Faktura zakupowa wystawiona poza systemem Krajowego Systemu e-Faktur, o ile spełnia wymogi formalne oraz potwierdza rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, może stanowić podstawę do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o CIT.

Brak wystawienia faktur przez KSeF nie wyklucza zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jeśli spełnione są ogólne warunki dla uznania wydatków za koszty podatkowe zgodnie z ustawą o CIT.

Podatnik, przekraczający pułap sprzedaży 200 000 000 zł w okresie precyzowanym ustawowo, zobligowany jest do stosowania systemu KSeF do wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1 lutego 2026 roku. Bariery techniczne nie uzasadniają odstąpienia od tego wymogu, o ile ustawodawca nie przewidział stosownych form awaryjnych. Ponadto, nie istnieje obowiązek przesyłania do KSeF faktur w formie elektronicznej

Brak wystawienia faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur nie stanowi samodzielnej przesłanki wykluczającej możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli faktura ta spełnia wszystkie wymogi dowodu księgowego oraz przesłanki określone w ustawie o CIT.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, nawet gdy zostały one wystawione poza KSeF, o ile spełnione są pozostałe warunki uprawniające do odliczenia i faktury potwierdzają rzeczywiste transakcje.

Faktury wystawione poza KSeF mogą stanowić podstawę do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o ile dokumentują rzeczywiste zdarzenia gospodarcze i spełniają wymogi prawa rachunkowego, niezależnie od naruszeń formalnych wynikających z ustawy o VAT.

Faktury dokumentujące rzeczywiste zdarzenia gospodarcze mogą być uznane za podstawę dla rozpoznania kosztów uzyskania przychodów, niezależnie od formy wystawienia, o ile spełnione są warunki wynikające z art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT; techniczne wymogi KSeF mają autonomiczne zastosowanie na gruncie Ustawy o VAT i nie wpływają na przepisy dotyczące CIT.

Nabywcy przysługuje prawo do odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSeF, jeśli spełnione są materialne przesłanki odliczenia, a prawo to powstaje z chwilą faktycznego otrzymania faktur. Wystawienie faktur poza KSeF nie wyklucza prawa do odliczenia, gdyż nie jest wymienione w przesłankach negatywnych art. 88 ustawy o VAT.

Podatnik VAT, także zwolniony podmiotowo, jest zobowiązany, na żądanie nabywcy, do wystawiania faktur, a nie rachunków za usługi najmu. Od 1 kwietnia 2026 r. dokumentacja usług najmu wymaga użycia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nawet dla podatników zwolnionych, jeśli wartość transakcji przekracza 10 000 zł.

Podatnik będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi wystawionymi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), pod warunkiem spełnienia innych przesłanek uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych.

Dopuszczalne jest uznanie za koszty uzyskania przychodów wydatków dokumentowanych fakturami wystawionymi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli spełniają ogólne przesłanki przewidziane w ustawie o CIT.

Czynnym podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT wystawionych niezgodnie z obowiązkiem użycia Krajowego Systemu e-Faktur, o ile spełnione są pozostałe przesłanki odliczenia, bez potrzeby korygowania struktury JPK_V7M przy ponownym otrzymaniu faktury ustrukturyzowanej.

Faktury wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), spełniające wymagane prawem wymogi, mogą stanowić podstawę uniemożliwiającą zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych. Forma techniczna tych faktur nie wpływa na ich skutki podatkowe.

Wydatki udokumentowane fakturami zakupowymi wystawionymi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli spełniają kryteria z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w tym związek z przychodem, udokumentowanie i brak wyłączenia przepisami podatkowymi.

Prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT nie może być ograniczone wyłącznie z powodu wystawienia faktury z pominięciem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), jeżeli faktura spełnia przesłanki materialne odliczenia podatku wynikające z ustawy o VAT.

Podatnik ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi wystawionymi poza KSeF, jeśli spełniają one inne wymogi formalne i materialne przewidziane przez ustawę o rachunkowości i potwierdzają rzeczywiste transakcje gospodarcze.

Podatnikowi VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, jeśli fakty te odzwierciedlają rzeczywiste transakcje gospodarcze, a towary i usługi służą czynnościom opodatkowanym.

Kosztami uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, są wydatki dokumentowane fakturami, nawet jeśli wystawione zostały poza KSeF, pod warunkiem ich materialnej zgodności z wymogami ustawy.

Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur wystawionych mimo obowiązku poza KSeF przysługuje, pod warunkiem spełnionych przesłanek odliczenia, w okresie powstania obowiązku podatkowego po stronie dostawcy oraz momentu otrzymania faktury przez nabywcę.

Podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur nieustrukturyzowanych, poza KSeF, o ile spełnione są warunki materialne do odliczenia i transakcje są rzeczywiste, bez wymogu korygowania JPK_V7M przy późniejszym wprowadzeniu faktury do KSeF.

Podatnik może odliczyć podatek VAT z faktur wystawionych bez użycia systemu KSeF, o ile dokumentują one rzeczywiste zdarzenia gospodarcze i spełnione są ogólne warunki odliczenia VAT, określone w art. 86 i art. 88 ustawy o VAT.

Faktura korygująca fakturę w postaci papierowej, wystawioną przed 1 kwietnia 2026 roku i nieposiadającą numeru identyfikacyjnego KSEF, winna pozostawić puste pole 'numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur', z wyłączeniem wskazań numeru własnego czy dowolnego ciągu znaków.

W przypadku sprzedaży usług zwolnionych z VAT, podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury, w tym faktury ustrukturyzowanej w KSeF, o ile odbiorca usługi nie zażąda jej w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano usługę.

Wydanie klientowi wizualizacji faktury ustrukturyzowanej bez pełnego lub prawidłowego oznakowania poza KSeF stanowi fakturę z art. 108 ustawy o VAT, co może prowadzić do obowiązku zapłaty podatku VAT, jednak sytuacja taka może zostać skorygowana poprzez wystawienie odpowiednich faktur korygujących.