Zwrot kosztów podróży oraz najmu lokalu ponoszony przez spółkę na rzecz menedżera stanowi należność związaną z podróżą osoby niebędącej pracownikiem, co korzysta ze zwolnienia z opodatkowania, o ile spełnia przesłanki art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b i art. 21 ust. 13 Ustawy PIT.

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych w części nieprzekraczającej wysokości przysługujących pracownikom diet, pod warunkiem że wyjazdy związane są bezpośrednio z realizacją prowadzonej działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych wiązanych z prowadzoną działalnością, o ile diety te nie przekraczają limitów określonych dla pracowników w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Diety i zwroty kosztów z tytułu podróży, związane z realizacją umowy zlecenia, mogą być zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych, jeśli mieszczą się w ustawowych limitach, zaś podróż odbywana jest w celu uzyskania przychodów (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT).

Koszty wynagrodzeń pracowników oraz odpisy amortyzacyjne środków trwałych wykorzystywanych wyłącznie do działalności badawczo-rozwojowej stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ustawy o PIT, o ile zostały odpowiednio wyodrębnione w księgach rachunkowych.

Dochody uzyskane jako zwrot kosztów podróży, ryczałt na zakwaterowanie oraz diety dzienne związane z wykonywaniem obowiązków eksperta na rzecz agencji wykonawczej Komisji Europejskiej podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, z wyjątkiem przypadków, gdy wysokość tych świadczeń mieści się w limitach określonych przez rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Należności "per diem" wypłacane za pobyt poza miejscem zamieszkania nie podlegają zwolnieniu podatkowemu jako diety, gdyż są integralną częścią wykonania kontraktu o świadczenie usług, a nie wynagrodzeniem za podróż. Do pozostałego wynagrodzenia można zastosować zryczałtowane 20% koszty uzyskania przychodu, jako że przychody te mają charakter działalności wykonywanej osobiście.

Zwrot kosztów noclegu ponad limit z podróży służbowych, za które pracodawca wyraził zgodę, korzysta ze zwolnienia z PIT zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy PIT, nie podlega opodatkowaniu ani obowiązkom płatnika w zakresie zaliczek na podatek dochodowy.

Zwrot kosztów przejazdu pracownika prywatnym pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub napędzanym wodorem w ramach podróży służbowej, wyliczony według stawki nieprzekraczającej ustaloną przez pracodawcę, korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może uwzględniać w kosztach uzyskania przychodów diety z tytułu podróży służbowych, pod warunkiem, że nie przekraczają one wysokości przewidzianej dla pracowników w odrębnych przepisach; diety te muszą być bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Ryczałt za nocleg w podróży służbowej krajowej, odbierany poza określonymi godzinami nocnymi, nie podlega zwolnieniu od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, co nakłada na pracodawcę obowiązek poboru zaliczki na PIT.

Zwrot kosztów przejazdu, w związku z działalnością wykonywaną osobiście, stanowi przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu, za wyjątkiem przejazdów mogących być uznanymi za podróż w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy, przy czym zwolnienie dotyczy jedynie limitów określonych rozporządzeniami, a jazdy lokalne są opodatkowane w pełni.

Wydatki poniesione przez pracowników na usługi związane z podróżami służbowymi, dokumentowane imiennymi fakturami pracowników i nieopatrzone numerem NIP spółki, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów spółki, jeżeli spełniać będą przesłanki określone w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Wydatki pracownicze związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, nawet gdy dokumenty pierwotne nie są dostępne, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli są udokumentowane raportami zgodnie z wewnętrzną polityką i przepisami rachunkowości, wykazując rzeczywistość i związek kosztów z działalnością gospodarczą podatnika.

Wartość diet za czas podróży służbowych, związanych z działalnością gospodarczą, może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, o ile nie przekracza limitów przysługujących pracownikom, mimo zmian w przepisach dotyczących czasu pracy kierowców.

Wydatki ponoszone przez spółkę z tytułu podróży służbowych Członków Zarządu mogą być kwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, gdy spełniają przesłanki celowości oraz związek z działalnością gospodarczą, bez podlegania wyłączeniom z art. 16 ust. 1 tejże ustawy.

Podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, dokonujący podróży służbowych, ma prawo do zaliczenia wartości diet do kosztów uzyskania przychodów, o ile wysokość tych diet nie przekracza limitu przysługującego pracownikom, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wartości diet z tytułu podróży służbowych, spełniające warunki określone w art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów przez przedsiębiorcę w granicach limitów określonych dla pracowników.

Na zleceniobiorcach nie ciążą obowiązki podatkowe z tytułu świadczeń z tytułu podróży do Niemiec, jeśli świadczenia te mieściły się w limitach przewidzianych w przepisach. Świadczenia te, na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT, są zwolnione z opodatkowania.

Świadczenia finansowe z Francji dotyczące funkcji eksperta Komitetu B podlegają opodatkowaniu w Polsce jako przychód z innych źródeł, z wyjątkiem diet i zwrotu kosztów podróży, które korzystają ze zwolnienia podatkowego do określonych limitów. Nie mogą one być traktowane jako zwolnione z uwagi na obowiązki społeczne czy obywatelskie.

Zwrot kosztów podróży członkom Rady Nadzorczej stanowi przychód z działalności wykonywanej osobiście, który może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przy zachowaniu określonych limitów.

Zwolnienie podatkowe z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b PDOF ma zastosowanie do zwrotu kosztów podróży członków Rady Nadzorczej na posiedzenia, spełniających ustawowe kryteria, do limitu określonego w odpowiednim rozporządzeniu, wyłączając obowiązek pobierania zaliczek przez płatnika.

Zwroty kosztów poniesionych przez uczestników badań klinicznych za dojazdy, noclegi i wyżywienie stanowią przychód z innych źródeł. Mogą one korzystać ze zwolnienia podatkowego jedynie, gdy spełniają warunki art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dotyczące podróży osób niebędących pracownikami.

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą ma prawo, zgodnie z art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do zaliczania w koszty uzyskania przychodów wartości diet z podróży służbowych, nieprzekraczających limitów dla pracowników.