Podatnikowi, mimo otrzymania faktur zakupowych wystawionych bez użycia KSeF, przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przesłanek związku z czynnościami opodatkowanymi i faktycznego nabycia towarów/usług, a korekta VAT naliczonego jest ustalana zgodnie z umownym terminem płatności faktur, bez względu na formę ich wystawienia.

Szwedzka spółka, działająca poprzez zewnętrznego usługodawcę w Polsce, nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terenie Polski w świetle art. 5 ust. 1 ustawy o VAT, co zwalnia ją z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.

Przedsiębiorca zagraniczny, który w Polsce nie dysponuje stałą strukturą personalną ani techniczną pozwalającą na niezależne prowadzenie działalności, nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP i nie jest zobowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Otrzymanie faktury zakupowej poza KSeF, mimo obowiązku wystawienia jej w formie ustrukturyzowanej, nie wyklucza prawa do odliczenia VAT naliczonego pod warunkiem, że faktura spełnia inne wymagania formalne i materialne oraz występuje związek nabycia z czynnościami opodatkowanymi.

W przypadku gdy faktura zawiera prawidłowy NIP nabywcy, lecz błędnie wskazane dane formalne, takie jak adres, faktura ta może nadal stanowić podstawę do odliczenia VAT naliczonego, jeśli zakup dotyczy działalności opodatkowanej; korygowanie danych wyłącznie przez fakturę korygującą wystawioną przez sprzedawcę.

Dostawy towarów dokonywane przez podatnika poza terytorium Polski nie podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, o ile importer rozlicza VAT. Mimo to, transakcje te powinny być wykazywane w JPK_V7M, jeśli mogą wpływać na prawo do odliczenia VAT w Polsce.

Podatnik świadczący usługi pośrednictwa finansowego i ubezpieczeniowego zwolnione od VAT, nie jest zobowiązany do wystawiania faktur (w tym ustrukturyzowanych w KSeF), o ile nie zażądano ich w terminie określonym w art. 106b ust. 3 ustawy o VAT.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur wystawionych niezgodnie z obowiązkiem KSeF, o ile faktury te dokumentują rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, odzwierciedlają transakcje podlegające opodatkowaniu i spełnione są pozostałe przesłanki odliczenia podatku VAT.

Podatnik może oznaczać każdą fakturę ustrukturyzowaną w systemie KSeF adnotacją „mechanizm podzielonej płatności” nawet w przypadkach, gdy dana transakcja nie spełnia przesłanek obowiązkowego stosowania MPP. Takie działanie jest uznane za dopuszczalne i nie stanowi naruszenia przepisów ustawy o VAT.

Poczynając od 1 lutego 2026 r., obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur dotyczy zarówno podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych, jednakże obowiązek ten powstaje jedynie w przypadku, gdy nabywca wyraża żądanie ich wystawienia zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT.

Wystawienie faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur, wbrew obowiązkowi, nie stanowi przeszkody dla zaliczenia wydatków udokumentowanych taką fakturą do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełnione są przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Ponowne przesłanie faktur w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF nie wpływa na uprzednio nabyte prawa podatkowe.

Podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej "do zera" oraz ponownie nowej faktury z prawidłowym NIP, ujmując te dokumenty w okresie, w którym powstała pierwotna obowiązek podatkowy; działanie to nie skutkuje powstaniem zaległości podatkowej.

Faktury zakupowe wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), które spełniają wymogi dla faktur zwykłych, umożliwiają zaliczenie udokumentowanych nimi wydatków do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, nawet mimo obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Wydatek udokumentowany fakturą wystawioną poza KSeF, mimo obowiązku korzystania z systemu, może stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile spełnia kryteria kosztów uzyskania przychodów z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Podatnik, którego proporcja sprzedaży wynosi 100%, zachowuje prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT z faktur wystawionych poza KSeF, o ile zgodność formalno-materialna faktury jest zachowana, nie zaś forma wystawienia. Data faktycznego otrzymania takich faktur stanowi moment powstania prawa do odliczenia.

Dopuszcza się zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi poza KSeF, o ile spełniają przesłanki art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, nawet jeśli zostaną później zgłoszone do KSeF.

Faktury wystawione poza KSeF, dokumentujące rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, mogą zostać uznane za podstawę zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełniają kryteria określone w art. 15 ust. 1 ustawy CIT, niezależnie od formalnego obowiązku ich wystawienia przez KSeF.

Wystawienie faktur zakupowych bez użycia KSeF, gdy spełniają one formalne wymagania, nie wyklucza ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów na gruncie CIT, jeżeli są one związane z rzeczywistymi transakcjami handlowymi i spełniają warunki art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Wydatki udokumentowane fakturami zakupowymi wystawionymi bez użycia KSeF, mimo takiego obowiązku, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, o ile faktury te spełniają wymogi dokumentacyjne i materialne uznania wydatku za koszt podatkowy.

Warunek „odbioru faktury” finalnego nabywcy węglowego, w rozumieniu art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej, zostaje spełniony z chwilą przydzielenia numeru KSeF fakturze w trybach online i offline, oraz w trybie awaryjnym, o ile nie nastąpi wcześniejsze faktyczne otrzymanie tej faktury poza KSeF przez nabywcę.

Podatnik ma prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki udokumentowane fakturami wystawionymi niezależnie od formy (papierowej, elektronicznej), jeżeli faktury te spełniają materialne przesłanki kosztów podatkowych, pomimo obowiązku korzystania z KSeF.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF, jeżeli faktury odzwierciedlają prawdziwe zdarzenie gospodarcze i są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, a nie zachodzą przesłanki negatywne z art. 88 ustawy o VAT.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur wystawionych poza Krajowym Systemem e-Faktur przysługuje, jeśli spełnione są warunki materialne transakcji, a faktury odzwierciedlają rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, pomimo formalnego niedopełnienia obowiązku wystawienia e-faktur.

Podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych i doręczonych poza Krajowym Systemem e-Faktur, pod warunkiem spełnienia pozostałych przesłanek materialnych, nawet gdy faktury te powinny być wystawione w systemie KSeF.