Wizualizacje faktur ustrukturyzowanych z kodem QR nie stanowią osobnych faktur i jako takie nie rodzą ryzyka podwójnego opodatkowania, a faktury wystawione poza KSeF, spełniające materialne warunki, mogą być podstawą do odliczenia VAT.

Prawo do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej poza KSeF nie zostaje utracone pod warunkiem materialnego spełnienia przesłanek odliczenia i braku negatywnych przesłanek wymienionych w art. 88 ustawy o VAT.

Niebudżetowe wystawienie faktury poza KseF nie stanowi przesłanki negatywnej, wykluczającej prawo do odliczenia VAT naliczonego, pod warunkiem, że spełnione są inne pozytywne przesłanki wynikające z art. 86 ustawy o VAT.

Podatnik prowadzący sprzedaż wewnętrznego asortymentu wyłącznie na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT, nie jest zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.

Wydatki zwrócone pracownikom, związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, udokumentowane fakturami elektronicznymi imiennie wystawionymi na pracowników, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, pod warunkiem spełnienia wymogów dokumentacyjnych autentyczności, integralności i czytelności.

Podatnik ma prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF, jeżeli spełnia inne materialne przesłanki odliczenia, a faktury odzwierciedlają rzeczywiste zdarzenia gospodarcze. Brak zgłoszenia faktury w KSeF nie stanowi przesłanki negatywnej ograniczającej to prawo.

Faktura VAT wystawiona z pominięciem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie traci cech faktury na gruncie przepisów ustawy o VAT, jeśli dokumentuje rzeczywistą transakcję, co nie stanowi przeszkody do odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę, o ile spełnione są wszystkie pozostałe warunki formalne.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur otrzymanych poza KSeF przysługuje, jeżeli faktura dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze oraz przy spełnieniu wymogów materialnych z art. 86 ustawy o VAT, niezależnie od formy wystawienia faktury.

Podatnik świadczący usługi pośrednictwa ubezpieczeniowego zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy, jest obowiązany wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF, jeżeli wystawiane faktury zawierają wszystkie elementy określone w art. 106e ustawy, i nie jest zwolniony z tego obowiązku na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów o przypadkach wyłączenia z fakturowania ustrukturyzowanego

Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych bez jednoznacznego wskazania ich statusu jako podatników mogą być traktowane jako B2C i wystawiane poza KSeF; możliwość dobrowolnego wystawiania faktur B2C w KSeF nie nakłada obowiązku ich ustrukturyzowania.

Podatnikowi, jako czynnemu podatnikowi VAT, przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych poza Krajowym Systemem e-Faktur, mimo ciążącego obowiązku ich wystawienia w tym systemie, pod warunkiem spełnienia materialnych przesłanek odliczenia, w myśl zasady neutralności VAT.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych wydanych niezgodnie z obowiązkiem Krajowego Systemu e-Faktur, jeśli faktura odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze i spełnione są inne warunki do odliczenia, przewidziane w art. 86 ustawy o VAT.

Podatnik VAT prowadzący działalność w Polsce, świadczący usługi na rzecz innego podatnika w UE, jest zobowiązany do wystawienia faktur w KSeF, nawet gdy miejscem opodatkowania jest państwo członkowskie UE inne niż Polska, zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych niezgodnie z obowiązkiem użycia KSeF, jeśli faktury te dokumentują rzeczywiste transakcje gospodarcze i spełniają pozostałe materialne przesłanki odliczenia VAT.

Podatnik zachowuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur wystawionych poza systemem KSeF, o ile spełnione są przesłanki z art. 86 ustawy o VAT, a brak wystawienia faktury strukturyzowanej nie jest przesłanką negatywną określoną w art. 88 ustawy.

Dla skutecznego odliczenia podatku VAT niezbędne jest posiadanie faktury wystawionej zgodnie z przepisami ustawy o VAT; brak faktury, nawet przy spełnieniu materialnych przesłanek transakcji, uniemożliwia prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Brak wystawienia faktur w KSeF przez dostawcę nie eliminuje wydatku z kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem udokumentowania rzeczywistej transakcji i spełnienia ogólnych warunków z art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

Błędne lub niepełne dane jednostki organizacyjnej JST wykazywanej jako podmiot trzeci na fakturze w KSeF winny być skorygowane poprzez fakturę korygującą zmieniającą te dane, bez potrzeby wystawiania faktury do zera, jeśli dane nabywcy są prawidłowe.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, o ile spełnione są pozostałe materialne przesłanki odliczenia, a faktura odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze.

Od 1 kwietnia 2026 r. świadczenie usług edukacyjnych przez niepubliczne placówki, zwolnione z VAT, musi być dokumentowane fakturami ustrukturyzowanymi za pomocą KSeF, zastępując tradycyjne rachunki dla transakcji przekraczających 10 000 zł, a od 1 stycznia 2027 r. obligatoryjnie w każdym przypadku na żądanie nabywcy.

Prawo do odliczenia podatku VAT z faktur spoza KSeF jest zachowane, jeśli spełnia inne warunki. Moment odliczenia określony jest z chwilą faktycznego otrzymania faktury dla przypadków niewypełnienia obowiązku KSeF, zaś dla faktur zgodnych, lecz spoza systemu, z przydzieleniem numeru w KSeF.

Podatnik ma prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF, jeżeli faktury dokumentują rzeczywistą transakcję, a nabycie towarów lub usług jest związane z działalnością opodatkowaną. Odliczenie VAT następuje w okresie, w którym podatnik faktycznie otrzymał fakturę poza KSeF, niezależnie od późniejszego wprowadzenia jej do systemu KSeF.

Podatnik VAT ma prawo odliczyć podatek naliczony z faktur zakupowych wystawionych poza KSeF, gdy spełnia warunki z art. 86 ustawy o VAT, a późniejsze wystawienie tych faktur w KSeF nie wymaga korekty rozliczeń podatkowych.