Prawo do przechowywania faktur elektronicznych i niszczenia wersji papierowych oraz prawo do odliczenia podatku VAT - Interpretacja indywidualna z dnia 2 czerwca 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL1-3.4012.245.2025.2.KM

Istota problemu

Głównym problemem prawnym rozstrzyganym przez organ podatkowy była kwestia możliwości przechowywania faktur dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej oraz niszczenie ich oryginalnych wersji papierowych, a także prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie takich faktur w kontekście Ustawy o VAT, w szczególności przepisów dotyczących przechowywania faktur oraz weryfikacji ich autentyczności, integralności i czytelności.

Rozstrzygnięcie

Organ podatkowy uznał, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej oraz niszczenie ich papierowych oryginałów jest zgodne z Ustawą o VAT, pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów. Argumentacja organu zakładała, że faktury muszą być przechowywane tak, aby łatwo było je odnaleźć, a ich autentyczność, integralność i czytelność muszą być zapewnione od momentu ich otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, organ uznał, że przy zachowaniu tych zasad, podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur. Spółka została uznana za uprawnioną do niszczenia oryginałów papierowych, gdyż udokumentowane zostanie dochowanie odpowiednich kontroli biznesowych, które zapewnią wiarygodność danych zawartych na fakturach.