Podatnik VAT prowadzący działalność w Polsce, świadczący usługi na rzecz innego podatnika w UE, jest zobowiązany do wystawienia faktur w KSeF, nawet gdy miejscem opodatkowania jest państwo członkowskie UE inne niż Polska, zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT.

Faktury nie mogą być wydawane poza KSEF przed przydzieleniem numeru w KSEF na rzecz Przedsiębiorców polskich i zagranicznych. Wyjątkowo, dla konsumentów i określonych przedsiębiorców zagranicznych, możliwe jest wydanie wizualizacji faktury poza KSEF, zgodnie z uzgodnionym sposobem przekazania i odpowiednim oznaczeniem kodami QR.

Spółka zagraniczna nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce w rozumieniu art. 11 Rozporządzenia 282/2011, gdy brak jest odpowiedniej struktury personalno-technicznej umożliwiającej samodzielne działanie i kontrolę; w efekcie usługi świadczone na jej rzecz nie podlegają opodatkowaniu w Polsce, a faktury nie muszą być wystawiane przez KSeF.

Dla usług licencji ograniczonej czasowo i usług utrzymania, obowiązek podatkowy w VAT powstaje w momencie otrzymania płatności lub z upływem okresu rozliczeniowego, zgodnie z art. 19a ust. 3 i 8 ustawy o VAT. Usługi te są rozliczane według ustalonych płatności jednorazowych bądź okresowych.

Zagraniczny podatnik nie posiada na terytorium Polski stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej dla celów VAT, jeżeli brak jest struktur personalnych i technicznych umożliwiających samodzielne prowadzenie działalności w sposób niezależny. W konsekwencji, usługi na rzecz takiego podatnika podlegają opodatkowaniu w kraju siedziby. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie znajduje

Hiszpańska spółka z oddziałem w Polsce, świadcząca usługi ubezpieczeniowe zwolnione z VAT na terenie innych państw członkowskich UE, nie jest zobowiązana do wystawiania faktur w Polsce na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, nawet po wprowadzeniu obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych od 2026 r. Jest to konsekwencja zwolnienia z VAT w państwie świadczenia usługi.