Obowiązujące przepisy nie zawierają wzoru listy płac. Pracodawca może więc ustalić ten wzór we własnym zakresie. Niniejsza instrukcja określa, jakie elementy powinna mieć lista płac, aby pracodawca mógł wywiązać się z ciążących na nim obowiązków w zakresie naliczania podatku i składek ZUS w prawidłowej wysokości.

Pracodawca może wykazać rozliczenie należności za podróże służbowe pracowników na liście płac lub w odrębnym dokumencie. Przepisy nie nakazują bowiem sporządzania tego rozliczenia na ustalonym formularzu. Jeżeli jednak świadczenie za delegację nie jest zwolnione ze składek ZUS i podatku, należy je wykazać na liście płac jako nieodpłatne przysporzenie.

Żadne przepisy prawa nie nakazują wprost sporządzania listy płac w rozliczeniach między pracodawcą, pracownikiem a organami publicznymi (urząd skarbowy, ZUS). Jednak ze względu na konieczność prawidłowego ustalenia m.in. zobowiązań składkowo-podatkowych i kwoty do wypłaty, jak również ich weryfikacji przez upoważnione podmioty, tworzenie listy płac jest niezbędne.

Pracodawca powinien założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Jeżeli taka karta zawiera również dane do celów podatkowych, pozwalające sporządzić informację PIT-11 czy roczne obliczenie podatku PIT-40, to pracodawca może prowadzić jedną kartę.

Jedna z naszych byłych pracownic domaga się wydania tzw. paska wynagrodzeń za ostatni miesiąc, za który otrzymała pensję. Żądania kieruje w wiadomościach e-mail. Czy mamy obowiązek wydać jej pasek wynagrodzeń na podstawie wiadomości elektronicznej?

Zajmuję się prowadzeniem spraw kadrowych w przedsiębiorstwie handlowo-usługowym. W moim zakładzie działa społeczny inspektor pracy, który zażądał informacji o wysokości zarobków poszczególnych pracowników. Czy mam obowiązek dostarczyć mu takich informacji i np. udostępnić listę wynagrodzeń?

W ostatnich latach często zdarza się, że pracodawca, z różnych przyczyn, nie wypłaca pracownikom należnego im wynagrodzenia. Dlatego inspektorzy pracy w trakcie kontroli na ogół sprawdzają, czy w danym zakładzie pracy pracownicy otrzymują wypłatę oraz czy następuje ona terminowo.