Stosowanie elektronicznego archiwizowania dokumentów księgowych jest zgodne z przepisami ustawy o VAT, pod warunkiem zapewnienia ich integralności, autentyczności i czytelności. Jednakże uprawnienie do odliczenia podatku VAT z dokumentów księgowych wymaga spełnienia dodatkowych pozytywnych i negatywnych przesłanek przewidzianych w ustawie o VAT, co nie zawsze miało miejsce w analizowanym przypadku.

Spółka zagraniczna, która nie posiada na terytorium Polski stałego zaplecza personalnego i technicznego, ani możliwości samodzielnego prowadzenia działalności gospodarczej, nie może być uznana za posiadającą stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce w rozumieniu przepisów o VAT, a więc nie jest zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez Krajowy System e-Faktur.

Dopuszczalne jest archiwizowanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej, jeśli procedury zapewniają autentyczność, integralność i czytelność, zgodnie z przepisami ustawy o VAT, nie wpływając na prawo do odliczenia podatku VAT z dokumentów spełniających definicję faktury. Jednak prawo to nie dotyczy dokumentów niebędących fakturami.

Prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje również w przypadku faktur wystawionych poza KSeF, jeżeli spełnione są przesłanki materialne. Moment faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę, a nie jej przesłanie do KSeF, jest decydujący dla powstania prawa do odliczenia.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF, jeśli faktury te dokumentują rzeczywiste transakcje gospodarcze i spełnione są materialne przesłanki odliczenia określone w art. 86 ustawy o VAT, a nie występują przesłanki negatywne z art. 88 ustawy.

Archiwizowanie dokumentów księgowych, w tym faktur, wyłącznie w formie elektronicznej jest dozwolone pod warunkiem zapewnienia autentyczności, integralności i czytelności. Uprawnienie do odliczenia VAT jest ograniczone do elektronicznie przechowywanych faktur, które spełniają wymogi ustawy i nie obejmuje innych dokumentów nieuznawanych za faktury zgodnie z ustawą o VAT.

Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej, z zachowaniem zasad integralności, autentyczności i czytelności, jest dopuszczalne bez papierowych kopii. Prawo do odliczenia VAT uzależnione jest od spełnienia warunków zarówno przez dokumenty, jak i przez transakcje, których dotyczą.

Prawo do odliczenia VAT naliczonego powstaje z chwilą faktycznego otrzymania faktury, wystawionej poza KSeF, gdy spełnione są materialne przesłanki z art. 86 ustawy o VAT, a późniejsze przesłanie faktury do KSeF nie wpływa na ten moment.

Sprzedaż towarów do krajów trzecich, realizowana w modelach 1-3 i opisana we wniosku, stanowi eksport towarów z terytorium Polski na mocy art. 2 pkt 8 ustawy o VAT i musi być fakturowana w systemie KSeF zgodnie z zasadami polskiego VAT, co oznacza również obowiązek dokumentowania sprzedaży na rzecz podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupowych wystawionych poza Krajowym Systemem e-Faktur, mimo istniejącego obowiązku ich ustrukturyzowanego wystawienia, pod warunkiem, że transakcje są rzeczywiste, związane z działalnością opodatkowaną i nie zachodzą negatywne przesłanki wyłączające to prawo.

Nie jest dopuszczalne wskazywanie referencji do faktur pierwotnych wyłącznie w zewnętrznym załączniku poza KSeF dla spełnienia obowiązków informacyjnych na fakturze korygującej, zgodnie z art. 106j ustawy o VAT.

Organ stwierdził, że wydatki pracownicze dokumentowane fakturami wystawionymi na pracowników, spełniające wymagania ustawy o rachunkowości, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów pełne kwoty brutto tych wydatków, w tym VAT, w zakresie, w jakim nie przysługuje odliczenie podatku.

Spółka posiada prawo odliczenia podatku VAT z faktur wystawionych poza KSeF, jeśli faktury te dokumentują rzeczywiste transakcje związane z czynnościami opodatkowanymi. Prawo do odliczenia powstaje w okresie faktycznego otrzymania takich faktur, niezależnie od późniejszego przesłania tych faktur do KSeF.

Oznaczenie faktur w ewidencji JPK VAT wymaga zachowania zgodności z trybem ich wystawienia i źródłem pochodzenia; oznaczenie BFK obowiązuje dla faktur zagranicznych oraz pdf, podczas gdy korekta z ulgi na złe długi zachowuje pierwotne oznaczenie faktury. Rabaty pośrednie wymagają notyfikacji jako DI i WEW.

Obowiązek przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur obejmuje też osoby korzystające ze zwolnienia podmiotowego z VAT, jeśli wartość miesięcznej sprzedaży przekracza 10 tys. zł (art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., o VAT).

Prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje z faktur doręczonych poza KSeF, pomimo wymogu użycia KSeF, gdy spełnione są inne warunki określone w ustawie o VAT. Niedopełnienie obowiązku wystawienia faktury w KSeF nie stanowi przesłanki negatywnej wykluczającej prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, pod warunkiem spełnienia przesłanek materialnych uprawniających do odliczenia, przy czym prawo do odliczenia powstaje z dniem faktycznego otrzymania faktury, a nie z datą jej wprowadzenia do KSeF.

Podatnikowi, który otrzymał fakturę VAT wystawioną bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur pomimo ciążącego obowiązku, przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT, jeżeli transakcja jest rzeczywista i spełnione są pozostałe warunki odliczenia. Momentem nabycia prawa do odliczenia jest chwila faktycznego otrzymania takiej faktury.

W przypadku gdy przekazywane środki pieniężne nie stanowią zapłaty za fakturę VAT, lecz są jedynie rozliczeniem z użytkownikami, obowiązek umieszczania numeru KSeF w tytule przelewów nie występuje na mocy art. 108g ustawy o VAT.

Podmiotowi występującemu jako czynny podatnik VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wydanych niewłaściwie poza KSeF, jeśli spełnione są wszystkie istotne warunki materialne, a faktura odzwierciedla rzeczywiste przebieg transakcji; odliczenie możliwe jest od okresu, w którym spełniono wymogi formalne oraz formalno-techniczne faktury.

Podatnikom świadczącym usługi marketingowe i tłumaczeniowe za pośrednictwem platform internetowych od 1 kwietnia 2026 r. nie przysługuje zwolnienie z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, o ile posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy VAT.

Prawo podatnika do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych wbrew obowiązkowi poza KSeF przysługuje, pod warunkiem że spełnione zostaną pozostałe warunki materialne. Rozliczenie takie nie obliguje do korekty dachowań przy późniejszym otrzymaniu faktury za pośrednictwem KSeF.

Pomimo obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur do wystawiania faktur, nabywca, który otrzymał fakturę poza tym systemem, nadal zachowuje prawo do odliczenia VAT naliczonego, o ile spełnione są inne wymagane warunki, a wystawca faktury, a nie nabywca, jest podmiotem, na którym ciąży ewentualna sankcja za niedochowanie formy faktury ustrukturyzowanej.

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej w ramach procedury samofakturowania wymaga wcześniej uzyskania akceptacji jej treści przez sprzedawcę w formacie XML przed przesłaniem jej do KSeF, w przeciwnym razie faktura taka nie uprawnia do odliczenia podatku VAT.