Podatnik mający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski, dokumentujący usługi świadczone na rzecz podatnika z państwa trzeciego, dla których miejscem świadczenia jest to państwo, jest obowiązany wystawić fakturę na podstawie art. 106a pkt 2 lit. b i art. 106b ustawy o VAT oraz, wobec braku wyłączeń z art. 106ga ust. 2, wystawić ją jako fakturę ustrukturyzowaną i przesłać do KSeF.

Usługi świadczone na rzecz podmiotów z siedzibą w UE, dla których miejsce świadczenia ustala się zgodnie z art. 28b ustawy o VAT, są wykazywane w VAT-UE i oznaczane jako „np. II” w KSeF, gdy nie podlegają opodatkowaniu w Polsce.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur, wystawionych i otrzymanych poza KSeF, nie jest wyłączone w sytuacji, gdy faktura spełnia formalne i materialne wymagania, niezależnie od późniejszego wystawienia jej w KSeF, pod warunkiem spełnienia pozostałych przesłanek uprawniających.

W przypadku udzielenia rabatu potransakcyjnego ujmowanego w wartości wyrażonej w walutach obcych, korektę przychodu należy dokonywać w okresie wystawienia faktury korygującej, przy zastosowaniu średniego kursu NBP z poprzedzającego dnia roboczego. Korekta nie wynika z błędu, dlatego nie jest dokonywana wstecznie.

Podatnik nie jest zobowiązany do wystawienia faktury, w tym faktury ustrukturyzowanej przez KSeF, przy świadczeniu usług zwolnionych od VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 37-41 ustawy o VAT, o ile nabywca usług nie zgłosi żądania jej wystawienia zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT.

Dopuszczalne jest skorygowanie faktury ustrukturyzowanej poprzez wystawienie faktury korygującej uzupełniającej numer NIP nabywcy, w sytuacji gdy nie doszło do zmiany kontrahenta, a faktury dokumentują rzeczywiste transakcje.

W przypadku otrzymania przedpłaty przed dostawą towaru, podatnik ma obowiązek wystawić fakturę VAT zgodnie z art. 106i ust. 2 ustawy o VAT, niezależnie od późniejszych losów zamówienia. Ponadto, obniżenie podstawy opodatkowania powinno mieć miejsce w rozliczeniu za okres, w którym wystawiono fakturę korygującą.

Cena jednostkowa netto na fakturach ustrukturyzowanych, wystawiana w KSeF, musi być zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku, pomimo technicznych możliwości dokładniejszych zapisów, zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF, jeżeli spełnione są pozostałe materialne warunki odliczenia, w szczególności związane z opodatkowaniem towarów i usług. Moment faktycznego otrzymania faktury poza KSeF jest kluczowy dla powstania prawa do odliczenia.

Faktury przesłane do KSeF za pośrednictwem programu SAP, które zawierały nieprawidłowe dane, i dotyczące ich korekty "do zera" nie podlegają wykazaniu w JPK_V7 za luty 2026 r., gdyż nie dokumentują one rzeczywistych transakcji gospodarczych.

W przypadku awarii Krajowego Systemu e-Faktur, fakturę można doręczyć nabywcy w uzgodniony sposób, w formie papierowej lub elektronicznej jako wizualizację z kodami QR, o ile zapewniona zostanie jej autentyczność i integralność, zgodnie z art. 106nf ustawy o VAT.

Wydatki dokumentowane fakturami zakupowymi, na których wskazano różne warianty danych nabywcy, przy stałym NIP, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, o ile faktury te rzeczywiście dokumentują transakcje gospodarcze, a NIP prawidłowo identyfikuje podatnika. Zmiany w danych identyfikacyjnych nie wpływają na kwalifikację podatkową wydatków.

Brak użycia KSeF do wystawienia faktur zakupowych przez dostawcę, mimo obowiązku, nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT naliczonego, jeśli faktura odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. Faktury takie mogą być ewidencjonowane w JPK_V7M z oznaczeniem „BFK”.

Podatnik, który skorygował omyłkowo wystawioną fakturę ustrukturyzowaną „do zera” oraz wystawił nową fakturę na rzecz właściwego nabywcy, jest zobowiązany do wykazania obu dokumentów w tym samym okresie rozliczeniowym dla celów VAT, co pierwotna faktura, gdyż ich wpływ na podstawę opodatkowania oraz wysokość podatku należnego jest neutralny.

Archiwizowanie dokumentów księgowych, w tym faktur, wyłącznie w formie elektronicznej jest dozwolone pod warunkiem zapewnienia autentyczności, integralności i czytelności. Uprawnienie do odliczenia VAT jest ograniczone do elektronicznie przechowywanych faktur, które spełniają wymogi ustawy i nie obejmuje innych dokumentów nieuznawanych za faktury zgodnie z ustawą o VAT.

Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej, z zachowaniem zasad integralności, autentyczności i czytelności, jest dopuszczalne bez papierowych kopii. Prawo do odliczenia VAT uzależnione jest od spełnienia warunków zarówno przez dokumenty, jak i przez transakcje, których dotyczą.

Podatnicy mogą przechowywać faktury wystawione i otrzymane wyłącznie w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia autentyczności, integralności i czytelności dokumentów oraz ich dostępności dla organów. Prawo do odliczenia VAT nie przysługuje, jeśli dokumenty nie są zrównane z fakturami VAT.

Prawo do odliczenia VAT naliczonego powstaje z chwilą faktycznego otrzymania faktury, wystawionej poza KSeF, gdy spełnione są materialne przesłanki z art. 86 ustawy o VAT, a późniejsze przesłanie faktury do KSeF nie wpływa na ten moment.

Podatnik mający siedzibę działalności gospodarczej poza Polską, który nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce ze względu na wynajem infrastruktury i usług na warunkach typowej współpracy i braku decyzyjności lokalnej, nie jest zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT.

Archiwizacja dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej jest dopuszczalna pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności, integralności i dostępności. Prawo do odliczenia VAT przysługuje jedynie na podstawie dokumentów spełniających ustawowe wymogi.

Podatnik zagraniczny nieposiadający siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, realizujący transakcje w ramach samofakturowania, jest zwolniony z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.