Czy dokumenty EDI lub wizualizacje PDF wystawiane i przesyłane kontrahentom mogą zostać uznane za puste faktury

Spółka akcyjna (podatnik VAT czynny) od 1 lutego 2026 r. jest zobowiązana do wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wypełniając ten obowiązek, spółka równolegle wykorzystuje fakturowanie ustrukturyzowane w KSeF oraz elektroniczną wymianę danych (EDI). Komunikacja EDI pełni funkcję pomocniczą, umożliwiającą sprawne i zautomatyzowane przesyłanie standardowych komunikatów handlowych wspierających procesy logistyczne i operacyjne, w tym przyjęcie towarów do magazynu, potwierdzanie dostaw oraz rozliczenia. W ramach komunikacji EDI spółka przesyła m.in. dokumenty zawierające dane faktur lub faktur korygujących, najczęściej w formacie XML (dokument EDI). Dokumenty te jednak nie w pełni odpowiadają fakturom ustrukturyzowanym wystawianym w KSeF i mogą nie obejmować wszystkich danych z faktury ustrukturyzowanej; w tym w niektórych przypadkach również wybranych danych obowiązkowych z faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF oraz kodu QR i numeru faktury wystawionej w KSeF. Dokumenty EDI obejmują natomiast dodatkowe informacje o charakterze techniczno-biznesowym, które nie występują w fakturach ustrukturyzowanych. Dane te wynikają ze specyfiki współpracy z kontrahentami i mogą dotyczyć m.in. procesów logistycznych, numerów zamówień, danych magazynowych czy innych elementów systemowych. Informacje te mają wyłącznie charakter pomocniczy i nie wpływają na treść ani wartości faktury w rozumieniu ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), jak również nie mają wpływu na zakres obowiązku podatkowego spółki.

W odniesieniu do wybranych kontrahentów spółka przesyła wizualizacje faktur wystawianych w KSeF w formacie PDF zawierające kod QR umożliwiający weryfikację dokumentu w KSeF (wizualizacja PDF). Wizualizacje te są udostępniane wyłącznie wybranym kontrahentom, którzy zgłoszą taką potrzebę. Wizualizacja PDF w pełni odzwierciedla treść faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, obejmując wszystkie dane zawarte na fakturach wystawianych w KSeF.

W praktyce spółka stosuje cztery modele postępowania w zakresie przesyłania faktur do kontrahentów będących podatnikami VAT:

• faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i przesyłana wyłącznie przez KSeF, a kontrahent samodzielnie pobiera ją z systemu,
• faktura ustrukturyzowana jest wystawiana przez KSeF, a dodatkowo kontrahentowi jest udostępniana wizualizacja faktury w formacie PDF zawierająca kod QR umożliwiający weryfikację dokumentu w KSeF,
• faktura ustrukturyzowana jest wystawiana przez KSeF, a dodatkowo kontrahent otrzymuje komunikat EDI, który, co do zasady, odzwierciedla dane faktury ustrukturyzowanej, lecz nie posiada kodu QR. W niektórych przypadkach komunikat EDI może jednak nie obejmować wszystkich elementów występujących w fakturze ustrukturyzowanej,
• faktura ustrukturyzowana jest wystawiana przez KSeF, a dodatkowo kontrahent otrzymuje wizualizację faktury w formacie PDF (z kodem QR) oraz komunikat EDI, który, co do zasady, odzwierciedla dane faktury ustrukturyzowanej, lecz nie posiada kodu QR. Podobnie jak w poprzednim modelu komunikat EDI może w niektórych przypadkach nie obejmować wszystkich elementów występujących w fakturze ustrukturyzowanej.

Czy dokumenty EDI przekazywane kontrahentom oraz wizualizacje faktur w formacie PDF można uznać za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT? Czy w opisanej sytuacji istnieje obawa, że po stronie spółki powstanie obowiązek zapłaty wykazanego w nich VAT?