Podmiot zagraniczny, który poprzez ustanowionych pełnomocników i administratora świadczy usługi wynajmu nieruchomości w Polsce, posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, co obliguje go do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur przy wystawianiu faktur.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupowych wystawionych z pominięciem KSeF, o ile spełnione zostaną wymagane prawem warunki uprawniające do dokonania odliczenia oraz nie zachodzą przesłanki negatywne wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Spółka niemiecka nie posiada na terytorium Polski stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu art. 28b ust. 2 ustawy o VAT, co wyłącza obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.

Spółka z siedzibą poza granicami Polski, nieposiadająca na jej terytorium stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nie jest zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur.

Spółka posiada prawo odliczenia podatku VAT z faktur wystawionych poza KSeF, jeśli faktury te dokumentują rzeczywiste transakcje związane z czynnościami opodatkowanymi. Prawo do odliczenia powstaje w okresie faktycznego otrzymania takich faktur, niezależnie od późniejszego przesłania tych faktur do KSeF.

Oznaczenie faktur w ewidencji JPK VAT wymaga zachowania zgodności z trybem ich wystawienia i źródłem pochodzenia; oznaczenie BFK obowiązuje dla faktur zagranicznych oraz pdf, podczas gdy korekta z ulgi na złe długi zachowuje pierwotne oznaczenie faktury. Rabaty pośrednie wymagają notyfikacji jako DI i WEW.

Podatnik nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, jeśli brak jest wystarczającej struktury personalnej i technicznej pod jego kontrolą. Wobec czego, przy braku takiego miejsca, nie jest zobowiązany do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur.

W przypadku WNT i importu usług, zagraniczne faktury w ewidencji VAT oznaczane są jako BFK, zgodnie z rozporządzeniem. Odliczenie VAT możliwe jest w momencie otrzymania faktury zgodnej z art. 106e ustawy o VAT, nawet wystawionej poza KSeF.

Faktura handlowa (commercial invoice) nie jest fakturą VAT, nie rodzi obowiązku podatkowego, nie podlega Krajowemu Systemowi e-Faktur, a dokument CC599C z jej numerem potwierdza eksport z zastosowaniem stawki 0% VAT przy spełnieniu pozostałych warunków.

Procedura akceptacji projektów faktur ustrukturyzowanych poprzez "milczącą akceptację" spełnia wymogi art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, a samo przydzielenie numeru w KSeF uprawnia do odliczenia podatku naliczonego. Wnioskodawca może skutecznie dokonać obniżenia podatku należnego w związku z akceptowanymi fakturami.

Obowiązek przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur obejmuje też osoby korzystające ze zwolnienia podmiotowego z VAT, jeśli wartość miesięcznej sprzedaży przekracza 10 tys. zł (art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., o VAT).

Zmiana terminu płatności na fakturze ustrukturyzowanej w KSeF, niezależnie od charakteru zmiany jako opcjonalnego elementu, wymaga wystawienia faktury korygującej dla zapewnienia zgodności faktury z rzeczywistością gospodarczą według art. 106j ustawy o VAT.

Prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje z faktur doręczonych poza KSeF, pomimo wymogu użycia KSeF, gdy spełnione są inne warunki określone w ustawie o VAT. Niedopełnienie obowiązku wystawienia faktury w KSeF nie stanowi przesłanki negatywnej wykluczającej prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, pod warunkiem spełnienia przesłanek materialnych uprawniających do odliczenia, przy czym prawo do odliczenia powstaje z dniem faktycznego otrzymania faktury, a nie z datą jej wprowadzenia do KSeF.

Podatnikowi, który otrzymał fakturę VAT wystawioną bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur pomimo ciążącego obowiązku, przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT, jeżeli transakcja jest rzeczywista i spełnione są pozostałe warunki odliczenia. Momentem nabycia prawa do odliczenia jest chwila faktycznego otrzymania takiej faktury.

Dane sprzedawcy na fakturze ustrukturyzowanej muszą odzwierciedlać zarówno tożsamość podatnika, jak i aktywność gospodarczą prowadzoną na terenie Polski. Prawidłowo wystawiona faktura może zawierać dane zarówno spółki macierzystej, jak i jej oddziału, o ile umożliwia jednoznaczną identyfikację podatnika oraz spełnia wymogi formalne dotyczące struktury faktury.

Spółka brytyjska, nieposiadająca w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nie jest zobowiązana do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy także kontrahenta samofakturującego na rzecz takiej spółki, gdy żadna ze stron nie ma stałego miejsca działalności w Polsce.

Spółka mająca siedzibę w USA, działająca jako główny dystrybutor dóbr w Polsce, która nie dysponuje na terytorium Polski wystarczającą i odpowiednio trwałą strukturą personalno-technologiczną, zgodnie z przepisami oraz orzecznictwem TSUE, nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce i nie jest zobowiązana do stosowania KSeF.

W przypadku gdy przekazywane środki pieniężne nie stanowią zapłaty za fakturę VAT, lecz są jedynie rozliczeniem z użytkownikami, obowiązek umieszczania numeru KSeF w tytule przelewów nie występuje na mocy art. 108g ustawy o VAT.

Faktury wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur, które spełniają inne formalne wymogi przepisów podatkowych, mogą być podstawą do uznania wydatków nimi udokumentowanych za koszty uzyskania przychodów na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych.

Podmiotowi występującemu jako czynny podatnik VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wydanych niewłaściwie poza KSeF, jeśli spełnione są wszystkie istotne warunki materialne, a faktura odzwierciedla rzeczywiste przebieg transakcji; odliczenie możliwe jest od okresu, w którym spełniono wymogi formalne oraz formalno-techniczne faktury.

Kosztami uzyskania przychodów mogą być wydatki dokumentowane fakturami wystawionymi bez użycia KSeF, o ile spełniają definicję z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, a w szczególności są związane z przychodami oraz właściwie udokumentowane, niezależnie od formy wystawionych faktur.

Spółka zagraniczna nieposiadająca stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, realizująca czynności zdalnie i za pośrednictwem biura wirtualnego, nie jest zobowiązana do wystawiania ani przyjmowania faktur przez Krajowy System e-Faktur.

Podatnikom świadczącym usługi marketingowe i tłumaczeniowe za pośrednictwem platform internetowych od 1 kwietnia 2026 r. nie przysługuje zwolnienie z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, o ile posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy VAT.