Wystawienie faktury w KSeF stanowi jedynie pierwszy etap rozliczenia sprzedaży na rzecz kontrahenta zagranicznego. W praktyce, w większości przypadków, konieczne jest również jej udostępnienie poza systemem - w formie uzgodnionej z odbiorcą, np. jako plik PDF lub dokument papierowy. Każda faktura przekazywana poza KSeF musi zostać oznaczona kodem QR, umożliwiającym dostęp do dokumentu oraz jego weryfikację

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur nie zmieniło zasad korygowania faktur, jednak w praktyce – z przyczyn technicznych – pojawiła się konieczność wystawiania faktur korygujących „do zera” i wygenerowania nowego dokumentu. Obowiązek ten nie wynika z przepisów ustawy o VAT, lecz z ograniczeń systemowych, co prowadzi do rozbieżności między regulacją prawną a praktyką oraz generuje ryzyko

Sprzedaż zwolniona z VAT może być dokumentowana rachunkiem niebędącym fakturą, który nie podlega obowiązkowi przesyłania przez KSeF. Odmienne stanowisko — nakazujące dokumentowanie takiej sprzedaży fakturą, a nie rachunkiem — zajmują jednak Ministerstwo Finansów oraz organy podatkowe, co powoduje, że wybór metody dokumentowania wiąże się z ryzykiem prawnym.

Nadawanie pracownikom indywidualnych uprawnień do KSeF, pozwalających na dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia, istotnie zwiększa ryzyko naruszeń bezpieczeństwa. Takie uprawnienia nie wygasają wraz z zakończeniem zatrudnienia – do momentu ich formalnego odebrania były pracownik może nadal mieć dostęp do danych sprzedażowych i zakupowych firmy oraz wystawiać faktury w jej imieniu. Jaki model dostępu

W KSeF można stosować procedurę samofakturowania, czyli wystawiania faktur przez nabywcę w imieniu sprzedawcy. Należy jednak pamiętać, że obowiązujące zasady zależą od statusu stron transakcji. Kluczowe jest, czy nabywca posiada polski NIP lub numer VAT UE. W praktyce oznacza to, że część faktur wystawianych w ramach samofakturowania trafi do KSeF, a część pozostanie poza systemem.

Podatnicy mogą spodziewać się kolejnych usprawnień w kontaktach z administracją skarbową. W ramach realizowanego planu informatyzacji na lata 2024–2028, Krajowa Administracja Skarbowa zapowiada nowe e-usługi, które mają na celu uproszczenie i przyspieszenie obsługi podatkowej. Wśród zmian planowanych na II i III kwartał 2026 roku znajdują się m.in. nowa odsłona serwisu i aplikacji mobilnej e-Urząd

Sytuacji, w których w JPK_VAT będą ujmowane faktury niewystawione w KSeF, może być kilka. Co zrobić w takich przypadkach i jak je oznaczać, wyjaśnia nasza ekspertka, Patrycja Kubiesa. Obejrzyj wideoporadę.

Samorządowa jednostka budżetowa wystawia refaktury za usługi telefoniczne dla organizacji pozarządowej, która w naszej siedzibie korzysta z lokalu do prowadzenia własnej działalności statutowej i zgodnie z zarządzeniem jednostki nadrzędnej pokrywa koszty prowadzonych rozmów telefonicznych na podstawie billingu. Czy takie faktury (których wartość wynosi około 5 zł) od kwietnia 2026 r. będą musiały być

Wraz z uruchomieniem KSeF firmy muszą liczyć się z pojawianiem się w systemie faktur, które nie dokumentują rzeczywistych transakcji gospodarczych i mogą stanowić próbę oszustwa. Od 24 kwietnia podatnicy mogą za pośrednictwem Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 zgłaszać do administracji skarbowej tzw. faktury scamowe. Uprawnienie do zgłaszania takich faktur przysługuje odbiorcy w ramach uprawnień do odbioru

Wejście w życie przepisów o obligatoryjnym Krajowym Systemie e-Faktur nie zmieniło fundamentalnych zasad dokumentowania sprzedaży konsumenckiej. Obowiązek wystawienia faktury nadal powstaje wyłącznie na żądanie nabywcy, a decyzja o zastosowaniu faktury ustrukturyzowanej pozostaje po stronie sprzedawcy. Poniżej omawiamy trzy kluczowe obszary, które wymagają uwagi w praktyce.

MF, udzielając 18 lutego 2026 r. odpowiedzi na pytanie naszego Wydawnictwa, czy do oznaczania transakcji zagranicznych (WNT czy importu usług) stosujemy kod BFK czy DI, potwierdziło, że jest to kod DI. Jednak z opublikowanych wyjaśnień wynika, że MF zmienił zdanie i jednak właściwy jest kod BFK, gdy podstawą rozliczenia jest faktura zagraniczna. Natomiast jeśli wystawiamy dokument wewnętrzny, stosujemy

Korygowanie pierwotnie wystawionej faktury sprzedaży z powodu wskazania na niej błędnych lub niepełnych danych faktycznego odbiorcy towarów i usług wskazanego jako Podmiot3 powinno nastąpić poprzez wystawienie faktury korygującej błędne lub niepełne dane. Nie trzeba jej korygować do zera i wystawiać nowej faktury. Takie stanowisko zajął Dyrektor KIS, zmieniając interpretację indywidualną.

Przygotowane na podstawie aktów prawnych opublikowanych od 18 marca do 16 kwietnia 2026 r.

Podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT może dokumentować sprzedaż wyłącznie fakturą – niezależnie od tego, czy wystawia ją na żądanie nabywcy, czy dobrowolnie. Oznacza to obowiązek stosowania KSeF również przez podatników zwolnionych, od momentu objęcia ich tym systemem. 1 kwietnia 2026 r. największa grupa podatników VAT została objęta obowiązkiem fakturowania w KSeF.

Od rozliczenia za luty 2026 r. każdy dokument ewidencjonowany w JPK_VAT musi zostać oznaczony numerem KSeF albo jednym z trzech nowych kodów: OFF, BFK lub DI. Nowe oznaczenia stosuje się zarówno w ewidencji sprzedaży, jak i zakupów, niezależnie od tego, czy podatnik jest już objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF.

Korekta faktury w polu Podmiot3 nie powoduje obowiązku wystawienia faktury korygującej do zera. Wystawca faktury nie musi też wykazywać tej korekty w pliku JPK. Prawidłowość takiego sposobu postępowania potwierdził Dyrektor KIS w interpretacji zmieniającej.

Wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur to proces wieloetapowy. Od właściwego nadania uprawnień, przez skuteczne uwierzytelnienie użytkownika, aż po pozytywną walidację dokumentu i nadanie numeru KSeF – dopiero przejście całej procedury decyduje o tym, czy faktura została prawidłowo wystawiona. Nowa ściąga dla klientów biur rachunkowych w ramach serii "Prosto o biznesie" już dostępna.

Jeżeli fundacja rodzinna wykonuje czynności opodatkowane VAT i jest zarejestrowanym podatnikiem tego podatku, wówczas podlega ogólnym zasadom fakturowania przewidzianym w ustawie o VAT. Dotyczy to także obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

W przypadku chwilowego braku dostępu do Krajowy System e-Faktur (KSeF) podatnik nadal może wystawić fakturę, korzystając z procedury przewidzianej na wypadek awarii systemu lub problemów technicznych. Obejrzyj wyjaśnienia naszego eksperta - Tomasza Rzepy.

Na pytanie odpowiada ekspert Mirosław Siwiński. Zapraszamy do obejrzenia wideoporady.

W przypadku usług transportowych czy budowlanych moment powstania obowiązku podatkowego nie zawsze pokrywa się z datą wystawienia faktury, zwłaszcza gdy dokument jest wystawiany w systemie Krajowy System e-Faktur (KSeF). Powstaje więc pytanie, jaką datę należy przyjąć do księgowania, gdy obowiązek podatkowy powstaje w dniu rozładunku towaru, a nie w dniu wystawienia faktury. Zagadnienie wyjaśnia nasz