Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur wystawionych niezgodnie z obowiązkiem KSeF, o ile faktury te dokumentują rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, odzwierciedlają transakcje podlegające opodatkowaniu i spełnione są pozostałe przesłanki odliczenia podatku VAT.

Poczynając od 1 lutego 2026 r., obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur dotyczy zarówno podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych, jednakże obowiązek ten powstaje jedynie w przypadku, gdy nabywca wyraża żądanie ich wystawienia zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT.

Podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej "do zera" oraz ponownie nowej faktury z prawidłowym NIP, ujmując te dokumenty w okresie, w którym powstała pierwotna obowiązek podatkowy; działanie to nie skutkuje powstaniem zaległości podatkowej.

Faktury zakupowe wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), które spełniają wymogi dla faktur zwykłych, umożliwiają zaliczenie udokumentowanych nimi wydatków do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, nawet mimo obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Jeżeli faktura ustrukturyzowana zawiera błędny numer NIP, konieczne jest wystawienie faktury korygującej do zera oraz nowej faktury z prawidłowym NIP. Rozliczenie powinno nastąpić w okresie obowiązkowego podatkowego faktury pierwotnej.

Dopuszcza się zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi poza KSeF, o ile spełniają przesłanki art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, nawet jeśli zostaną później zgłoszone do KSeF.

Wydatki udokumentowane fakturami zakupowymi wystawionymi bez użycia KSeF, mimo takiego obowiązku, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, o ile faktury te spełniają wymogi dokumentacyjne i materialne uznania wydatku za koszt podatkowy.

Warunek „odbioru faktury” finalnego nabywcy węglowego, w rozumieniu art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej, zostaje spełniony z chwilą przydzielenia numeru KSeF fakturze w trybach online i offline, oraz w trybie awaryjnym, o ile nie nastąpi wcześniejsze faktyczne otrzymanie tej faktury poza KSeF przez nabywcę.

Podatnik ma prawo odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupowych wystawionych przez dostawców w formie innej niż ustrukturyzowana (pap. lub elektroniczna), nawet wbrew obowiązkowi użycia KSeF, o ile spełnione są inne warunki uprawniające do odliczenia, zgodnie z art. 86 ust. 1 i przy braku negatywnych przesłanek z art. 88 ustawy VAT.

Podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych i doręczonych poza Krajowym Systemem e-Faktur, pod warunkiem spełnienia pozostałych przesłanek materialnych, nawet gdy faktury te powinny być wystawione w systemie KSeF.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF, pod warunkiem spełnienia materialnych przesłanek odliczenia, a późniejsza strukturalna wysyłka przez KSeF nie wymaga korekty JPK_V7M.

Otrzymanie faktury wystawionej poza KSeF, mimo obowiązku korzystania z niego, nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia VAT naliczonego, o ile są spełnione inne warunki odliczenia. Moment faktycznego otrzymania faktury, a nie jej późniejsze przesłanie do KSeF, określa prawo do odliczenia VAT.

Podatnik może odliczyć podatek VAT naliczony z faktur wystawionych poza KSeF, jeśli: są zarejestrowane zgodnie z przepisami o VAT, dokumentują faktyczne transakcje, pomimo formalnego uchybienia obowiązku użycia KSeF. Wprowadzenie KSeF nie zmienia zasad materialnych odliczenia VAT, o ile nie wystąpiły przesłanki negatywne.

Otrzymanie faktury VAT wystawionej poza KSeF nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przesłanek materialnych, a przesłanie faktury ponownie przez KSeF nie wymaga korekty JPK_V7M.

Anulowanie faktur, które nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego ani przesłane do KSeF, jest dopuszczalne bez obowiązku ich korekty, pod warunkiem, że nie dokumentują faktycznego zdarzenia gospodarczego.

Faktura zakupowa wystawiona poza Krajowym Systemem e-Faktur, spełniająca formalne wymogi VAT, może stanowić podstawę zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF przez podatników zobowiązanych do korzystania z KSeF, o ile faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję. Nie istnieje obowiązek korekty JPK_V7M, jeżeli faktura pierwotnie wystawiona poza KSeF zostanie później przesłana jako ustrukturyzowana za pośrednictwem KSeF.

Podatnik ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur wystawionych poza Krajowym Systemem e-Faktur, jeżeli spełnione są wszystkie przesłanki materialne wynikające z przepisów o VAT, a późniejsze wystawienie faktury w KSeF nie obliguje do korekty struktury JPK_V7M.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo wymogu ustawowego jej wystawienia w KSeF, pod warunkiem, że faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję, a inne materialne przesłanki są spełnione.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych poza systemem KSeF, mimo obowiązku ich wystawiania w KSeF, o ile faktury te dokumentują faktyczne transakcje gospodarcze. Prawo to może być realizowane w rozliczeniu za okres, w którym podatnik faktycznie otrzymał fakturę.

Faktura zakupowa wystawiona poza systemem Krajowego Systemu e-Faktur, o ile spełnia wymogi formalne oraz potwierdza rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, może stanowić podstawę do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o CIT.

Brak wystawienia faktur przez KSeF nie wyklucza zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jeśli spełnione są ogólne warunki dla uznania wydatków za koszty podatkowe zgodnie z ustawą o CIT.

Podatnik, przekraczający pułap sprzedaży 200 000 000 zł w okresie precyzowanym ustawowo, zobligowany jest do stosowania systemu KSeF do wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1 lutego 2026 roku. Bariery techniczne nie uzasadniają odstąpienia od tego wymogu, o ile ustawodawca nie przewidział stosownych form awaryjnych. Ponadto, nie istnieje obowiązek przesyłania do KSeF faktur w formie elektronicznej

Brak wystawienia faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur nie stanowi samodzielnej przesłanki wykluczającej możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli faktura ta spełnia wszystkie wymogi dowodu księgowego oraz przesłanki określone w ustawie o CIT.