Faktury wystawione poza KSeF mogą stanowić podstawę do uznania wydatków za koszty uzyskania przychodów, jeśli spełniają przesłanki określone w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz nie są wyłączone z kosztów podatkowych zgodnie z art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Wydatki udokumentowane fakturami wystawionymi poza KSeF, pomimo istniejącego obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli spełniają ogólne warunki przewidziane w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Faktury zakupowe wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur od 1 lutego 2026 r., przy spełnieniu wszystkich ustawowych przesłanek, mogą stanowić podstawę do uznania wydatków za koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Podatnik ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki dokumentowane fakturami, nawet jeśli nie zostały przekazane za pośrednictwem KSeF, o ile spełniają one warunki ustawy CIT i VAT oraz odzwierciedlają rzeczywiste zdarzenia gospodarcze.

Podatnik jest uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi poza KSeF, pod warunkiem, że spełniają przesłanki określone w art. 15 ust. 1 ustawy CIT oraz nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 16 tej ustawy.

Wydatki służbowe ponoszone przez pracowników mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, nawet gdy dokumentacja jest wystawiona na pracownika, o ile spełniają warunki wynikające z art. 15 ustawy CIT oraz zostały odpowiednio udokumentowane i rozliczone zgodnie z polityką rachunkowości.

Faktury wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur, które spełniają wymagania ustawy o VAT, mogą być podstawą do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu na mocy art. 15 ustawy o CIT, niezależnie od wymogu ich wystawienia w systemie KSeF, o ile spełniają pozostałe warunki ustawowe.

W świetle art. 22 ust. 6c ustawy o PIT, do kosztów uzyskania przychodu z odpłatnego zbycia nieruchomości zalicza się wyłącznie udokumentowane koszty nabycia i wytworzenia, powiększone o udokumentowane nakłady, które zwiększyły wartość posiadanych rzeczy, bez prawa do oszacowania kosztów w braku dokumentacji potwierdzającej faktyczne wydatki.

Wydatki ponoszone przez pracowników w ramach obowiązków służbowych i zwracane przez pracodawcę mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem spełnienia wymogów dokumentacyjnych zgodnych z ustawą o rachunkowości, szczególnie gdy są udokumentowane imiennymi fakturami i wprowadzone do systemu księgowego spółki.

Wydatki ponoszone w imieniu spółki przez pracowników, udokumentowane fakturami imiennymi na pracownika lub paragonami bez danych nabywcy, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem, że spełniać będą wymogi określone w art. 9 i art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz zostaną odpowiednio zaksięgowane i udokumentowane.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, spółka może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na rzecz pracowników, nawet jeśli dokumentowane są na fakturach imiennych lub bez danych nabywcy, pod warunkiem ich właściwego udokumentowania i spełnienia przesłanek związku z działalnością gospodarczą oraz uzyskaniem przychodów.

Wydatki udokumentowane fakturami nieustrukturyzowanymi (papierowymi lub elektronicznymi) wystawionymi poza obowiązkowym systemem e-Faktur mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełniają wszystkie przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Potwierdzenie zamówienia z portalu internetowego oraz potwierdzenie płatności z banku mogą stanowić podstawę dowodową do ujmowania wydatków jako kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem spełnienia przez nie wymogów dokumentacyjnych przewidzianych w przepisach, a ciężar dowodu prawidłowości spoczywa na podatniku.

Koszty zakupu produktów przez platformę internetową, w przypadku trwałego braku faktur oraz przy właściwej dokumentacji zgodnie z ustawą o rachunkowości, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Kosztami uzyskania przychodów mogą być wydatki poniesione na zakup towarów dokumentowane alternatywnymi dowodami, spełniającymi wymogi § 12 pkt 5 w związku z § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, mimo braku tradycyjnych dowodów księgowych.

Wydatki związane z używaniem samochodu osobowego w ramach ulgi rehabilitacyjnej mogą być odliczone od dochodu jedynie od daty uzyskania orzeczenia o niepełnosprawności dziecka, wskazującej datę nabycia niepełnosprawności, która nie jest datowana wstecz.

Dochód ze sprzedaży nieruchomości może być zwolniony z opodatkowania, jeśli środki zostały wydatkowane na udokumentowane wydatki poniesione na własne cele mieszkaniowe. Faktury wystawione na małżonka oraz ogólne paragony nie stanowią dostatecznego dowodu dla skorzystania z ulgi mieszkaniowej.

Generowane raporty oraz potwierdzenia przelewów, nawet bez pełnych danych osobowych, mogą stanowić dowody podatkowe w dokumentacji transakcji kryptowalutowych, jeśli potrafią zostać powiązane z przedsiębiorczą wiarygodnością, spełniając przy tym wymogi formalne zgodnie z Ordynacją podatkową.

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup usług transportu osobowego wykonane przez firmy taksówkowe i udokumentowane zbiorczo wraz z załączonymi zdjęciami (lub skanem) paragonów (bez nazwy i NIP Spółki), zestawieniem zleceń z systemu dyspozytorów oraz potwierdzeniami przelewów z systemu bankowości elektronicznej.

Ustalenie kosztów uzyskania przychodów oraz ustalania wartości początkowej środka trwałego.

Możliwość zaliczenia wydatków na zakup e-waluty do kosztów uzyskania przychodów oraz podstawy zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (udokumentowania poniesionych wydatków).

Możliwość zaliczenia wydatków na zakup towarów, nabytych za pośrednictwem portali internetowych, do kosztów uzyskania przychodu (dokumentowanie wydatków).

Określenie czy podstawą do uznania wydatków na nabycie uszkodzonych sprzętów RTV stanowiących w chwili nabycia odpad, za koszty uzyskania przychodu będą dowody wewnętrzne bez danych personalnych osób fizycznych sprzedających te towary.

W związku z brakiem możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, Kierownik Jednostki zezwala na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowego dowodu zastępczego, żeby móc udokumentować operację gospodarczą i rozliczyć w księgach zapłatę za nią, a także zaliczyć do kosztów podatkowych/ecit.