Podstawą wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone im mienie jest zawarcie umowy. Zawiera się ją na piśmie, pod rygorem nieważności. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej powinna określać dokładnie, jakie mienie pracodawca powierza pracownikom, jaki jest zakres odpowiedzialności za nie poszczególnych pracowników oraz tryb postępowania w przypadku, gdy dojdzie do straty