Funkcją instytucji ustawowego rozszerzenia się zakresu państwowego zasobu archiwalnego jest określenie losu ewidencjonowanego materiału archiwalnego, w sytuacji gdy jego zarządca przestałby istnieć. Chodzi o to, aby przed ustaniem działalności jednostki organizacyjnej zarządzającej archiwaliami archiwalia te nie zostały uszkodzone, czy wręcz zniszczone w toku skomplikowanych procedur związanych z likwidacją

Usunięcie jednej litery z anglojęzycznej nazwy nie powoduje, że oznaczenie nabywa charakter odróżniający.