Dane sprzedawcy na fakturze ustrukturyzowanej muszą odzwierciedlać zarówno tożsamość podatnika, jak i aktywność gospodarczą prowadzoną na terenie Polski. Prawidłowo wystawiona faktura może zawierać dane zarówno spółki macierzystej, jak i jej oddziału, o ile umożliwia jednoznaczną identyfikację podatnika oraz spełnia wymogi formalne dotyczące struktury faktury.

Faktury wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur, które spełniają inne formalne wymogi przepisów podatkowych, mogą być podstawą do uznania wydatków nimi udokumentowanych za koszty uzyskania przychodów na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych.

Podmiotowi występującemu jako czynny podatnik VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wydanych niewłaściwie poza KSeF, jeśli spełnione są wszystkie istotne warunki materialne, a faktura odzwierciedla rzeczywiste przebieg transakcji; odliczenie możliwe jest od okresu, w którym spełniono wymogi formalne oraz formalno-techniczne faktury.

Spółka mająca siedzibę w USA, działająca jako główny dystrybutor dóbr w Polsce, która nie dysponuje na terytorium Polski wystarczającą i odpowiednio trwałą strukturą personalno-technologiczną, zgodnie z przepisami oraz orzecznictwem TSUE, nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce i nie jest zobowiązana do stosowania KSeF.

Spółka brytyjska, nieposiadająca w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nie jest zobowiązana do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy także kontrahenta samofakturującego na rzecz takiej spółki, gdy żadna ze stron nie ma stałego miejsca działalności w Polsce.

W przypadku gdy przekazywane środki pieniężne nie stanowią zapłaty za fakturę VAT, lecz są jedynie rozliczeniem z użytkownikami, obowiązek umieszczania numeru KSeF w tytule przelewów nie występuje na mocy art. 108g ustawy o VAT.

Świadczenie usług programistycznych na rzecz zdecentralizowanego systemu X, pomimo jego anonimowości i braku tradycyjnej struktury kontrahenta, stanowi odpłatne świadczenie usług opodatkowane VAT, z miejscem świadczenia w Polsce, zgodnie z zasadą ogólną z art. 28c ustawy o VAT.

Kosztami uzyskania przychodów mogą być wydatki dokumentowane fakturami wystawionymi bez użycia KSeF, o ile spełniają definicję z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, a w szczególności są związane z przychodami oraz właściwie udokumentowane, niezależnie od formy wystawionych faktur.

Spółka zagraniczna nieposiadająca stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, realizująca czynności zdalnie i za pośrednictwem biura wirtualnego, nie jest zobowiązana do wystawiania ani przyjmowania faktur przez Krajowy System e-Faktur.

Podatnikom świadczącym usługi marketingowe i tłumaczeniowe za pośrednictwem platform internetowych od 1 kwietnia 2026 r. nie przysługuje zwolnienie z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, o ile posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy VAT.

Małoletni podatnik VAT, który ukończył 13 lat, zobowiązany jest do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF, przy czym czynności faktyczne i organizacyjne mogą być realizowane z udziałem przedstawiciela ustawowego, po uzyskaniu odpowiednich uprawnień.

Spółka A. GmbH, nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu art. 11 Rozporządzenia 282/2011, co zwalnia ją z obowiązku wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT.

GmbH nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co znosi obowiązki dotyczące KSeF; Retrofit stanowi świadczenie kompleksowe, opodatkowane według zasad odwrotnego obciążenia.

Prawo podatnika do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych wbrew obowiązkowi poza KSeF przysługuje, pod warunkiem że spełnione zostaną pozostałe warunki materialne. Rozliczenie takie nie obliguje do korekty dachowań przy późniejszym otrzymaniu faktury za pośrednictwem KSeF.

Sprzedaż towarów przez zagraniczną spółkę z magazynu w Polsce nie stanowi stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej dla celów VAT, gdy kontrola nad zapleczem jest ograniczona do usług third-party. Natomiast świadczenie usług wsparcia przez polski oddział spółki tworzy takie miejsce dla celów podatkowych, podlegając obowiązkom e-Faktur KSeF.

Pomimo obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur do wystawiania faktur, nabywca, który otrzymał fakturę poza tym systemem, nadal zachowuje prawo do odliczenia VAT naliczonego, o ile spełnione są inne wymagane warunki, a wystawca faktury, a nie nabywca, jest podmiotem, na którym ciąży ewentualna sankcja za niedochowanie formy faktury ustrukturyzowanej.

Rozliczenia w ramach umowy konsorcjum między jego członkami, nie będące świadczeniem usług na rzecz innych członków, nie podlegają VAT i nie wymagają fakturowania. Powinny być dokumentowane innymi dokumentami księgowymi.

Spółka czeska, będąca podatnikiem VAT w Polsce, nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, a tym samym nie jest objęta obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych poprzez Krajowy System e-Faktur na podstawie art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT.

Podmiot, który nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, nie jest zobowiązany do używania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do wystawiania i odbierania faktur.

Spółka zagraniczna, nieposiadająca na terytorium Polski stałego miejsca prowadzenia działalności, nie jest zobligowana do korzystania z KSeF. W przypadku braku e-faktur, prawo do odliczenia VAT nadal przysługuje, o ile spełnione są przesłanki związane z obecnością związku z działalnością opodatkowaną.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF bez konieczności dokonywania korekty struktury JPK_V7M, pod warunkiem, że faktury te spełniają formalne i materialne wymogi odliczenia VAT.

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej w ramach procedury samofakturowania wymaga wcześniej uzyskania akceptacji jej treści przez sprzedawcę w formacie XML przed przesłaniem jej do KSeF, w przeciwnym razie faktura taka nie uprawnia do odliczenia podatku VAT.

Nietransakcyjna wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega obowiązkowi wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), a dokumentowanie za pomocą faktur pro forma jest niezgodne z wymogami ustawy o VAT.

Podatnik VAT nie jest zobowiązany do wystawiania faktur (w tym ustrukturyzowanych) dla sprzedaży usług zwolnionych od podatku VAT, chyba że nabywca zgłosi żądanie ich wystawienia w terminie trzech miesięcy od zakończenia miesiąca dostawy towaru lub wykonania usługi, zgodnie z art. 106b ust. 2 i 3 ustawy o VAT.