Spółka niemiecka, nie posiadając w Polsce wystarczającej struktury personalno-technicznej ani kontroli nad lokalnym zapleczem dostawców, nie tworzy stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce w rozumieniu przepisów ustawy o VAT i rozporządzenia UE nr 282/2011, co zwalnia ją z obowiązku wystawiania faktur przez Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Podatnik, nieposiadający na terytorium Polski odpowiedniej struktury personalnej i technicznej, nie prowadzi tam stałego miejsca działalności gospodarczej, co wyklucza obowiązek wystawiania lub odbierania faktur przez Krajowy System e-Faktur na podstawie art. 106ga ustawy o VAT.

Spółka zagraniczna nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, jeśli nie dysponuje lokalną infrastrukturą personalną i techniczną ani kontrolą nad działalnością powiązanych podmiotów. Wobec tego, nie jest zobowiązana do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur.

Nabywcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych poza Krajowym Systemem e-Faktur, gdy spełnione są wszystkie materialne warunki odliczenia, a faktury odzwierciedlają rzeczywiste transakcje gospodarcze, pomimo obowiązku ich wystawienia w KSeF po stronie sprzedawcy.

Faktury Zakupowe wystawione wbrew obowiązkowi KSeF mogą zostać uznane za prawidłowy dowód księgowy i stanowić podstawę do uznania kosztu uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób prawnych, pod warunkiem spełnienia przesłanek art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Spółka A nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, co skutkuje opodatkowaniem usług świadczonych na jej rzecz w Niemczech oraz zwalnia ją z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Wizualizacja PDF faktury ustrukturyzowanej, jako dokument towarzyszący, nie może różnić się od jej wersji ustrukturyzowanej z systemu KSeF w sposób wprowadzający w błąd odbiorcę co do jednolitości transakcji, gdyż może to skutkować uznaniem jej za odrębną fakturę i podwójną odpowiedzialnością podatkową zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

Podatnik, działający jako czynny podatnik VAT, jest uprawniony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia KSeF, pod warunkiem, że faktura dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze i spełnia pozostałe warunki odliczenia określone w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza Krajowym Systemem e-Faktur nie jest wykluczone, o ile faktury te odzwierciedlają rzeczywiste transakcje gospodarcze oraz spełnione są materialne i formalne przesłanki wskazane w ustawie o VAT.

Polski oddział zagranicznego przedsiębiorstwa nie spełnia kryteriów stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie świadczenia międzynarodowego transportu lotniczego i nie jest zobowiązany do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur przy wystawianiu faktur za usługi transportowe, będąc jedynie wsparciem administracyjnym.

Wydatki spełniające definicję kosztów uzyskania przychodów, udokumentowane fakturami wystawionymi poza KSeF, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów na gruncie CIT, pod warunkiem spełnienia wszystkich innych przesłanek podatkowych, niezależnie od naruszenia obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Wizualizacje PDF faktur, jeśli nie są w pełni zgodne z danymi z faktur ustrukturyzowanych w KSeF, mogą zostać uznane za odrębne faktury, co powoduje obowiązek zapłaty VAT wynikającego z tych dokumentów jako tzw. pustych faktur.

Podatnik posiada prawo do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej poza KSeF, jeśli spełnione są materialne przesłanki odliczenia, niezależnie od późniejszego przesłania faktury w KSeF.

Wizualizacje faktur PDF przesyłane kontrahentom mogą zostać uznane za odrębne faktury, jeśli nie są w pełni zgodne merytorycznie z danymi zawartymi w fakturach ustrukturyzowanych w KSeF, co rodzi obowiązek zapłaty podatku VAT zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

W sytuacji, gdy Spółka uzyska po terminie płatności informację, że klient jest podatnikiem VAT, i wskaże na fakturze jako datę wystawienia dzień przypadający terminowi płatności, przesyłając ją do KSeF w następnym dniu roboczym po wytworzeniu, dochowuje normatywnych zasad fakturowania ustrukturyzowanego.

Premie pieniężne wypłacane przez podatnika pośrednikom w celu ich dalszego przekazania detalistom nie stanowią wynagrodzenia za świadczenie usług opodatkowane VAT, lecz kwalifikują się jako rabaty pośrednie obniżające podstawę opodatkowania, zgodnie z art. 29a ust. 10 pkt 1 ustawy VAT.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza systemem KSeF, pomimo obowiązku ich wystawienia w tym systemie, jeśli faktury te odzwierciedlają faktyczne transakcje związane z czynnościami opodatkowanymi.

Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych bez użycia KSeF pod warunkiem dokumentacji rzeczywistych transakcji gospodarczych, pomimo formalnych niedociągnięć związanych z obowiązkiem scentralizowanego fakturowania.

Podatnik emitujący faktury zakupowe w formie papierowej lub elektronicznej, niekorzystające z KSeF, przy spełnieniu warunków materialnych oraz związku z działalnością opodatkowaną, ma prawo do odliczenia podatku VAT z tych faktur, nawet wbrew formalnemu obowiązkowi ich wystawiania w systemie KSeF.

Dopuszczalne jest wystawienie ustrukturyzowanych faktur korygujących w systemie KSeF, które odnoszą się wyłącznie do końcowej wartości netto pierwotnej faktury, bez konieczności korekty wszystkich linii faktury z osobna, w przypadku udzielonego skonta za wcześniejszą zapłatę.

Faktury wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur mogą być podstawą do odliczenia podatku VAT, jeśli dokumentują rzeczywiste transakcje i inne warunki materialne są spełnione, mimo że formalnie nie są uznawane za prawidłowo wystawione. Jednakże od 2027 roku nieprawidłowe wystawianie może skutkować sankcjami administracyjnymi.

Podatnik ma prawo do odliczenia VAT z faktur wydanych poza KSeF, przy spełnieniu pozostałych warunków, niezależnie od późniejszego wprowadzenia faktury do KSeF, jednakże momentem odliczenia VAT z e-faktur jest data przypisana w KSeF.

Otrzymanie przez podatnika czynnego faktury poza KSeF nie wyłącza prawa do odliczenia VAT naliczonego, o ile spełnione są przesłanki materialne, a późniejsze wystawienie faktury w KSeF przez dostawcę nie wymusza korekty JPK_V7M.

Wydatki udokumentowane fakturami zakupowymi wystawionymi poza Krajowym Systemem e-Faktur, spełniające definicję kosztów uzyskania przychodów zgodnie z ustawą o CIT, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów również po wprowadzeniu obowiązku stosowania KSeF.