć na uwadze regulacje prawne zawarte w § 8 ust. 9-10 ww. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Z przytoczonych przepisów wynika, że jeżeli w dniu wejścia w życie przepisów wprowadzających zaliczalność do okresów, od których uzależnia się uprawnienia pracownicze, okresów niepodlegających dotychczas wliczeniu, upływa okres uprawniający pracownika samorządowego do dwóch lub więcej nagród jubileuszowych, wypłaca mu się tylko jedną nagrodę – najwyższą (ust. 9). Ponadto, pracownikowi samorządowemu, który w dniu wejścia w życie przepisów, o których mowa w ust. 9, ma okres zatrudnienia, wraz z innymi okresami wliczanymi do tego okresu, dłuższy niż wymagany do nagrody jubileuszowej danego stopnia, a w ciągu 12 miesięcy od tego dnia upłynie okres uprawniający go do nabycia nagrody jubileuszowej wyższego stopnia, nagrodę niższą wypłaca się w pełnej wysokości, a w dniu nabycia prawa do nagrody wyższej - różnicę między kwotą nagrody wyższej a kwotą nagrody niższej (ust. 10).
Z punktu widzenia ww. regulacji wprowadzonych do Kodeksu pracy (art. 3021) kluczowe jest to, że wprowadziły one nowy dodatkowy termin, w którym pracownik może nabyć prawo do nagrody. Terminem tym jest dzień wejścia w życie ww. przepisów przewidujących nowe okresy wliczane do stażu pracy, czyli dzień 1 stycznia 2026 r. Podstawą do skorzystania z ww. prawa jest upływ przed tym dniem jednego lub kilku okresów zatrudnienia wymaganych do nabycia prawa do nagrody (w przypadku pracowników samorządowych są to okresy pięcioletnie) obliczonych z uwzględnieniem ww. nowych przepisów. Oznacza to, że w dniu 1 stycznia 2026 r. pracownik nabywa prawo do jednej nagrody – najwyższej za wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia.
Powyższy kierunek interpretacyjny jest również zbieżny ze stanowiskiem Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi z dnia 4 lutego 2026 r. (źródło: https://www.lodz.rio.gov.pl/dzialalnosc-izby/stanowiska-rio/96939-stanowisko-regionalnej-izby-obrachunkowej-w-lodzi-w-sprawie-zasad nabywania-prawa-do-nagrody-jubileuszowej-dla-pracownikow-samorzadowych-zaliczania-nowych-okresow-aktywnosci-zawodowej-do-pracowniczego-stazu-pracy).
W ocenie tut. Izby opisane wyżej uwarunkowania prawne dają podstawy do wniosku, że jeżeli na dzień 1 stycznia 2026 r. pracownik samorządowy miał udokumentowane np. 18 lat pracy, a następnie udokumentował prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej przez okres 3 lat, to nabył prawo do nagrody jubileuszowej za 20 lat pracy, a kolejną nagrodę uzyska po osiągnięciu 25 lat pracy.
W świetle powyższego, w ocenie tut. Izby, nie jest trafne stanowisko przedstawione we wniosku m.in. w zakresie, w jakim kwestionuje się prawo do nagrody jubileuszowej za udokumentowane okresy stażu pracy sprzed dnia 1 stycznia 2026 r.
Natomiast odnosząc się do poruszonego w Pana piśmie zagadnienia związanego z ewentualną odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych uprzejmie informuję, że tut. Izba nie jest uprawniona do interpretacji ww. stanu faktycznego w kontekście odpowiedzialności w trybie przepisów ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1484). Z art. 57 ust. 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych wynika bowiem, że organami właściwymi do prowadzenia postępowania wyjaśniającego w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz wypełniania funkcji oskarżyciela w pierwszej instancji są rzecznicy dyscypliny finansów publicznych i ich zastępcy. Tryb postępowania w tym zakresie uregulowany jest w art. 96 - art. 108 tej ustawy, przy czym wskazano tamże m.in., że rzecznik prowadzi czynności w celu stwierdzenia, czy istnieją podstawy do wszczęcia postępowania wyjaśniającego. Natomiast organami właściwymi rzeczowo do dokonywania oceny prawnej danego czynu w kontekście przesłanek odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych są regionalne komisje orzekające w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
Regionalna Izba Obrachunkowa w Gdańsku
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
