Obowiązek zamieszczenia na fakturze adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” powstaje wyłącznie wtedy, gdy kwota należności ogółem wykazana na tej konkretnej fakturze przekracza 15 000 zł, a faktura dotyczy czynności z załącznika nr 15 wykonanej na rzecz podatnika. Wartość całego zamówienia lub umowy pozostaje bez znaczenia; oznaczenia nie wymaga również zerowa faktura rozliczeniowa.

Przepisy ustawy o VAT, określające przypadki obligatoryjnego oznaczania faktury wyrazami „mechanizm podzielonej płatności”, nie ustanawiają zakazu zamieszczania tej adnotacji przy transakcjach nieobjętych obowiązkowym MPP. Podatnik może więc dobrowolnie oznaczyć w ten sposób fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, wskazując wartość „1” w polu P_18A, bez skutku w postaci wadliwości faktury lub wykreowania

Dopuszczalne jest oznaczenie faktury ustrukturyzowanej adnotacją „mechanizm podzielonej płatności”, mimo że transakcja nie spełnia przesłanek obligatoryjnego MPP z art. 106e ust. 1 pkt 18a i art. 108a ust. 1a ustawy o VAT. Oznaczenie to ma wówczas charakter informacji dodatkowej, nie powoduje wadliwości faktury i może zostać wykazane w dedykowanym polu P_18A struktury logicznej FA(3) przez wskazanie

Na fakturze ustrukturyzowanej wystawianej w KSeF dopuszczalne jest zamieszczenie adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” także poza przypadkami, w których art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT nakłada obowiązek jej umieszczenia. Fakultatywne oznaczenie nie powoduje wadliwości faktury i może zostać wykazane w polu P_18A przez wskazanie wartości „1”, niezależnie od braku ustawowego obowiązku MPP.

Zamieszczenie na fakturze ustrukturyzowanej adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” mimo niespełnienia przesłanek obligatoryjnego MPP z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT stanowi dopuszczalną informację dodatkową i nie powoduje wadliwości faktury. Adnotacja taka może zostać wykazana w polu P_18A struktury logicznej FA przez wskazanie wartości „1”, niezależnie od fakultatywnego charakteru zastosowania

Opłata za złożenie wniosku o określenie warunków przyłączenia podlega opodatkowaniu VAT jako wynagrodzenie za usługę. Fakt jej zainicjowania skutkuje obowiązkiem podatkowym, dokumentowanym fakturą, bez potrzeby korekty opodatkowania w razie nieprzyjęcia wniosku do dalszego rozpatrzenia.

Usługi świadczone na rzecz podmiotów z siedzibą w UE, dla których miejsce świadczenia ustala się zgodnie z art. 28b ustawy o VAT, są wykazywane w VAT-UE i oznaczane jako „np. II” w KSeF, gdy nie podlegają opodatkowaniu w Polsce.

Małoletni podatnik VAT, który ukończył 13 lat, zobowiązany jest do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF, przy czym czynności faktyczne i organizacyjne mogą być realizowane z udziałem przedstawiciela ustawowego, po uzyskaniu odpowiednich uprawnień.

GmbH nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co znosi obowiązki dotyczące KSeF; Retrofit stanowi świadczenie kompleksowe, opodatkowane według zasad odwrotnego obciążenia.

Faktury dokumentujące usługi związane z nieruchomościami położonymi na terenie Niemiec, wykonywane przez polskiego podatnika, podlegają obowiązkowi wystawiania w Krajowym Systemie e-Faktur, zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT, mimo że miejsce opodatkowania usług znajduje się poza Polską.

Podatnikowi, mimo otrzymania faktur zakupowych wystawionych bez użycia KSeF, przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przesłanek związku z czynnościami opodatkowanymi i faktycznego nabycia towarów/usług, a korekta VAT naliczonego jest ustalana zgodnie z umownym terminem płatności faktur, bez względu na formę ich wystawienia.

Podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej "do zera" oraz ponownie nowej faktury z prawidłowym NIP, ujmując te dokumenty w okresie, w którym powstała pierwotna obowiązek podatkowy; działanie to nie skutkuje powstaniem zaległości podatkowej.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych poza Krajowym Systemem e-Faktur powstaje w momencie faktycznego ich otrzymania przez podatnika, o ile spełnione są wszystkie materialne przesłanki uprawniające do tego odliczenia, niezależnie od późniejszego ewentualnego wprowadzenia faktury do KSEF.

Błędne lub niepełne dane jednostki organizacyjnej JST wykazywanej jako podmiot trzeci na fakturze w KSeF winny być skorygowane poprzez fakturę korygującą zmieniającą te dane, bez potrzeby wystawiania faktury do zera, jeśli dane nabywcy są prawidłowe.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSeF, pod warunkiem, że faktura spełnia wymogi formalne i odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. Prawo to powstaje w okresie faktycznego otrzymania faktury przez odbiorcę.

Podatnik, mimo obowiązku wystawienia faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF, zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych otrzymanych w innej formie, jeśli dokumentują one rzeczywiste transakcje i spełnione są pozostałe warunki odliczenia, a momentem odliczenia jest faktyczne ich otrzymanie.

W przypadku wskazania błędnych danych odbiorcy jednostki samorządu terytorialnego na fakturze w Krajowym Systemie e-Faktur, korekty dokonuje się poprzez wystawienie faktury korygującej do zera oraz nowej faktury z poprawnymi danymi, co jest niezbędne dla poprawności systemowej.

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia pkpir, które wprowadziło nowy wzór pkpir. Przepisy zmodyfikowały zasady ewidencji w pkpir zakupu towarów handlowych i materiałów. Zmiany nie są rewolucyjne, ale podatnicy powinni się z nimi zapoznać. Ewidencjonując tego rodzaju zakupy w pkpir, trzeba mieć również na uwadze przepisy regulujące zasady wystawiania faktur w KSeF