Prawo do odliczenia VAT naliczonego powstaje z chwilą faktycznego otrzymania faktury, wystawionej poza KSeF, gdy spełnione są materialne przesłanki z art. 86 ustawy o VAT, a późniejsze przesłanie faktury do KSeF nie wpływa na ten moment.

Podmiot zagraniczny, który poprzez ustanowionych pełnomocników i administratora świadczy usługi wynajmu nieruchomości w Polsce, posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, co obliguje go do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur przy wystawianiu faktur.

Oznaczenie faktur w ewidencji JPK VAT wymaga zachowania zgodności z trybem ich wystawienia i źródłem pochodzenia; oznaczenie BFK obowiązuje dla faktur zagranicznych oraz pdf, podczas gdy korekta z ulgi na złe długi zachowuje pierwotne oznaczenie faktury. Rabaty pośrednie wymagają notyfikacji jako DI i WEW.

Dane sprzedawcy na fakturze ustrukturyzowanej muszą odzwierciedlać zarówno tożsamość podatnika, jak i aktywność gospodarczą prowadzoną na terenie Polski. Prawidłowo wystawiona faktura może zawierać dane zarówno spółki macierzystej, jak i jej oddziału, o ile umożliwia jednoznaczną identyfikację podatnika oraz spełnia wymogi formalne dotyczące struktury faktury.

GmbH nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co znosi obowiązki dotyczące KSeF; Retrofit stanowi świadczenie kompleksowe, opodatkowane według zasad odwrotnego obciążenia.

Poczynając od 1 lutego 2026 r., obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur dotyczy zarówno podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych, jednakże obowiązek ten powstaje jedynie w przypadku, gdy nabywca wyraża żądanie ich wystawienia zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT.

Warunek „odbioru faktury” finalnego nabywcy węglowego, w rozumieniu art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej, zostaje spełniony z chwilą przydzielenia numeru KSeF fakturze w trybach online i offline, oraz w trybie awaryjnym, o ile nie nastąpi wcześniejsze faktyczne otrzymanie tej faktury poza KSeF przez nabywcę.

Podatnik VAT, także zwolniony podmiotowo, jest zobowiązany, na żądanie nabywcy, do wystawiania faktur, a nie rachunków za usługi najmu. Od 1 kwietnia 2026 r. dokumentacja usług najmu wymaga użycia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nawet dla podatników zwolnionych, jeśli wartość transakcji przekracza 10 000 zł.

Wydanie klientowi wizualizacji faktury ustrukturyzowanej bez pełnego lub prawidłowego oznakowania poza KSeF stanowi fakturę z art. 108 ustawy o VAT, co może prowadzić do obowiązku zapłaty podatku VAT, jednak sytuacja taka może zostać skorygowana poprzez wystawienie odpowiednich faktur korygujących.

Wizualizacja PDF faktury ustrukturyzowanej w systemie KSeF, gdy różni się zawartością od faktury ustrukturyzowanej, możne być uznana za odrębną fakturę, a podatnik zobowiązany jest do zapłaty wykazanego w niej podatku VAT zgodnie z art. 108 ustawy o podatku od towarów i usług.

Wizualizacje faktur ustrukturyzowanych z kodem QR nie stanowią osobnych faktur i jako takie nie rodzą ryzyka podwójnego opodatkowania, a faktury wystawione poza KSeF, spełniające materialne warunki, mogą być podstawą do odliczenia VAT.

Wydatki zwrócone pracownikom, związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, udokumentowane fakturami elektronicznymi imiennie wystawionymi na pracowników, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, pod warunkiem spełnienia wymogów dokumentacyjnych autentyczności, integralności i czytelności.

Brak wystawienia faktur w KSeF przez dostawcę nie eliminuje wydatku z kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem udokumentowania rzeczywistej transakcji i spełnienia ogólnych warunków z art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

Błędne lub niepełne dane jednostki organizacyjnej JST wykazywanej jako podmiot trzeci na fakturze w KSeF winny być skorygowane poprzez fakturę korygującą zmieniającą te dane, bez potrzeby wystawiania faktury do zera, jeśli dane nabywcy są prawidłowe.

Odbiór zapłaty za wyroby węglowe przez finalnego nabywcę nieposiadającego numeru NIP nie jest wystarczającym dowodem na odbiór faktury dokumentującej sprzedaż wyrobów węglowych, zbędnym do realizacji zwolnienia akcyzowego zgodnie z art. 31a ust. 3i ustawy o podatku akcyzowym.

Spółka niemiecka, nieposiadająca stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, nie jest zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez Krajowy System e-Faktur na podstawie art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT.

Niewystawienie faktury przez KSeF nie stanowi przeszkody do odliczenia podatku VAT naliczonego, jeśli faktura dokumentuje rzeczywiste zdarzenie i spełnione są inne ustawowe warunki odliczenia. Odliczenie jest możliwe z chwilą otrzymania faktury i powstania obowiązku podatkowego.

W przypadku wskazania błędnych danych odbiorcy jednostki samorządu terytorialnego na fakturze w Krajowym Systemie e-Faktur, korekty dokonuje się poprzez wystawienie faktury korygującej do zera oraz nowej faktury z poprawnymi danymi, co jest niezbędne dla poprawności systemowej.

Brak wystawienia faktur w KSeF przez podatników zobowiązanych do jego stosowania nie wpływa na prawo odbiorcy tych faktur do odliczenia podatku naliczonego, o ile faktury te dokumentują rzeczywiste transakcje gospodarcze oraz spełniają materialne przesłanki odliczenia przewidziane w ustawie o podatku od towarów i usług.

Odliczenie podatku VAT naliczonego jest dopuszczalne w przypadku faktur zakupowych wystawionych poza Krajowym Systemem e-Faktur, o ile spełnione zostały materialne przesłanki odliczenia zgodnie z art. 86 i art. 88 ustawy o VAT, a faktury dokumentują rzeczywiste transakcje gospodarcze.

Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki udokumentowane fakturami wystawionymi poza KSeF, jeśli spełnione są przesłanki określone w ustawie o CIT, mimo obowiązku używania KSeF.

Faktury wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur, spełniające wymogi formalne i dokumentujące rzeczywiste transakcje, mogą stanowić podstawę zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów stosownie do przepisów ustawy o CIT, niezależnie od obowiązku ich wystawiania w ramach KSeF.

Wystawienie faktury zakupowej bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie wyklucza uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem spełnienia ogólnych zasad dokumentacyjnych i wykazania związku wydatku z przychodem Spółki, zgodnie z art. 15 ustawy o CIT.

Faktury zakupowe wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur, które spełniają kryteria formalne i materialne oraz potwierdzają rzeczywiste transakcje, mogą stanowić podstawę do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, mimo obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych według art. 106ga ustawy o VAT.