Podatnik VAT, także zwolniony podmiotowo, jest zobowiązany, na żądanie nabywcy, do wystawiania faktur, a nie rachunków za usługi najmu. Od 1 kwietnia 2026 r. dokumentacja usług najmu wymaga użycia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nawet dla podatników zwolnionych, jeśli wartość transakcji przekracza 10 000 zł.

Podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT, dokumentując sprzedaż usług, jest zobowiązany do wystawiania faktur zamiast rachunków, nawet przy braku żądania przez nabywców, przy czym od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmuje wystawienie faktur przy użyciu KSeF w określonych przypadkach.

Sprzedawca obowiązany jest wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF nawet dla sprzedaży na rzecz rolników ryczałtowych posługujących się numerem PESEL jako identyfikatorem podatkowym. Faktury te muszą być udostępniane rolnikom zgodnie z uzgodnionym sposobem, umożliwiając weryfikację w systemie KSeF.