Prawo do odliczenia VAT naliczonego nie zostaje wyłączone przez niewłaściwą formę wystawienia faktur, które uzasadniają rzeczywiste czynności opodatkowane, pomimo obowiązku stosowania KSeF; o ile spełnione są materialne przesłanki odliczenia.

Podatnik VAT jest uprawniony do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych wystawionych poza KSeF, o ile faktury te dokumentują faktyczne transakcje opodatkowane i spełnione są wszystkie pozostałe warunki do odliczenia VAT przewidziane w ustawie o VAT.

Faktura wystawiona poza KSeF zachowuje charakter księgowy i umożliwia podatnikowi zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodu, o ile spełnia wymogi formalno-prawne, a poniesiony wydatek pozostaje w związku z działalnością gospodarczą zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT.

Odliczenie podatku naliczonego z faktur wystawionych poza Krajowym Systemem e-Faktur, a mimo ciążącego obowiązku jego użycia, jest możliwe, gdy faktury dokumentują rzeczywiste transakcje i nie zaistniały przesłanki negatywne z art. 88 ustawy o VAT.

Spółka niemiecka, korzystająca z usług magazynowych i logistycznych podmiotu trzeciego w Polsce, nie posiada na terytorium Polski stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu art. 11 Rozporządzenia 282/2011 oraz art. 28b ust. 2 ustawy o VAT, przez co nie jest zobowiązana do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 roku.

Spółka niemiecka nie posiada na terytorium Polski stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu art. 11 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Rady oraz art. 28b ust. 2 ustawy o VAT, co wyklucza obowiązek wystawiania od 1 kwietnia 2026 r. faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF.

Faktura wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, spełniająca wymogi dokumentacyjne Ustawy VAT, może stanowić podstawę do zaliczenia wydatku w koszty uzyskania przychodów na gruncie Ustawy CIT, nawet jeśli wystawiono ją wbrew obowiązkowi korzystania z KSeF.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF, jeśli spełnione są warunki materialne VAT, mimo obowiązku wystawienia faktur w KSeF.

Faktury zakupowe wystawione bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy spełnieniu pozostałych warunków materialnych, nie pozbawiają podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż ich wystawienie bez KSeF nie stanowi negatywnej przesłanki wymienionej w art. 88 ustawy o VAT.

Wystawienie faktur zakupowych poza Krajowym Systemem e-Faktur, choć wbrew obowiązkowi, nie pozbawia czynnika prawa do odliczenia VAT naliczonego, pod warunkiem spełnienia materialnoprawnych przesłanek związanych z opodatkowanym wykorzystaniem nabytych towarów i usług.

Wystawienie faktur poza Krajowym Systemem e-Faktur nie skutkuje utratą prawa do odliczenia podatku naliczonego, jeśli podatnik spełnia inne warunki przewidziane w ustawie o VAT dotyczące czynności opodatkowanych.

Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, które pomimo obowiązkowego wystawienia w KSeF były przekazane poza systemem, pod warunkiem spełnienia materialnych przesłanek odliczenia. W przypadku faktur otrzymanych wyłącznie w formie wizualizacji bez numeru KSeF, odliczenie nie przysługuje, co czyni część stanowiska wnioskodawcy nieprawidłowym.

Faktura zakupowa dostarczona poza KSeF, wystawiona w trybie offline24 lub podczas niedostępności KSeF, stanowi fakturę elektroniczną po przesłaniu jej do KSeF i może uprawniać do odliczenia podatku dopiero po przydzieleniu numeru identyfikującego tej fakturze w KSeF.

Podatnik ma prawo do odliczenia VAT wynikającego z faktur wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, pod warunkiem spełnienia pozostałych warunków odliczenia. Prawo to powstaje z chwilą faktycznego otrzymania faktury, nie później niż moment wystąpienia obowiązku podatkowego.

Otrzymanie faktury wystawionej poza KSeF nie wyklucza prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przesłanek odliczenia określonych w art. 86 ustawy VAT, a brak ujęcia faktury w KSeF nie stanowi przesłanki negatywnej z art. 88 tejże ustawy.

Dopuszczalne jest odliczenie podatku naliczonego na podstawie faktur otrzymanych poza Krajowym Systemem e-Faktur, o ile faktura odzwierciedla faktycznie realizowaną transakcję, pozostając w zgodzie z art. 86 ustawy o VAT, a jej późniejsze ewentualne przesłanie do KSeF pozostaje bez wpływu na powstanie prawa do odliczenia.

Spółka zagraniczna, nie dysponując w Polsce wystarczającym zapleczem personalnym i technicznym umożliwiającym faktyczne prowadzenie działalności gospodarczej, nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski, co zwalnia ją z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych bez użycia KSeF, jeżeli spełnione są przesłanki odliczenia wskazane w art. 86 ustawy o VAT, a sama faktura odwzorowuje rzeczywiste zdarzenia gospodarcze i nie narusza negatywnych przesłanek z art. 88 tej ustawy.

Dla usług licencji ograniczonej czasowo i usług utrzymania, obowiązek podatkowy w VAT powstaje w momencie otrzymania płatności lub z upływem okresu rozliczeniowego, zgodnie z art. 19a ust. 3 i 8 ustawy o VAT. Usługi te są rozliczane według ustalonych płatności jednorazowych bądź okresowych.

W przypadku faktur korygujących dla transakcji mediów w trybach offline, korekty podatkowe dokonuje się za okres, w którym faktura została przesłana do KSeF, chyba że faktura została udostępniona nabywcy poza systemem, wówczas korekta następuje w okresie jej wystawienia.

Podatnik nabywający używane samochody w procedurze VAT-marża, nie ma prawa odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z usługami nabycia, gdyż są one częścią ceny nabycia. Jednocześnie, od 1 kwietnia 2026 r., podatnik ma obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych na rzecz rolników ryczałtowych, a nie dla osób fizycznych nieprowadzących działalności.

Podatnik, który otrzymuje faktury spoza KSeF, mimo ustawowego obowiązku ich wystawienia w formie ustrukturyzowanej, nie traci prawa do odliczenia podatku naliczonego, o ile faktury te dokumentują faktyczne transakcje gospodarcze i spełnione są materialne warunki dla odliczenia VAT naliczonego.

Faktury otrzymane poza KSeF, przy założeniu rzeczywistej transakcji i spełnienia przesłanek odliczenia, uprawniają do odliczenia VAT naliczonego od daty ich faktycznego otrzymania.

Podatnik, korzystający ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 113 ustawy o VAT, jest zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF od 1 lutego 2026 r., zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT, i nie może ograniczyć się jedynie do wystawiania rachunków.