Obowiązujące przepisy nie zawierają wzoru listy płac. Pracodawca może więc ustalić ten wzór we własnym zakresie. Niniejsza instrukcja określa, jakie elementy powinna mieć lista płac, aby pracodawca mógł wywiązać się z ciążących na nim obowiązków w zakresie naliczania podatku i składek ZUS w prawidłowej wysokości.

Żadne przepisy prawa nie nakazują wprost sporządzania listy płac w rozliczeniach między pracodawcą, pracownikiem a organami publicznymi (urząd skarbowy, ZUS). Jednak ze względu na konieczność prawidłowego ustalenia m.in. zobowiązań składkowo-podatkowych i kwoty do wypłaty, jak również ich weryfikacji przez upoważnione podmioty, tworzenie listy płac jest niezbędne.

Jedna z naszych byłych pracownic domaga się wydania tzw. paska wynagrodzeń za ostatni miesiąc, za który otrzymała pensję. Żądania kieruje w wiadomościach e-mail. Czy mamy obowiązek wydać jej pasek wynagrodzeń na podstawie wiadomości elektronicznej?

Zgodnie z regulaminem wynagradzania termin wypłaty wynagrodzeń dla wszystkich pracowników naszej firmy przypada na ostatni dzień miesiąca za dany miesiąc. W związku z brakiem środków finansowych wynagrodzenie za grudzień 2004 r. zostało wypłacone z dużym opóźnieniem - 12 lutego 2005 r. na podstawie naliczonej w grudniu 2004 r. listy płac, która została rozksięgowana z datą jej sporządzenia, tj. 29