Kosztami uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, są wydatki dokumentowane fakturami, nawet jeśli wystawione zostały poza KSeF, pod warunkiem ich materialnej zgodności z wymogami ustawy.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur zakupowych wystawionych poza systemem KSeF, o ile spełnione są materialne przesłanki transakcji podlegającej opodatkowaniu; faktury te są uważane za otrzymane w momencie rzeczywistego ich otrzymania, niezależnie od późniejszego przesłania w systemie KSeF.

Podatnik ma prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych poza KSeF, jeśli spełnia inne wymogi odliczenia, w tym przeznaczenie towarów i usług do działalności opodatkowanej. Otrzymanie takiej faktury bez użycia KSeF nie jest przesłanką negatywną wykluczającą prawo do odliczenia według art. 88 ustawy o VAT.

Czynnym podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych wystawionych poza Krajowym Systemem e-Faktur, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, o ile spełnione są pozostałe, materialne przesłanki prawa do odliczenia. Wystawienie faktury poza KSeF, mimo obowiązku, nie stanowi przesłanki negatywnej wskazanej w art. 88 ustawy.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej bez KSeF przysługuje, jeśli spełnia przesłanki materialne, a nabycie jest rzeczywiste. Brak użycia KSeF nie wyklucza odliczenia zgodnie z art. 88 ustawy o VAT.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF dotyczy faktur z tytułu dostaw do krajów trzecich, jeżeli polski podatnik dokonuje ich z Polski, pomimo lokalnego opodatkowania w kraju trzecim. Natomiast obowiązek ten nie dotyczy dostaw wewnątrzunijnych, jeśli dostawa jest opodatkowana lokalnie w państwie UE przez nabywcę.

Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur wystawionych mimo obowiązku poza KSeF przysługuje, pod warunkiem spełnionych przesłanek odliczenia, w okresie powstania obowiązku podatkowego po stronie dostawcy oraz momentu otrzymania faktury przez nabywcę.

Spółka mająca siedzibę działalności w Wielkiej Brytanii, korzystająca z usług logistycznych w Polsce i zarejestrowana jako podatnik VAT, nie posiada na terenie Polski stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o VAT, wobec braku samodzielnych zasobów personalnych i technicznych w Polsce. W konsekwencji, brak jest obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur do

Podatnik może stosować zamiennie pełną i skróconą nazwę zarejestrowaną w systemie VAT na fakturach wystawianych i otrzymywanych przez Krajowy System e-Faktur, o ile umożliwiają one jednoznaczną identyfikację podatnika.

Podatnik może odliczyć podatek VAT z faktur wystawionych bez użycia systemu KSeF, o ile dokumentują one rzeczywiste zdarzenia gospodarcze i spełnione są ogólne warunki odliczenia VAT, określone w art. 86 i art. 88 ustawy o VAT.

Podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur nieustrukturyzowanych, poza KSeF, o ile spełnione są warunki materialne do odliczenia i transakcje są rzeczywiste, bez wymogu korygowania JPK_V7M przy późniejszym wprowadzeniu faktury do KSeF.

Wydatki udokumentowane fakturami wystawionymi poza KSeF, lecz spełniające pozostałe warunki ustawy o CIT, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, mimo obowiązku ustrukturyzowanego obiegu faktur.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur wystawionych poza obligatoryjnym KSeF, pod warunkiem, że faktury te dokumentują rzeczywiste transakcje gospodarcze i spełnione są materialne przesłanki odliczenia. Niedopełnienie obowiązku wystawienia faktur w KSeF nie stanowi przesłanki negatywnej w świetle art. 88 ustawy o VAT.

Faktura korygująca fakturę w postaci papierowej, wystawioną przed 1 kwietnia 2026 roku i nieposiadającą numeru identyfikacyjnego KSEF, winna pozostawić puste pole 'numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur', z wyłączeniem wskazań numeru własnego czy dowolnego ciągu znaków.

Spółka A. GMBH & CO. KG nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, ponieważ brak jest odpowiedniego zaplecza personalnego i technicznego, co skutkuje brakiem obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur oraz brakiem opodatkowania świadczeń usługowych na terytorium Polski.

W przypadku sprzedaży usług zwolnionych z VAT, podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury, w tym faktury ustrukturyzowanej w KSeF, o ile odbiorca usługi nie zażąda jej w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano usługę.

Adnotacja „mechanizm podzielonej płatności” na fakturze jest obowiązkowa wyłącznie przy spełnieniu przesłanek z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT. Faktura mogąca, lecz nie musząca zawierać tej adnotacji, nie powoduje powstania nowych obowiązków płatniczych po stronie nabywcy.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT z faktur zakupowych wystawionych poza Krajowym Systemem e-Faktur, pod warunkiem, że inne przesłanki odliczenia są spełnione, a faktury te dokumentują rzeczywiste transakcje opodatkowane zgodnie z art. 86 i art. 88 ustawy o VAT.

Skutkiem formalnego niewystawienia faktur w KSeF nie jest brak prawa do odliczenia VAT, o ile faktyczny przebieg zdarzeń gospodarczych spełnia warunki dla materialnego zastosowania prawa do odliczenia, choć nie spełnia wymogu formalnego wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Wydanie klientowi wizualizacji faktury ustrukturyzowanej bez pełnego lub prawidłowego oznakowania poza KSeF stanowi fakturę z art. 108 ustawy o VAT, co może prowadzić do obowiązku zapłaty podatku VAT, jednak sytuacja taka może zostać skorygowana poprzez wystawienie odpowiednich faktur korygujących.

Spółka A. GmbH, nie posiadając stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, nie jest zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur, zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, gdyż brak jest infrastruktury o odpowiedniej strukturze osobowej i technicznej pozwalającej na prowadzenie działalności w sposób niezależny i stały.

W przypadku najmu lokali użytkowych, gdy miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 000 zł, oraz przy najmie na rzecz osób fizycznych bez działalności gospodarczej, nie ma obowiązku wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do końca 2026 r. Obowiązek ten dotyczy zarówno zarejestrowanych, jak i niezarejestrowanych działalności.

Faktura wystawiona poza KSeF, która dokumentuje rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, spełnia wymogi formalne oraz nie podlega wyłączeniom art. 16 ustawy CIT, może stanowić podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów.

Faktury wystawione z pominięciem obowiązku Krajowego Systemu e-Faktur mogą nadal stanowić podstawę do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełniają warunki określone w art. 15 ust. 1 oraz nie są wyłączone przez art. 16 ustawy o CIT, niezależnie od formy faktury.