Podatnik może zaliczyć wydatki dokumentowane Fakturami i Dokumentami Zakupowymi, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem jest spełnienie wymogów dotyczących rzetelności, czytelności i dostępności tych dokumentów zgodnie z przepisami ustawy o CIT i rachunkowości.

Archiwizowanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej, bez ich papierowych odpowiedników, jest dopuszczalne przy zachowaniu autentyczności i integralności dokumentów, co umożliwia ich uwzględnienie w kosztach uzyskania przychodów na podstawie ustawy o CIT.

Stosowanie elektronicznego archiwizowania dokumentów księgowych jest zgodne z przepisami ustawy o VAT, pod warunkiem zapewnienia ich integralności, autentyczności i czytelności. Jednakże uprawnienie do odliczenia podatku VAT z dokumentów księgowych wymaga spełnienia dodatkowych pozytywnych i negatywnych przesłanek przewidzianych w ustawie o VAT, co nie zawsze miało miejsce w analizowanym przypadku.

Archiwizowanie i przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej dowodów księgowych, poświadczających poniesienie wydatków kwalifikowalnych jako koszty uzyskania przychodów, jest zgodne z przepisami ustawy o CIT, o ile dokumenty te spełniają wymagania autentyczności i integralności oraz są dostępne dla organów kontrolnych.

Archiwizowanie dokumentów księgowych, w tym faktur, wyłącznie w formie elektronicznej jest dozwolone pod warunkiem zapewnienia autentyczności, integralności i czytelności. Uprawnienie do odliczenia VAT jest ograniczone do elektronicznie przechowywanych faktur, które spełniają wymogi ustawy i nie obejmuje innych dokumentów nieuznawanych za faktury zgodnie z ustawą o VAT.

Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej, z zachowaniem zasad integralności, autentyczności i czytelności, jest dopuszczalne bez papierowych kopii. Prawo do odliczenia VAT uzależnione jest od spełnienia warunków zarówno przez dokumenty, jak i przez transakcje, których dotyczą.

Podatnik zachowuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur wystawionych poza systemem KSeF, o ile spełnione są przesłanki z art. 86 ustawy o VAT, a brak wystawienia faktury strukturyzowanej nie jest przesłanką negatywną określoną w art. 88 ustawy.

Brak wystawienia faktur w KSeF przez dostawcę nie eliminuje wydatku z kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem udokumentowania rzeczywistej transakcji i spełnienia ogólnych warunków z art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

Faktury zakupowe wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur od 1 lutego 2026 r., przy spełnieniu wszystkich ustawowych przesłanek, mogą stanowić podstawę do uznania wydatków za koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Przechowywanie faktur w postaci komunikatów EDI przy jednoczesnym zapewnieniu możliwości generowania plików PDF spełnia wymogi art. 112a ustawy o VAT. Taki sposób archiwizacji gwarantuje zgodność z przepisami, a także prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia pozostałych warunków podatkowych.

Spółka jest uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez pracowników i współpracowników, dokumentowanych nie bezpośrednio na dane spółki, lecz na pracowników, jeśli wydatki te spełniają przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz są właściwie udokumentowane według przepisów ustawy o rachunkowości i Ordynacji podatkowej.

Faktury wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur, które spełniają wymagania ustawy o VAT, mogą być podstawą do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu na mocy art. 15 ustawy o CIT, niezależnie od wymogu ich wystawienia w systemie KSeF, o ile spełniają pozostałe warunki ustawowe.

Archiwizowanie dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej, przy spełnieniu warunków autentyczności, integralności i czytelności, nie wyklucza możliwości uznania wydatków za koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ustawy o CIT.

Podatnikowi przysługuje prawo do przechowywania faktur zakupowych w formie elektronicznej po digitalizacji oryginałów papierowych, oraz prawo do odliczenia VAT, pod warunkiem zachowania integralności i autentyczności oraz wykorzystania zakupów do działalności opodatkowanej, zgodnie z ustawą o VAT.

Dla zastosowania stawki 0% VAT przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów wystarczające jest posiadanie dokumentów, które łącznie potwierdzają wywóz towarów z kraju i ich dostarczenie do nabywcy w innym państwie członkowskim UE. Może to obejmować korespondencję elektroniczną, potwierdzenie zapłaty, oraz dokumenty w ramach samofakturowania.

Wydatki ponoszone w imieniu spółki przez pracowników, udokumentowane fakturami imiennymi na pracownika lub paragonami bez danych nabywcy, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem, że spełniać będą wymogi określone w art. 9 i art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz zostaną odpowiednio zaksięgowane i udokumentowane.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, spółka może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na rzecz pracowników, nawet jeśli dokumentowane są na fakturach imiennych lub bez danych nabywcy, pod warunkiem ich właściwego udokumentowania i spełnienia przesłanek związku z działalnością gospodarczą oraz uzyskaniem przychodów.

Wydatek udokumentowany fakturą wystawioną poza KSeF może być uznany za koszt uzyskania przychodów, jeśli spełnia materiałowe przesłanki art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, pomimo obowiązku korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 r.

Przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej po ich zeskanowaniu i zniszczeniu oryginalnych dokumentów papierowych, które zapewnia ich autentyczność, integralność treści i czytelność, jest zgodne z przepisami VAT i nie pozbawia prawa do obniżenia VAT należnego o VAT naliczony związanego z działalnością opodatkowaną.

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej, po ich uprzednim zeskanowaniu z zachowaniem zasad integralności i autentyczności, uprawnia podatnika do zaliczenia kosztów uzyskania przychodów w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o rachunkowości.

Faktury stanowiące dowody księgowe, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, mogą stanowić podstawę do zaliczenia związanych z nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności i dostępności, zgodnie z ustawą o rachunkowości i ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej, przy zachowaniu wymogów zgłaszanych przez prawo podatkowe i rachunkowe, zapewnia uprawnienie podatnika do zaliczania takich dokumentów do kosztów uzyskania przychodów, również w kontekście prawa do obniżenia przychodów o poniesione wydatki.

Podatnik ma prawo przechowywać faktury wyłącznie w formie elektronicznej i niszczyć ich papierowe oryginały, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, co zgodne jest z ustawą o VAT, umożliwiając odliczenie VAT naliczonego.