Księgowość w erze KSeF. Nowe zasady odbioru i weryfikacji faktur

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF całkowicie zmienia sposób otrzymywania i obsługi faktur – od 2026 r. to nie dokument trafia do podatnika, lecz podatnik musi samodzielnie czuwać nad przepływem faktur w systemie. Nowa rzeczywistość oznacza nie tylko techniczne wyzwania, lecz także zmiany w organizacji pracy działów księgowych. W praktyce oznacza to wdrożenie procedur bieżącego monitorowania faktur pojawiających się systemie, przypisania odpowiedzialności za ich odbiór oraz zintegrowania tego procesu z dalszym obiegiem dokumentów w firmie.

Odbieranie faktur od kontrahentów

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT za uznaje się moment przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF. Oznacza to, że faktura jest „otrzymana” z chwilą jej skutecznego przyjęcia przez system, niezależnie od tego, czy podatnik ją pobrał, odczytał lub zaimportował do swojego systemu finansowo-księgowego. W określonych przypadkach, faktura będzie uznana za otrzymaną w momencie faktycznego otrzymania przez nabywcę, jak to ma miejsce w trybie awarii zwykłej. W praktyce oznacza to rewolucję w zarządzaniu obiegiem dokumentów, odpowiedzialnością oraz kontrolą terminów podatkowych, w szczególności prawa do odliczenia podatku VAT.