Faktury zaliczkowe w KSeF. Jak prawidłowo wystawiać i rozliczać

Otrzymanie zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów lub świadczeniem usług co do zasady przyspiesza obowiązek podatkowy w VAT i wymaga udokumentowania fakturą zaliczkową. Od momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF faktury te muszą być wystawiane w systemie, co wiąże się z konkretnymi wymogami technicznymi oraz wyzwaniami w ich rozliczaniu. Obecnie stosowana jest struktura FA(2), jednak od 1 lutego 2026 roku obowiązywać będzie struktura FA(3), która wprowadzi dodatkowe zmiany w sposobie dokumentowania i rozliczania zaliczek.

Przedsiębiorcy wystawiający faktury zaliczkowe w Krajowym Systemie e-Faktur muszą obecnie stosować strukturę FA(2). Od 1 lutego 2026 roku wejdzie w życie nowa struktura FA(3), która będzie wykorzystywana również do wystawiania faktur rozliczeniowych w sytuacji, gdy faktura zaliczkowa została wystawiona przed tą datą przy użyciu struktury FA(2) lub FA(1).