Archiwizowanie dokumentów księgowych, w tym faktur, wyłącznie w formie elektronicznej jest dozwolone pod warunkiem zapewnienia autentyczności, integralności i czytelności. Uprawnienie do odliczenia VAT jest ograniczone do elektronicznie przechowywanych faktur, które spełniają wymogi ustawy i nie obejmuje innych dokumentów nieuznawanych za faktury zgodnie z ustawą o VAT.

Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej, z zachowaniem zasad integralności, autentyczności i czytelności, jest dopuszczalne bez papierowych kopii. Prawo do odliczenia VAT uzależnione jest od spełnienia warunków zarówno przez dokumenty, jak i przez transakcje, których dotyczą.

Prawo do odliczenia VAT naliczonego powstaje z chwilą faktycznego otrzymania faktury, wystawionej poza KSeF, gdy spełnione są materialne przesłanki z art. 86 ustawy o VAT, a późniejsze przesłanie faktury do KSeF nie wpływa na ten moment.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupowych wystawionych poza Krajowym Systemem e-Faktur, mimo istniejącego obowiązku ich ustrukturyzowanego wystawienia, pod warunkiem, że transakcje są rzeczywiste, związane z działalnością opodatkowaną i nie zachodzą negatywne przesłanki wyłączające to prawo.

Oznaczenie faktur w ewidencji JPK VAT wymaga zachowania zgodności z trybem ich wystawienia i źródłem pochodzenia; oznaczenie BFK obowiązuje dla faktur zagranicznych oraz pdf, podczas gdy korekta z ulgi na złe długi zachowuje pierwotne oznaczenie faktury. Rabaty pośrednie wymagają notyfikacji jako DI i WEW.

Prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje z faktur doręczonych poza KSeF, pomimo wymogu użycia KSeF, gdy spełnione są inne warunki określone w ustawie o VAT. Niedopełnienie obowiązku wystawienia faktury w KSeF nie stanowi przesłanki negatywnej wykluczającej prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Pomimo obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur do wystawiania faktur, nabywca, który otrzymał fakturę poza tym systemem, nadal zachowuje prawo do odliczenia VAT naliczonego, o ile spełnione są inne wymagane warunki, a wystawca faktury, a nie nabywca, jest podmiotem, na którym ciąży ewentualna sankcja za niedochowanie formy faktury ustrukturyzowanej.

W przypadku pomyłki w numerze NIP kontrahenta, podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej „do zera” i nowej faktury z poprawnym NIP; te dokumenty powinny być ujęte w ewidencji za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy dla pierwotnej faktury, uwzględniając ograniczenia KSeF.

Podatnik ma prawo do odliczenia VAT wynikającego z faktur wystawionych poza KSeF, jeżeli faktury spełniają materialne i formalne wymogi ustawy o VAT, bez konieczności korygowania JPK_V7M w przypadku późniejszego wystawienia faktur w KSeF.

Podatnikowi, mimo otrzymania faktur zakupowych wystawionych bez użycia KSeF, przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przesłanek związku z czynnościami opodatkowanymi i faktycznego nabycia towarów/usług, a korekta VAT naliczonego jest ustalana zgodnie z umownym terminem płatności faktur, bez względu na formę ich wystawienia.

Otrzymanie faktury zakupowej poza KSeF, mimo obowiązku wystawienia jej w formie ustrukturyzowanej, nie wyklucza prawa do odliczenia VAT naliczonego pod warunkiem, że faktura spełnia inne wymagania formalne i materialne oraz występuje związek nabycia z czynnościami opodatkowanymi.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur wystawionych niezgodnie z obowiązkiem KSeF, o ile faktury te dokumentują rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, odzwierciedlają transakcje podlegające opodatkowaniu i spełnione są pozostałe przesłanki odliczenia podatku VAT.

Jeżeli faktura ustrukturyzowana zawiera błędny numer NIP, konieczne jest wystawienie faktury korygującej do zera oraz nowej faktury z prawidłowym NIP. Rozliczenie powinno nastąpić w okresie obowiązkowego podatkowego faktury pierwotnej.

Warunek „odbioru faktury” finalnego nabywcy węglowego, w rozumieniu art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej, zostaje spełniony z chwilą przydzielenia numeru KSeF fakturze w trybach online i offline, oraz w trybie awaryjnym, o ile nie nastąpi wcześniejsze faktyczne otrzymanie tej faktury poza KSeF przez nabywcę.

Podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych i doręczonych poza Krajowym Systemem e-Faktur, pod warunkiem spełnienia pozostałych przesłanek materialnych, nawet gdy faktury te powinny być wystawione w systemie KSeF.

Podatnik ma prawo odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupowych wystawionych przez dostawców w formie innej niż ustrukturyzowana (pap. lub elektroniczna), nawet wbrew obowiązkowi użycia KSeF, o ile spełnione są inne warunki uprawniające do odliczenia, zgodnie z art. 86 ust. 1 i przy braku negatywnych przesłanek z art. 88 ustawy VAT.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF, pod warunkiem spełnienia materialnych przesłanek odliczenia, a późniejsza strukturalna wysyłka przez KSeF nie wymaga korekty JPK_V7M.

Otrzymanie faktury wystawionej poza KSeF, mimo obowiązku korzystania z niego, nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia VAT naliczonego, o ile są spełnione inne warunki odliczenia. Moment faktycznego otrzymania faktury, a nie jej późniejsze przesłanie do KSeF, określa prawo do odliczenia VAT.

Podatnik może odliczyć podatek VAT naliczony z faktur wystawionych poza KSeF, jeśli: są zarejestrowane zgodnie z przepisami o VAT, dokumentują faktyczne transakcje, pomimo formalnego uchybienia obowiązku użycia KSeF. Wprowadzenie KSeF nie zmienia zasad materialnych odliczenia VAT, o ile nie wystąpiły przesłanki negatywne.

Otrzymanie faktury VAT wystawionej poza KSeF nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przesłanek materialnych, a przesłanie faktury ponownie przez KSeF nie wymaga korekty JPK_V7M.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF przez podatników zobowiązanych do korzystania z KSeF, o ile faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję. Nie istnieje obowiązek korekty JPK_V7M, jeżeli faktura pierwotnie wystawiona poza KSeF zostanie później przesłana jako ustrukturyzowana za pośrednictwem KSeF.

Podatnik ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur wystawionych poza Krajowym Systemem e-Faktur, jeżeli spełnione są wszystkie przesłanki materialne wynikające z przepisów o VAT, a późniejsze wystawienie faktury w KSeF nie obliguje do korekty struktury JPK_V7M.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo wymogu ustawowego jej wystawienia w KSeF, pod warunkiem, że faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję, a inne materialne przesłanki są spełnione.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych poza systemem KSeF, mimo obowiązku ich wystawiania w KSeF, o ile faktury te dokumentują faktyczne transakcje gospodarcze. Prawo to może być realizowane w rozliczeniu za okres, w którym podatnik faktycznie otrzymał fakturę.