Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (dalej: KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotknie początkowo największych podatników VAT (od 1 lutego 2026 r.), ale już od 1 kwietnia 2026 r. obejmie pozostałych podatników VAT (z kilkoma wyjątkami). W publikacji przedstawiamy, w jaki sposób będzie przebiegał proces wystawiania faktur w obowiązkowym

Podatnik ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur wystawionych niezgodnie z obowiązkiem użycia KSeF, pod warunkiem spełnienia ogólnych przepisów VAT, a wystawienie faktur poza KSeF samo w sobie nie stanowi negatywnej przesłanki wyłączającej prawo do odliczenia tego podatku.

Cena jednostkowa netto towaru musi być wykazywana na fakturach z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, co zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT oznacza, że podlega zaokrągleniu do pełnych groszy, niezależnie od możliwości technicznych systemów fakturowych.

W kontekście KSeF, data wystawienia faktury ustrukturyzowanej tożsama z datą w polu P_1 jest kluczowa dla przeliczeń walutowych i uznawana za oficjalną datę wystawienia, niezależnie od terminu jej przesyłki do systemu.

Podatnik nieposiadający w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, w rozumieniu przepisów o VAT, nie jest zobowiązany do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r., zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT.

Odbiór faktury przez finalnego nabywcę węglowego za pomocą KSeF, zgodnie z art. 31a ust. 3i ustawy o podatku akcyzowym, spełnia wymóg złożenia oświadczenia niezbędnego do zwolnienia z akcyzy na wyroby węglowe.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych poza KSeF przysługuje podatnikowi w przypadku, gdy są spełnione wszystkie przesłanki pozytywne określone w ustawie o VAT, a także nie występują przesłanki negatywne z art. 88. Wystawienie faktury poza KSeF nie stanowi samo w sobie przeszkody wyłączającej prawo do odliczenia podatku.

Faktury zaliczkowe powinny odzwierciedlać wartość usług przypadającą na odpowiedni okres rozliczeniowy. Zmiana umowy wpływająca na przyszłe wynagrodzenie nie wymaga korekty faktur zaliczkowych, a ostatnia faktura zaliczkowa zamykająca całą transakcję powinna zawierać numery poprzednich faktur dotyczących tego okresu rozliczeniowego.

W sprawie ustalenia praw do odliczenia podatku VAT naliczonego i obowiązków korygujących związanych z przeniesieniem działalności Oddziału Dystrybucja na Spółkę Przejmującą, organ podatkowy uznał, że Spółka Przejmująca na mocy sukcesji generalnej wstępuje we wszystkie prawa i obowiązki, które powstaną w dniu podziału lub później, w tym obowiązki korekty podatku wynikającego z faktur korygujących.

Dokumenty rozliczeniowe wysyłane przez Spółkę, nie oznaczone jako faktury VAT oraz wysyłane równolegle z wprowadzeniem faktur do KSeF, nie są uznawane za faktury VAT i nie nakładają na Spółkę obowiązku rozliczania VAT na podstawie art. 108 ustawy o VAT.

W okresie, gdy KSeF jest fakultatywny, jednostka samorządu terytorialnego może zdecydować, że tylko wybrane jej jednostki organizacyjne będą wystawiały i odbierały faktury w ramach KSeF, zgodnie z indywidualną akceptacją kontrahentów, nie wiążąc tej zgody z całą JST.

Sejm zakończył prace nad ustawą wprowadzającą zmiany w zakresie stosowania obowiązkowego KSeF. Zostało potwierdzone etapowe wejście w życie KSeF (od 1 lutego 2026 r., od 1 kwietnia 2026 r. i od 1 stycznia 2027 r.). Ponadto umożliwiono wystawianie w KSeF faktur dla konsumentów oraz faktur z załącznikami. Każdy podatnik będzie mógł wybrać wystawianie faktur w trybie offline24.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) nie wymaga umieszczania kursu walutowego, a faktura może zawierać informacje o kwotach niepodlegających opodatkowaniu VAT. Korekty tych kwot w KSeF mogą być dokonywane za pomocą faktur korygujących, które powinny odnosić się jedynie do faktury pierwotnej.

Faktury ustrukturyzowane wystawiane na rzecz zagranicznych kontrahentów poprzez Krajowy System e-Faktur mogą być sporządzane w całości lub częściowo w języku obcym, pod warunkiem, że wszystkie wymagane przepisami prawa elementy zostaną zachowane, a zawartość faktury odpowiada informacji przekazanej w formacie XML do systemu.

Brak stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce oraz brak obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez użyciu KSeF.

Prawo do korekty podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym Spółka wystawiła fakturę korygującą „in minus” w KSeF, bez obowiązku posiadania dokumentacji, o której mowa w art. 29a ust. 13 ustawy.

Prawa do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF z tytułu świadczonych usług lub dostaw towarów na rzecz konsumentów.

Dokumentowania wewnątrzwspólnotowego przesunięcia własnych towarów podlegającego opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na podstawie art. 13 ust. 3 ustawy o VAT na podstawie faktury wystawionej w systemie KSeF, rozpoznania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług na dotychczasowych zasadach, tj. w momencie wystawienia faktury oraz udostępniania faktur wystawionych w KSeF w Państwa wewnętrznej

Zatem, skoro Państwa Spółka nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, to zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT w brzmieniu nadanym ustawą zmieniającą Spółka nie będzie miała od 1 lipca 2024 r. obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Przy ustalaniu momentu powstania przychodu i kosztu udokumentowanego fakturą ustrukturyzowaną należy brać pod uwagę art. 106na ustawy o VAT, który w sposób szczególny ustala moment wystawiania takich faktur. Takie stanowisko potwierdził MF w odpowiedzi udzielonej redakcji „MONITORA księgowego”.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych w kolumnie 3 pkpir „Nr dowodu księgowego” podatnik powinien wpisywać numer faktury nadany przez jej wystawcę, a nie numer wygenerowany przez KSeF. Potwierdził to MF w odpowiedzi udzielonej na pytanie redakcji „MONITORA księgowego”.