Wydatki dokumentowane fakturami wystawionymi poza KSeF mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, pod warunkiem spełnienia przesłanek uznającyh je za koszty z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, niezależne od obowiązku rejestracji faktur w systemie e-Faktur.

Zasady prowadzenia ewidencji dla celów podatku dochodowego od osób prawnych dopuszczają zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów na podstawie faktury wystawionej poza KSeF, o ile spełniają one wymogi art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, niezależnie od obowiązku KSeF.

Wydatki zwrócone pracownikom, związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, udokumentowane fakturami elektronicznymi imiennie wystawionymi na pracowników, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, pod warunkiem spełnienia wymogów dokumentacyjnych autentyczności, integralności i czytelności.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur otrzymanych poza KSeF przysługuje, jeżeli faktura dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze oraz przy spełnieniu wymogów materialnych z art. 86 ustawy o VAT, niezależnie od formy wystawienia faktury.

Błędne lub niepełne dane jednostki organizacyjnej JST wykazywanej jako podmiot trzeci na fakturze w KSeF winny być skorygowane poprzez fakturę korygującą zmieniającą te dane, bez potrzeby wystawiania faktury do zera, jeśli dane nabywcy są prawidłowe.

Koszty uzyskania przychodów mogą obejmować wydatki udokumentowane fakturami wystawionymi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, pod warunkiem, że spełniają wymogi formalne i materialne oraz są związane z działalnością gospodarczą, służącą uzyskaniu lub zabezpieczeniu przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Faktury nie mogą być wydawane poza KSEF przed przydzieleniem numeru w KSEF na rzecz Przedsiębiorców polskich i zagranicznych. Wyjątkowo, dla konsumentów i określonych przedsiębiorców zagranicznych, możliwe jest wydanie wizualizacji faktury poza KSEF, zgodnie z uzgodnionym sposobem przekazania i odpowiednim oznaczeniem kodami QR.

Podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony z faktury VAT wystawionej poza systemem KSeF, nawet gdy istnieje obowiązek jej wystawienia poprzez KSeF, pod warunkiem spełnienia pozostałych wymogów odliczenia. Momentem odliczenia jest faktyczne otrzymanie faktury, a późniejsze jej wprowadzenie do KSeF nie wpływa na ten moment.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego, wynikającego z faktury wystawionej wbrew obowiązkowi poza Krajowym Systemem e-Faktur, pod warunkiem spełnienia przesłanek materialnych. Otrzymanie faktury w formie nieustrukturyzowanej nie wymaga korekty deklaracji VAT przy późniejszym otrzymaniu faktury w KSeF.

Odliczenie VAT od faktur nie w KSeF przysługuje przy spełnieniu warunków art. 86 ust. 1 ustawy VAT. Momentem odliczenia jest data otrzymania faktury, niezależnie od późniejszego jej wprowadzenia do KSeF, pod warunkiem braku przesłanek z art. 88.

Konieczność wystawiania faktur przy użyciu KSeF od 2026 roku nie wpływa na możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jeśli inne ustawowe kryteria dotyczące tych kosztów są spełnione, a faktura, niezależnie od formy, dokumentuje rzeczywiste operacje gospodarcze.

Wydatki udokumentowane fakturami wystawionymi poza KSeF, pomimo istniejącego obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli spełniają ogólne warunki przewidziane w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Dokument Rozliczeniowy, który nie zawiera numeru ID KSeF i nie jest oznaczony jako faktura VAT, nie stanowi faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT i nie rodzi obowiązku zapłaty VAT ani negatywnych konsekwencji podatkowych pod warunkiem równoczesnego wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF.

Spółka jest uprawniona do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie faktur wystawionych poza Krajowym Systemem e-Faktur, pod warunkiem, że spełniają wymagania dowodów księgowych oraz warunki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, niezależnie od formy wystawienia faktury.

Spółka, będąc czynnym podatnikiem VAT, jest uprawniona do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF, pod warunkiem, że faktury te dokumentują rzeczywiste transakcje gospodarcze i spełnione są materialne przesłanki odliczenia określone w art. 86 ustawy o VAT, niezależnie od niezgodności wystawienia faktury z wymogami KSeF.

Prawo do odliczenia VAT naliczonego nie zostaje wyłączone przez niewłaściwą formę wystawienia faktur, które uzasadniają rzeczywiste czynności opodatkowane, pomimo obowiązku stosowania KSeF; o ile spełnione są materialne przesłanki odliczenia.

Wystawienie faktur zakupowych poza Krajowym Systemem e-Faktur, choć wbrew obowiązkowi, nie pozbawia czynnika prawa do odliczenia VAT naliczonego, pod warunkiem spełnienia materialnoprawnych przesłanek związanych z opodatkowanym wykorzystaniem nabytych towarów i usług.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych bez użycia KSeF, jeżeli spełnione są przesłanki odliczenia wskazane w art. 86 ustawy o VAT, a sama faktura odwzorowuje rzeczywiste zdarzenia gospodarcze i nie narusza negatywnych przesłanek z art. 88 tej ustawy.

Podatnik, który otrzymuje faktury spoza KSeF, mimo ustawowego obowiązku ich wystawienia w formie ustrukturyzowanej, nie traci prawa do odliczenia podatku naliczonego, o ile faktury te dokumentują faktyczne transakcje gospodarcze i spełnione są materialne warunki dla odliczenia VAT naliczonego.

Faktury otrzymane poza KSeF, przy założeniu rzeczywistej transakcji i spełnienia przesłanek odliczenia, uprawniają do odliczenia VAT naliczonego od daty ich faktycznego otrzymania.

Odliczenie VAT naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF jest możliwe, jeżeli spełnione są określone przesłanki, a brak użycia KSeF nie wpływa na możliwość odliczenia, co nie jest przesłanką negatywną w rozumieniu art. 88 ustawy o VAT.

Przechowywanie faktur w postaci komunikatów EDI przy jednoczesnym zapewnieniu możliwości generowania plików PDF spełnia wymogi art. 112a ustawy o VAT. Taki sposób archiwizacji gwarantuje zgodność z przepisami, a także prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia pozostałych warunków podatkowych.

Uchybienie obowiązkowi wystawienia faktury w KSeF przez dostawcę nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia podatku VAT, jeśli faktura dokumentuje realną transakcję i spełnia materialne przesłanki prawa do odliczenia, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.