Podatnik VAT, na rzecz którego wystawiono faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo obowiązku korzystania z tego systemu przez wystawców, zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeśli spełnione są warunki ustawowe dot. odliczenia, a faktura prawidłowo odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSeF, pod warunkiem, że faktura spełnia wymogi formalne i odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. Prawo to powstaje w okresie faktycznego otrzymania faktury przez odbiorcę.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT z faktury otrzymanej poza KSeF na podstawie art. 86 ustawy VAT, gdy faktura dokumentuje rzeczywiste transakcje, niezależnie od późniejszego jej przesłania do KSeF, z zastrzeżeniem zgodności z wymogami dokumentacyjnymi VAT.

Wnioskodawca jako czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych wystawionych bez użycia KSeF, o ile faktury te dokumentują rzeczywiste zdarzenia gospodarcze i spełniają warunki niezbędne do odliczenia podatku na podstawie art. 86 ustawy o VAT. Data faktycznego otrzymania faktury poza KSeF wyznacza moment realizacji tego prawa.

Spółka niemiecka nie posiada na terytorium Polski stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu art. 11 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Rady oraz art. 28b ust. 2 ustawy o VAT, co wyklucza obowiązek wystawiania od 1 kwietnia 2026 r. faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF.

W przypadku faktur korygujących dla transakcji mediów w trybach offline, korekty podatkowe dokonuje się za okres, w którym faktura została przesłana do KSeF, chyba że faktura została udostępniona nabywcy poza systemem, wówczas korekta następuje w okresie jej wystawienia.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski są zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, również w odniesieniu do transakcji, w których miejscem świadczenia jest terytorium innego państwa członkowskiego UE lub państwa trzeciego.

Podatnik, wynajmujący lokal użytkowy na cele komercyjne, wykonuje działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT, co czyni go podatnikiem mimo braku NIP. Podlega obowiązkowi wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF, co wymaga posiadania numeru NIP. Zwolnienia podmiotowe nie wykluczają tych obowiązków.

Osoba fizyczna wynajmująca lokal użytkowy podmiotom gospodarczym w ramach tzw. najmu prywatnego podlega obowiązkowi wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF od 1 kwietnia 2026 r., jeżeli miesięczna sprzedaż przekracza 10 000 zł, oraz musi uzyskać NIP do celów wystawiania takich faktur.

W przypadku faktur dokumentujących rzeczywiste transakcje gospodarcze, wystawionych poza KSeF, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, o ile faktura została faktycznie otrzymana i w pełni spełnia materialnoprawne warunki odliczenia określone w ustawie o VAT.

Spółka zagraniczna, nieposiadająca w Polsce odpowiedniej struktury majątkowo-osobowej, nie jest uznawana za posiadającą stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, co zwalnia ją z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. (art. 106ga ustawy o VAT).