Spółka zagraniczna, która nie posiada na terytorium Polski stałego zaplecza personalnego i technicznego, ani możliwości samodzielnego prowadzenia działalności gospodarczej, nie może być uznana za posiadającą stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce w rozumieniu przepisów o VAT, a więc nie jest zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez Krajowy System e-Faktur.

Prawo do odliczenia VAT naliczonego powstaje z chwilą faktycznego otrzymania faktury, wystawionej poza KSeF, gdy spełnione są materialne przesłanki z art. 86 ustawy o VAT, a późniejsze przesłanie faktury do KSeF nie wpływa na ten moment.

Spółka A. GmbH nie posiada na terytorium Polski stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej do celów podatkowych oraz stosowania Krajowego Systemu e-Faktur, gdyż nie spełnia kryteriów stałości oraz odpowiedniej organizacji personalnej i technicznej.

Organ stwierdził, że wydatki pracownicze dokumentowane fakturami wystawionymi na pracowników, spełniające wymagania ustawy o rachunkowości, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów pełne kwoty brutto tych wydatków, w tym VAT, w zakresie, w jakim nie przysługuje odliczenie podatku.

Przesyłanie kontrahentom wizualizacji faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, zawierającej dodatkowe informacje, nie skutkuje powstaniem obowiązku zapłaty VAT zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, pod warunkiem zgodności treści wizualizacji z fakturą w KSeF.

Podmiot zagraniczny, który poprzez ustanowionych pełnomocników i administratora świadczy usługi wynajmu nieruchomości w Polsce, posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, co obliguje go do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur przy wystawianiu faktur.

Oznaczenie faktur w ewidencji JPK VAT wymaga zachowania zgodności z trybem ich wystawienia i źródłem pochodzenia; oznaczenie BFK obowiązuje dla faktur zagranicznych oraz pdf, podczas gdy korekta z ulgi na złe długi zachowuje pierwotne oznaczenie faktury. Rabaty pośrednie wymagają notyfikacji jako DI i WEW.

W przypadku WNT i importu usług, zagraniczne faktury w ewidencji VAT oznaczane są jako BFK, zgodnie z rozporządzeniem. Odliczenie VAT możliwe jest w momencie otrzymania faktury zgodnej z art. 106e ustawy o VAT, nawet wystawionej poza KSeF.

Dane sprzedawcy na fakturze ustrukturyzowanej muszą odzwierciedlać zarówno tożsamość podatnika, jak i aktywność gospodarczą prowadzoną na terenie Polski. Prawidłowo wystawiona faktura może zawierać dane zarówno spółki macierzystej, jak i jej oddziału, o ile umożliwia jednoznaczną identyfikację podatnika oraz spełnia wymogi formalne dotyczące struktury faktury.

Spółka zagraniczna nieposiadająca stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, realizująca czynności zdalnie i za pośrednictwem biura wirtualnego, nie jest zobowiązana do wystawiania ani przyjmowania faktur przez Krajowy System e-Faktur.

Spółka A. GmbH, nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu art. 11 Rozporządzenia 282/2011, co zwalnia ją z obowiązku wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT.

GmbH nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co znosi obowiązki dotyczące KSeF; Retrofit stanowi świadczenie kompleksowe, opodatkowane według zasad odwrotnego obciążenia.

Sprzedaż towarów przez zagraniczną spółkę z magazynu w Polsce nie stanowi stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej dla celów VAT, gdy kontrola nad zapleczem jest ograniczona do usług third-party. Natomiast świadczenie usług wsparcia przez polski oddział spółki tworzy takie miejsce dla celów podatkowych, podlegając obowiązkom e-Faktur KSeF.

Podmiot, który nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, nie jest zobowiązany do używania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do wystawiania i odbierania faktur.

Osoba fizyczna nieposiadająca siedziby w Polsce, lecz delegująca zarząd nieruchomością poprzez pełnomocnika, uznawana jest za posiadającą stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce i zobowiązana do korzystania z KSeF do wystawiania faktur z tym związanych.

Poczynając od 1 lutego 2026 r., obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur dotyczy zarówno podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych, jednakże obowiązek ten powstaje jedynie w przypadku, gdy nabywca wyraża żądanie ich wystawienia zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT.

Podatnik może oznaczać każdą fakturę ustrukturyzowaną w systemie KSeF adnotacją „mechanizm podzielonej płatności” nawet w przypadkach, gdy dana transakcja nie spełnia przesłanek obowiązkowego stosowania MPP. Takie działanie jest uznane za dopuszczalne i nie stanowi naruszenia przepisów ustawy o VAT.

Warunek „odbioru faktury” finalnego nabywcy węglowego, w rozumieniu art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej, zostaje spełniony z chwilą przydzielenia numeru KSeF fakturze w trybach online i offline, oraz w trybie awaryjnym, o ile nie nastąpi wcześniejsze faktyczne otrzymanie tej faktury poza KSeF przez nabywcę.

Podatnik ma prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki udokumentowane fakturami wystawionymi niezależnie od formy (papierowej, elektronicznej), jeżeli faktury te spełniają materialne przesłanki kosztów podatkowych, pomimo obowiązku korzystania z KSeF.

Spółka S.p.A. nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, wobec czego brak jest obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych poprzez Krajowy System e-Faktur, zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT.

Faktury dokumentujące rzeczywiste transakcje mogą stanowić podstawę uznania wydatków za koszty uzyskania przychodów, nawet jeśli zostały wystawione bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, pod warunkiem właściwego udokumentowania zgodnego z wymogami ustawy o rachunkowości.

Podatnik VAT nie jest obowiązany do wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż usług zwolnionych z VAT, o ile nabywca nie zgłosi żądania jej wystawienia w ustawowym terminie, co nie kreuje obowiązku dokumentowania czynności fakturą ustrukturyzowaną przez KSeF, chyba że obowiązek taki wynika z ustawy o VAT.

Spółka z siedzibą poza Polską, nieposiadająca na jej terytorium struktury zgodnej z wymaganiami art. 11 rozporządzenia 282/2011, nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej dla celów VAT, a zatem nie jest zobowiązana do obligatoryjnego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur.

Podatnik VAT ma prawo odliczyć podatek naliczony z faktur zakupowych wystawionych poza Krajowym Systemem e-Faktur, nawet w przypadku istnienia obowiązku wystawienia tych faktur w systemie KSeF, o ile faktury te spełniają inne przesłanki odliczenia i dokumentują prawdziwe zdarzenia gospodarcze.