Od 1 lutego 2026 r. do wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz faktur w trybach offline stosujemy strukturę logiczną FA(3). W opracowaniu przedstawiamy proces korygowania takich faktur wystawianych w formie elektronicznej przy zastosowaniu struktury logicznej FA(3).

Faktura korygująca fakturę w postaci papierowej, wystawioną przed 1 kwietnia 2026 roku i nieposiadającą numeru identyfikacyjnego KSEF, winna pozostawić puste pole 'numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur', z wyłączeniem wskazań numeru własnego czy dowolnego ciągu znaków.

Wydanie klientowi wizualizacji faktury ustrukturyzowanej bez pełnego lub prawidłowego oznakowania poza KSeF stanowi fakturę z art. 108 ustawy o VAT, co może prowadzić do obowiązku zapłaty podatku VAT, jednak sytuacja taka może zostać skorygowana poprzez wystawienie odpowiednich faktur korygujących.

Podatnik nie może odliczać całości podatku naliczonego z faktur, które nie uwzględniają znanych mu rabatów w momencie otrzymania. Obowiązek korekty odliczenia powstaje w momencie otrzymania faktury korygującej dokumentującej rabat, a nie w okresie jej otrzymania.

Podatnik ma prawo do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku VAT na podstawie faktur korygujących wystawionych poza KSeF za okres, w którym uzyska potwierdzenie odbioru od nabywcy krajowego, lecz nie jest to wymagane w przypadku faktur korygujących wystawianych wobec nabywców zagranicznych.

Wystawienie zbiorczych faktur korygujących, odnoszących się do całości dostaw w określonym okresie i bez konieczności szczegółowego wyszczególniania pozycji towarowych, jest zgodne z art. 106j ust. 3 ustawy o VAT, szczególnie w kontekście przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur.

Dopuszczalne jest wystawienie ustrukturyzowanych faktur korygujących w systemie KSeF, które odnoszą się wyłącznie do końcowej wartości netto pierwotnej faktury, bez konieczności korekty wszystkich linii faktury z osobna, w przypadku udzielonego skonta za wcześniejszą zapłatę.

Korekta kosztów uzyskania przychodów wynikająca z otrzymanego bonusu powinna być dokonana na bieżąco w okresie otrzymania faktury korygującej, zaś przychód z tytułu bonusu należy rozpoznać w momencie otrzymania informacji o jego przyznaniu i wartości, stanowiącym wykonanie usługi w rozumieniu art. 12 ust. 3a ustawy o CIT.

Udostępnienie faktury korygującej klientowi w ramach platformy elektronicznej z powiadomieniem e-mail nie spełnia wymogu udokumentowanej próby doręczenia dla celów obniżenia podstawy opodatkowania bez uzyskania potwierdzenia odbioru przez nabywcę towaru lub usługi.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT z faktur korygujących wystawionych na skutek Korekt zwiększających, o ile spełnione są pozostałe ustawowe warunki związku rozliczanego podatku z czynnościami opodatkowanymi.

Błędne lub niepełne dane jednostki organizacyjnej JST wykazywanej jako podmiot trzeci na fakturze w KSeF winny być skorygowane poprzez fakturę korygującą zmieniającą te dane, bez potrzeby wystawiania faktury do zera, jeśli dane nabywcy są prawidłowe.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur zakupu udostępnionych poza KSeF, gdy spełnione są wszystkie warunki materialne i formalne dla podatku odliczanego, zgodnie z art. 86 ust. 1 i nie występują przesłanki wyłączenia z art. 88 ustawy o VAT.

Przeniesienie kosztów badań UDT powinno być udokumentowane fakturą VAT. Przeniesienie opłat za zajęcie pasa drogowego musi być również dokumentowane fakturą. Koszty związane z opłatami administracyjnymi, znaczkami pocztowymi, gospodarowaniem odpadami i polisami ubezpieczonymi można przenosić notą księgową jako niepodlegające VAT. Zwolnienie z VAT zarządzania nieruchomościami jest możliwe wyłącznie

Usługi pośrednictwa w obrocie nieruchomościami położonymi poza terytorium kraju, powierzonymi przez polskiego podatnika VAT, podlegają opodatkowaniu w miejscu położenia nieruchomości zgodnie z art. 28e ustawy o VAT, a faktury za takie usługi mogą być korygowane w zakresie stawki VAT zgodnie z art. 106j ustawy.

W przypadku otrzymania faktury korygującej „in minus”, korektę podstawy opodatkowania dla ulgi na złe długi należy rozliczać przy użyciu ogólnych zasad korygowania zobowiązań podatkowych, poprzez korektę złożonego zeznania – art. 81 Ordynacji podatkowej. Bieżące rozliczenie powinno uwzględniać efekt w okresie otrzymania faktury korygującej.

Połączenie spółek poprzez przejęcie nie wywołuje obowiązku podatkowego na gruncie VAT, a spółka przejmująca wstępuje z dniem połączenia we wszystkie prawa i obowiązki podatkowe spółki przejmowanej, z wyłączeniem uprawnienia do wystawiania not korygujących, które są uchylone od 1 lutego 2026 roku.

W przypadku faktur korygujących dla transakcji mediów w trybach offline, korekty podatkowe dokonuje się za okres, w którym faktura została przesłana do KSeF, chyba że faktura została udostępniona nabywcy poza systemem, wówczas korekta następuje w okresie jej wystawienia.

Podatnik jest zobowiązany do korekty odliczenia podatku naliczonego na skutek prawomocnego odstąpienia od umowy sprzedaży, niezależnie od dostarczenia faktur korygujących przez sprzedawcę.

Korekty VAT in minus dla transakcji wskazanych w art. 29a ust. 15 pkt 3 ustawy o VAT dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym faktura korygująca została przesłana do KSeF, jeśli została udostępniona nabywcy za jego pośrednictwem, zgodnie z brzmieniem art. 29a ust. 13c ustawy o VAT.

Podatnik, który udostępnia fakturę korygującą w trybach offline (offline24, awaryjnym, niedostępności systemu) przez KSeF, dokonuje korekty w okresie jej przesłania do KSeF, natomiast dla faktur udostępnionych poza KSeF korektę dokonuje się w okresie wystawienia faktury.

Faktura zawierająca omyłki skutkujące zawyżeniem podstawy opodatkowania uniemożliwia pełne odliczenie VAT. Korektę VAT dokonuje się na bieżąco lub "wstecz", co zależy od rodzaju omyłki i przepisów art. 86 ustawy o VAT. Uznanie momentu zmniejszenia VAT wymaga m.in. odniesienia do art. 86 ust. 19a.

Korekty podstawy opodatkowania w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów spowodowane niedoborem lub nadwyżką towarów winny być rozliczane w okresie powstania pierwotnego obowiązku podatkowego. Do przeliczeń wartości korekt stosuje się kurs walutowy przyjęty przy rozliczeniu transakcji pierwotnej, tj. "kurs historyczny".

W przypadku wskazania błędnych danych odbiorcy jednostki samorządu terytorialnego na fakturze w Krajowym Systemie e-Faktur, korekty dokonuje się poprzez wystawienie faktury korygującej do zera oraz nowej faktury z poprawnymi danymi, co jest niezbędne dla poprawności systemowej.