Otrzymanie faktury VAT poza KSeF nie wyklucza prawa do odliczenia podatku naliczonego, jeśli transakcja jest rzeczywista i nie występują przesłanki negatywne z art. 88 ustawy VAT; późniejsze otrzymanie faktury w KSeF nie obliguje do korekty rozliczeń VAT.

Dokument „Commercial invoice”, ze względu na brak kluczowych cech faktury oraz funkcje administracyjno-logistyczne, nie jest uznawany za fakturę w rozumieniu ustawy VAT i nie podlega obowiązkowi wystawienia w systemie KSeF.

Spółka nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce w rozumieniu ustawy o VAT, co zwalnia ją z obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF przysługuje, gdy spełnione są określone w art. 86 ustawy o VAT przesłanki odliczenia. Faktury otrzymane poza systemem mogą być podstawą odliczenia, a późniejsze otrzymanie faktury w KSeF nie wymaga korekty już dokonanego odliczenia.

Kasa fiskalna musi być bezpośrednio zintegrowana z urządzeniem dokonującym sprzedaży w systemie samoobsługowym. Paragon fiskalny powinien być wydany w momencie transakcji, co oznacza, że jego elektroniczna forma bez natychmiastowej dostępności nie spełnia wymogów art. 111 ust. 3a ustawy o VAT.

Nabywcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF, pod warunkiem że faktury te dokumentują rzeczywiste zdarzenie gospodarcze oraz brak jest przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Odliczenie podatku VAT z faktury wystawionej poza KSeF i otrzymanej przez nabywcę w formie innej niż ustrukturyzowana jest dopuszczalne, o ile transakcja jest rzeczywista i spełnia pozostałe warunki prawa do odliczenia. Udostępnienie faktury w KSeF w późniejszym terminie nie zobowiązuje nabywcy do korekty podatku odliczonego na podstawie pierwotnej faktury.

Dostawa towarów i świadczenie usług przez spółkę z siedzibą we Francji na rzecz polskiego podmiotu nie skutkuje powstaniem stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce dla celów VAT. W związku z tym, zobowiązanym do rozliczenia podatku VAT jest zamawiający, który stosuje mechanizm odwrotnego obciążenia.

Dopuszczalne jest skorygowanie faktury ustrukturyzowanej poprzez wystawienie faktury korygującej uzupełniającej numer NIP nabywcy, w sytuacji gdy nie doszło do zmiany kontrahenta, a faktury dokumentują rzeczywiste transakcje.

W przypadku otrzymania przedpłaty przed dostawą towaru, podatnik ma obowiązek wystawić fakturę VAT zgodnie z art. 106i ust. 2 ustawy o VAT, niezależnie od późniejszych losów zamówienia. Ponadto, obniżenie podstawy opodatkowania powinno mieć miejsce w rozliczeniu za okres, w którym wystawiono fakturę korygującą.

Faktura dokumentująca sprzedaż nieruchomości osobie fizycznej, wystawiona bez numeru NIP i oddająca rzeczywisty charakter transakcji, nie wymaga korekty. Korekta faktury jest nieuzasadniona, jeżeli nie doszło do pomyłki merytorycznej, a nabywca przy zakupie wystąpił jako konsument. Obowiązek jej wpisania do KSeF nie zachodzi.

Cena jednostkowa netto na fakturach ustrukturyzowanych, wystawiana w KSeF, musi być zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku, pomimo technicznych możliwości dokładniejszych zapisów, zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT.

Holenderska spółka nie posiada na terytorium Polski stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu art. 11 Rozporządzenia 282/2011 ani art. 28b ustawy o VAT. W konsekwencji nie jest zobowiązana do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.

Stosownie do art. 12 ust. 3j-3m i art. 15 ust. 4i-4k ustawy o CIT, korekty przychodów lub kosztów nie mogą być dokonywane za pomocą not uznaniowych, gdy dotyczą groszowych różnic systemowych i nie spełniają przesłanek ujęcia w przychodach lub kosztach podatkowych, wobec konieczności stosowania faktur korygujących.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF, jeżeli spełnione są pozostałe materialne warunki odliczenia, w szczególności związane z opodatkowaniem towarów i usług. Moment faktycznego otrzymania faktury poza KSeF jest kluczowy dla powstania prawa do odliczenia.

W przypadku świadczenia usług elektronicznych przez podatnika z siedzibą w Polsce na rzecz podatnika z siedzibą w Irlandii, moment powstania obowiązku podatkowego określa się zgodnie z przepisami obowiązującymi w miejscu opodatkowania, natomiast faktury wystawia się zgodnie z terminami przewidzianymi w polskim systemie e-Faktur.

Faktury wystawiane przez zagranicznych kontrahentów w ramach procedury samofakturowania, nieposługujących się polskim NIP, nie wymagają korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Faktury przesłane do KSeF za pośrednictwem programu SAP, które zawierały nieprawidłowe dane, i dotyczące ich korekty "do zera" nie podlegają wykazaniu w JPK_V7 za luty 2026 r., gdyż nie dokumentują one rzeczywistych transakcji gospodarczych.

Korekty formalne faktur nie wpływające na podstawę opodatkowania ani kwotę podatku nie podlegają wykazaniu w ewidencji VAT ani w plikach JPK_VAT7M.

Faktury ustrukturyzowane przesłane do KSEF, które nie dokumentują rzeczywistych transakcji, nie powinny być uwzględniane w JPK_V7; faktury błędne w KSeF, poprawione do zera, są wyeliminowane z obrotu prawnego, co uprawnia do rozliczenia podatkowego na podstawie faktur rzeczywistych wystawionych poza KSeF.

W przypadku awarii Krajowego Systemu e-Faktur, fakturę można doręczyć nabywcy w uzgodniony sposób, w formie papierowej lub elektronicznej jako wizualizację z kodami QR, o ile zapewniona zostanie jej autentyczność i integralność, zgodnie z art. 106nf ustawy o VAT.

Podatnik, świadczący usługi na rzecz podmiotów instytucjonalnych, takich jak szkoły i przedszkola, nie jest zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej ani wystawiania faktur ustrukturyzowanych zgodnie z KSeF, o ile nie wystąpi sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej albo rolników ryczałtowych, zgodnie z art. 111 ust. 1 i art. 113 ust. 1 ustawy

Zwrot kosztów na rzecz detalisty nie stanowi rabatu pośredniego w rozumieniu art. 29a ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT i nie podlega dokumentacji fakturą, lecz powinien być ujmowany notami księgowymi, niezawierającymi wykazanej kwoty VAT.

Brak użycia KSeF do wystawienia faktur zakupowych przez dostawcę, mimo obowiązku, nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT naliczonego, jeśli faktura odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. Faktury takie mogą być ewidencjonowane w JPK_V7M z oznaczeniem „BFK”.