Na podatnika nie ciąży obowiązek poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od kwot równoważnych 25% diet oraz ryczałtów na noclegi wypłacanych opiekunom pracującym na zlecenie za granicą, pod warunkiem że wypłaty te mieszczą się w granicach określonych limitów i podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT.

Zwrot przez wspólnika wydatków prywatnych tego samego dnia zwalnia spółkę z rozpoznania dochodu jako ukrytego zysku. Przy braku faktury za noclegi, inne dowody księgowe mogą uzasadniać uznanie wydatku za biznesowy, nie stanowiący ukrytego zysku. Interpretacja zgodna z art. 28m ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o CIT.

Wydatki na organizację konferencji branżowej mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, jeśli służą promocji i zwiększeniu rozpoznawalności przedsiębiorstwa, przyczyniając się pośrednio do wzrostu przychodów.

Przychody członków Rady Nadzorczej z tytułu zwrotu kosztów podróży do wysokości określonej przepisami nie są zobowiązane do zaliczek podatkowych PIT, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT, pod warunkiem, że wydatki nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki na parkingi i autostrady, ponoszone w ramach podróży służbowej przez użytkowników prywatnych samochodów na rzecz podatnika, nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów w zakresie przekraczającym ustalony limit kilometrówki, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) Ustawy o CIT.

Świadczenia wypłacane zleceniobiorcom z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania oraz zwrot kosztów podróży realizowane zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy są zwolnione od podatku dochodowego, pod warunkiem nieprzekroczenia ustawowych limitów oraz gdy świadczenia te nie są zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, w ramach art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o PIT.

Koszty ponoszone przez spółkę w związku z podróżami służbowymi pracowników fizycznych, wykonywane zgodnie z umową o pracę, mogą stanowić koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, jeśli nie są wyłączone w art. 16 i służą uzyskaniu przychodu oraz są odpowiednio udokumentowane.

Kwota zwrotu wydatków poniesionych na dojazdy pracownika podczas zagranicznej podróży służbowej, przewyższająca ustalone rozporządzeniem ryczałty, stanowi przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, o ile nie spełnia kryteriów zwolnienia określonych w ustawie.

Zwrot kosztów przejazdu prywatnymi pojazdami do celów służbowych, związany z wykonaniem obowiązków poza stałym miejscem pracy, stanowi przychód pracownika zgodnie z art. 11 i 12 ustawy o PIT, podlegający opodatkowaniu, jeżeli nie jest osiągany w ramach podróży służbowej.

Dodatek wypłacany zleceniobiorcom świadczącym usługi opieki na terytorium Niemiec jest zwolniony od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, o ile jego wysokość nie przekracza limitów przewidzianych w przepisach o dietach za podróże służbowe, stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym.

Zwrot pracownikom kosztów parkingowych i za przejazdy drogami płatnymi w czasie podróży służbowej, nie wliczany do kilometrówki, stanowi przychód zwolniony z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy PIT, zwalniając płatnika z obowiązków płatniczych względem tych kosztów.

Diety zagraniczne związane z działalnością gospodarczą mogą być uznane za podlegające kwalifikacji kosztów uzyskania przychodu do wysokości diet pracowniczych. Zakwaterowanie, zapewnione przez zleceniodawcę na podstawie przepisów lotniczych, nie stanowi przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń.

Wydatki przeznaczone na funkcjonowanie rady nadzorczej mogą stanowić przychód dla członków rady, jednakże w wielu przypadkach korzystają ze zwolnień podatkowych zgodnie z ustawą o PIT. Wydatki na obligatoryjne szkolenia i integracje nie są przychodem, natomiast koszty podróży mogą być przychodem, ale często podlegają zwolnieniu do określonych limitów.

Wydatki na przeloty i zakwaterowanie wspólników podczas podróży służbowych, pomimo braku kompletnej dokumentacji księgowej, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, jeżeli potwierdzone są prawidłowym związkiem z osiąganiem przychodów zgodnie z ustawą o CIT, art. 15.

Koszty zagranicznych diet w działalności gospodarczej związanej z transportem drogowym, pod pewnymi warunkami, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, ograniczone jednak do poziomu diet przysługujących pracownikom, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy PIT.

Wydatki ponoszone przez podatnika na wynajem samolotu, wykorzystywanego w działalności gospodarczej do przemieszczania się między inwestycjami a siedzibą, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile ponoszone są w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów i spełniają wymogi formalne określone w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zwrot kosztów z tytułu tzw. kilometrówki zleceniobiorcom używającym prywatnych samochodów do celów służbowych może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym, o ile spełnione są warunki z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) oraz ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zwolnione od opodatkowania są diety i inne należności za czas podróży, pod warunkiem spełnienia wymogów art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy o PIT, jeśli kwoty nie przekraczają określonych limitów; zleceniodawca nie musi odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy od równowartości 25% diet i należności ryczałtowych.

Zwrot pracownikom kosztów opłat parkingowych i przejazdów autostradami związanych z podróżą służbową prywatnymi samochodami nie stanowi elementu kilometrówki i korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT.

Zwrot pracownikom wydatków ponoszonych z tytułu opłat za parkingi i przejazdy płatną drogą podczas podróży służbowych prywatnymi samochodami, nie wlicza się do kilometrówki i korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, nie skutkując obowiązkami płatnika po stronie pracodawcy.

Zwrot kosztów za opłaty parkingowe i płatne drogi poniesionych w podróży służbowej prywatnym samochodem nie jest wliczany do kilometrówki i może być zwolniony z opodatkowania na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, przy spełnieniu warunków prawnych.

Wydatki związane z podróżą służbową mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów tylko wtedy, gdy wykazano związek przyczynowy między poniesionym wydatkiem a przychodami. Organ uznał, że podróż Wnioskodawcy nie spełniała tego kryterium, mając charakter osobisty.

Wydatki związane z podróżami służbowymi prezesa zarządu, choć nieudokumentowane w pełni zgodnie z wymogami formalnymi, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, jeżeli istnieje związek przyczynowo-skutkowy z działalnością gospodarczą podatnika.

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych, o ile nie przekraczają one poziomu diet ustalonych dla pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami ministerialnymi oraz są ponoszone w celu uzyskania przychodów.