Podmiot zagraniczny, który poprzez ustanowionych pełnomocników i administratora świadczy usługi wynajmu nieruchomości w Polsce, posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, co obliguje go do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur przy wystawianiu faktur.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupowych wystawionych z pominięciem KSeF, o ile spełnione zostaną wymagane prawem warunki uprawniające do dokonania odliczenia oraz nie zachodzą przesłanki negatywne wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Spółka niemiecka nie posiada na terytorium Polski stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu art. 28b ust. 2 ustawy o VAT, co wyłącza obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.

Spółka z siedzibą poza granicami Polski, nieposiadająca na jej terytorium stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nie jest zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur.

Spółka posiada prawo odliczenia podatku VAT z faktur wystawionych poza KSeF, jeśli faktury te dokumentują rzeczywiste transakcje związane z czynnościami opodatkowanymi. Prawo do odliczenia powstaje w okresie faktycznego otrzymania takich faktur, niezależnie od późniejszego przesłania tych faktur do KSeF.

Oznaczenie faktur w ewidencji JPK VAT wymaga zachowania zgodności z trybem ich wystawienia i źródłem pochodzenia; oznaczenie BFK obowiązuje dla faktur zagranicznych oraz pdf, podczas gdy korekta z ulgi na złe długi zachowuje pierwotne oznaczenie faktury. Rabaty pośrednie wymagają notyfikacji jako DI i WEW.

Podatnik nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, jeśli brak jest wystarczającej struktury personalnej i technicznej pod jego kontrolą. Wobec czego, przy braku takiego miejsca, nie jest zobowiązany do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur.

W przypadku WNT i importu usług, zagraniczne faktury w ewidencji VAT oznaczane są jako BFK, zgodnie z rozporządzeniem. Odliczenie VAT możliwe jest w momencie otrzymania faktury zgodnej z art. 106e ustawy o VAT, nawet wystawionej poza KSeF.

Obowiązek przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur obejmuje też osoby korzystające ze zwolnienia podmiotowego z VAT, jeśli wartość miesięcznej sprzedaży przekracza 10 tys. zł (art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., o VAT).

Faktura handlowa (commercial invoice) nie jest fakturą VAT, nie rodzi obowiązku podatkowego, nie podlega Krajowemu Systemowi e-Faktur, a dokument CC599C z jej numerem potwierdza eksport z zastosowaniem stawki 0% VAT przy spełnieniu pozostałych warunków.

Procedura akceptacji projektów faktur ustrukturyzowanych poprzez "milczącą akceptację" spełnia wymogi art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, a samo przydzielenie numeru w KSeF uprawnia do odliczenia podatku naliczonego. Wnioskodawca może skutecznie dokonać obniżenia podatku należnego w związku z akceptowanymi fakturami.

Zmiana terminu płatności na fakturze ustrukturyzowanej w KSeF, niezależnie od charakteru zmiany jako opcjonalnego elementu, wymaga wystawienia faktury korygującej dla zapewnienia zgodności faktury z rzeczywistością gospodarczą według art. 106j ustawy o VAT.

Prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje z faktur doręczonych poza KSeF, pomimo wymogu użycia KSeF, gdy spełnione są inne warunki określone w ustawie o VAT. Niedopełnienie obowiązku wystawienia faktury w KSeF nie stanowi przesłanki negatywnej wykluczającej prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, pod warunkiem spełnienia przesłanek materialnych uprawniających do odliczenia, przy czym prawo do odliczenia powstaje z dniem faktycznego otrzymania faktury, a nie z datą jej wprowadzenia do KSeF.

Podatnikowi, który otrzymał fakturę VAT wystawioną bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur pomimo ciążącego obowiązku, przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT, jeżeli transakcja jest rzeczywista i spełnione są pozostałe warunki odliczenia. Momentem nabycia prawa do odliczenia jest chwila faktycznego otrzymania takiej faktury.

Dane sprzedawcy na fakturze ustrukturyzowanej muszą odzwierciedlać zarówno tożsamość podatnika, jak i aktywność gospodarczą prowadzoną na terenie Polski. Prawidłowo wystawiona faktura może zawierać dane zarówno spółki macierzystej, jak i jej oddziału, o ile umożliwia jednoznaczną identyfikację podatnika oraz spełnia wymogi formalne dotyczące struktury faktury.

Podmiotowi występującemu jako czynny podatnik VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wydanych niewłaściwie poza KSeF, jeśli spełnione są wszystkie istotne warunki materialne, a faktura odzwierciedla rzeczywiste przebieg transakcji; odliczenie możliwe jest od okresu, w którym spełniono wymogi formalne oraz formalno-techniczne faktury.

Faktury wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur, które spełniają inne formalne wymogi przepisów podatkowych, mogą być podstawą do uznania wydatków nimi udokumentowanych za koszty uzyskania przychodów na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych.

Spółka mająca siedzibę w USA, działająca jako główny dystrybutor dóbr w Polsce, która nie dysponuje na terytorium Polski wystarczającą i odpowiednio trwałą strukturą personalno-technologiczną, zgodnie z przepisami oraz orzecznictwem TSUE, nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce i nie jest zobowiązana do stosowania KSeF.

Spółka brytyjska, nieposiadająca w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nie jest zobowiązana do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy także kontrahenta samofakturującego na rzecz takiej spółki, gdy żadna ze stron nie ma stałego miejsca działalności w Polsce.

W przypadku gdy przekazywane środki pieniężne nie stanowią zapłaty za fakturę VAT, lecz są jedynie rozliczeniem z użytkownikami, obowiązek umieszczania numeru KSeF w tytule przelewów nie występuje na mocy art. 108g ustawy o VAT.

Kosztami uzyskania przychodów mogą być wydatki dokumentowane fakturami wystawionymi bez użycia KSeF, o ile spełniają definicję z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, a w szczególności są związane z przychodami oraz właściwie udokumentowane, niezależnie od formy wystawionych faktur.

Spółka zagraniczna nieposiadająca stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, realizująca czynności zdalnie i za pośrednictwem biura wirtualnego, nie jest zobowiązana do wystawiania ani przyjmowania faktur przez Krajowy System e-Faktur.

Podatnikom świadczącym usługi marketingowe i tłumaczeniowe za pośrednictwem platform internetowych od 1 kwietnia 2026 r. nie przysługuje zwolnienie z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, o ile posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy VAT.