Decyzja ZUS nr 501/2016 z dnia 25 maja 2016 r., sygn. WPI/200000/43/501/2016
Podstawa wymiaru składek pracowników oddelegowanych do pracy za granicę
Na podstawie art. 10 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 02 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2015 poz. 584 ze zm.) w związku żart. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.) Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie uznaje za prawidłowe stanowisko przedstawione we wniosku złożonym w dniu 4 maja 2016 r. przez przedsiębiorcę ........................... w sprawie prawidłowego ustalenia podstawy wymiaru składek pracowników oddelegowanych do pracy za granicę.
Uzasadnienie
W dniu 04.05.2016 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie wpłynął wniosek przedsiębiorcy .................. o wydanie pisemnej interpretacji w trybie art. 10 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej w przedmiocie ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Wnioskodawca przedstawił stan faktyczny:
Wnioskodawca wskazał, że wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczy zasad ustalania podstawy wymiaru składek dla pracowników oddelegowanych do pracy w Niemczech, którzy przy spełnieniu warunków określnych w przepisach prawa wspólnotowego regulujących koordynację systemów zabezpieczenia społecznego, podlegają ubezpieczeniom społecznym w Polsce.
........................jest ...................... zajmującą się m.in. zatrudnianiem i delegowaniem pracowników do Niemiec (umowa o pracę, umowa o pracę tymczasową). Osoby delegowane spełniają wymogi do uzyskania zaświadczenia Al - podlegają ubezpieczeniom w Polsce.
Zgodnie z przepisami prawa pracownikowi oddelegowanemu, który podlega polskim ubezpieczeniom społecznym podstawa wymiaru składek ustalana jest w inny sposób, niż pracownikowi zatrudnionemu w Polsce. Dla wszystkich pracowników, którzy podlegają ubezpieczeniom w Polsce - również oddelegowanych za granice w celu czasowego wykonania tam pracy - w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne uwzględnia się przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnia w ramach stosunku pracy, czyli wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 18 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy systemowej oraz art. 12 ust. 1 upodof). W przypadku pracowników oddelegowanych zastosowanie ma również przepis par. 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wg którego podstawy wymiaru składek nie stanowi: część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, z wyłączeniem osób wymienionych w art. 18 ust. 12 ustawy - w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy, Dodatkowo, zgodnie z art. 18 ust. 9 i 10 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawa wymiaru składek (również pracowników oddelegowanych) w miesiącu, w którym nastąpiło odpowiednio objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowym lub ich ustanie i jeżeli trwały one tylko przez część miesiąca, kwotę najniższej podstawy wymiaru składek zmniejsza się proporcjonalnie, dzieląc ją przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnożąc przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniu. Zasady zmniejszania najniższej podstawy wymiaru składek stosuje się odpowiednio w przypadku niezdolności do pracy trwającej przez część miesiąca, jeżeli z tego tytułu ubezpieczony spełnia warunki do przyznania zasiłku.
Wnioskodawca wskazał, że aby prawidłowo ustalić podstawę wymiaru składek pracownika oddelegowanego, należy rozważyć dwie zasadnicze kwestie:
1. Za które dni nieobecności w pracy pracownika oddelegowanego nie należy naliczać ulgi z tytułu diet?
2. Które dni nieobecności pracownika oddelegowanego w pracy pomniejszają minimalną podstawę wymiaru składek?
Ad. 1) Wnioskodawca wyraził opinię, że zgodnie z przywołanym przepisem rozporządzenia w: sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, pracownikowi oddelegowanemu od podstawy wymiaru składek należy odliczyć ulgę -dietę za każdy dzień pobytu poza granicami kraju. Wnioskodawca, w trakcie zatrudnienia pracowników oddelegowanych, rozlicza zwykle w wynagrodzeniach następujące rodzaje nieobecności:
- urlop wypoczynkowy,
- urlop bezpłatny.
- dzień wolny za przepracowane nadgodziny,
- nieobecność usprawiedliwiona niepłatna,
- urlop okolicznościowy,
- opieka nad dzieckiem zgodnie z art. 188 Kodeksu pracy,
- choroba (zwolnienie lekarskie).
Wnioskodawca do tej pory nie naliczał diet za ww. nieobecności - co było wielokrotnie konsultowane w Centrum Obsługi Telefonicznej ZUS.
Ad. 2) Zgodnie z przywoływanymi przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ogólnodostępnymi wyjaśnieniami ZUS, podstawa wymiaru składek pracownika oddelegowanego może być niższa od przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy , w następujących przypadkach:
- ubezpieczenia z tytułu zatrudnienia krócej niż miesiąc, tj. pracownik podjął lub zakończył zatrudnienie w trakcie miesiąca,
- pracownik przez część lub cały miesiąc był niezdolny do pracy i otrzymywał z tego tytułu wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek z ubezpieczenia chorobowego,
- pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego.
Wnioskodawca wskazał, że wymienione wyżej zasady były stosowane w rozliczeniach płac pracowników oddelegowanych zatrudnionych u wnioskodawcy. Wszelkie inne nieobecności pracownika oddelegowanego nie powodowały zmniejszenia podstawy wymiaru składek.
Wnioskodawca przedstawił własne stanowisko w sprawie.
Wnioskodawca stwierdził, że przedstawione w pkt 1 niniejszego wniosku zasady naliczania podstawy wymiaru składek, zastosowane przez wnioskodawcę u pracowników oddelegowanych do Niemiec, wynikają z przeważających opinii o ogólnodostępnych interpretacji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
W przypadku odliczania ulgi - diety za każdy dzień pobytu pracownika oddelegowanego poza granicami kraju,, wnioskodawca kierując się zasadą, iż "za dzień pobytu pracownika za granicą, należy uznać dzień, za który pracownik otrzymuje wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek, z wyłączeniem jednak dni przebywania na urlopie wypoczynkowym (który jest płatny) oraz dni zwolnienia lekarskiego, za który pracownikowi przysługuje wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy" od wynagrodzenia pracownika nie odlicza się diet za dni nieobecności:
- urlop wypoczynkowy,
- urlop bezpłatny,
- dzień wolny za przepracowane nadgodziny,
- nieobecność usprawiedliwiona niepłatna,
- nieobecność nieusprawiedliwiona niepłatna,
- urlop okolicznościowy.
- opieka nad dzieckiem zgodnie z art. 188 Kodeksu pracy,
- choroba (zwolnienie lekarskie).
Odnośnie zasad obniżania minimalnej podstawy wymiaru składek, przewidzianej dla pracowników oddelegowanych, wnioskodawca spotkał się ze stanowiskiem, iż podstawa wymiaru składek pracownika oddelegowanego, może być niższa od przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1, również w przypadkach korzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego. Powstaje zatem pytanie o katalog innych nieobecności w pracy pracownika oddelegowanego, które mogą pomniejszać jego podstawę wymiaru składek? Wnioskodawca zakłada, że jeśliby przyjąć zasadę, iż do dni pobytu pracownika poza granicami kraju nie zalicza się następujących nieobecności (nie należy za nie odliczać ulgi-diety od przychodu):
- urlop wypoczynkowy,
- urlop bezpłatny,
- dzień wolny za przepracowanie nadgodziny,
- nieobecność usprawiedliwiona niepłatna,
- nieobecność nieusprawiedliwiona niepłatna,
- urlop okolicznościowy,
- opieka nad dzieckiem zgodnie z art. 188 Kodeksu pracy,
- choroba (zwolnienie lekarskie),
to za okres korzystania przez pracownika oddelegowanego z ww. nieobecności jego minimalna podstawa wymiaru składek powinna być odpowiednio proporcjonalnie zmniejszona, zgodnie z zasadami z art. 18 ust. 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Wnioskodawca podsumował że w przypadku pracownika oddelegowanego, korzystającego w danym miesiącu z usprawiedliwionej bądź nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, podstawa wymiaru składek powinna być ustalona następująco:
- uzyskany przez pracownika przychód należy pomniejszyć o wartość ulgi z tytułu diet tj. iloczyn dni pobytu (dni pracy dni rozkładowo wolne od pracy w okresie oddelegowania np. soboty, niedziele, święta) oraz wartość diety za jeden dzień wg właściwego kursu walut;
- dodatkowo w ocenie wnioskodawcy trzeba ustalić wysokość minimalnej podstawy wymiaru składek przewidzianej dla pracownika oddelegowanego tj. przeciętne wynagrodzenie, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych należy pomniejszyć zgodnie z zasadami z art. 18 ust. 9 ustawy o dni usprawiedliwionej bądź nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy (za które nie naliczono ulgi-diety);
- po przyrównaniu obu powyższych kwot, do podstawy wymiaru składek należy przyjąć wartość wyższą.
Wnioskodawca podsumował, że wobec powyższych wątpliwości w zakresie ustalania podstawy wymiaru składek pracownikowi oddelegowanemu do pracy do Niemiec, wnosi o zajęcie stanowiska w niniejszej sprawie.
Mając na uwadze treść wniosku oraz obowiązujące przepisy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie zważył, co następuje:
Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu administracji publicznej lub państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie pisemnej interpretacji, co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej oraz składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie. Stosownie do ustępu 5 powołanego powyżej artykułu w związku z art. 83d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, obowiązującym od dnia 1 stycznia 2013 r., udzielenie interpretacji dotyczącej ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne następuje w drodze decyzji.
W myśl art. 83d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, Zakład wydaje interpretacje indywidualne, wyłącznie w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.
Oddział zaznacza jednocześnie, że w drodze niniejszej decyzji Zakład dokonuje jedynie oceny stanowiska przedsiębiorcy w zakresie przedstawionej przez niego interpretacji przepisów. Ocena stanowiska przedsiębiorcy dokonywana pod kątem prawidłowości zaprezentowanej przez przedsiębiorcę wykładni przepisów prawa, czyniona jest w oparciu o kompletny opis stanu faktycznego zawarty w treści wniosku o wydanie pisemnej interpretacji. Podkreślenia przy tym wymaga fakt, iż rozpoznając wniosek o wydanie pisemnej interpretacji Zakład nie prowadzi postępowania wyjaśniającego, w szczególności nie przeprowadza postępowania dowodowego. Granice sprawy rozpatrywanej na podstawie złożonego wniosku o wydanie pisemnej interpretacji, zakreślają jedynie ramy przedstawionego opisu stanu faktycznego. Wydając pisemną interpretację Zakład przyjmuje jako prawdziwe złożone przez wnioskodawcę oświadczenia, zwracając jednocześnie uwagę na fakt, iż wiążący charakter niniejszej decyzji ograniczony został jedynie do stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie jej wydania. Ryzyko podania nieprawdziwych informacji w opisie stanu faktycznego bądź też poczynienie przez terenowe jednostki organizacyjne Zakładu, np. w toku prowadzonego postępowania lub w toku czynności kontrolnych, ustaleń odmiennych od tych zaprezentowanych przez wnioskodawcę obciąża jedynie przedsiębiorcę i skutkiem powyższego jest brak związania organu wydaną interpretacją.
W myśl art. 6 ust. 1 pkt 1) ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są pracownikami. Zgodnie z art. 11 ust. 1 powołanej ustawy pracownicy obowiązkowo podlegają również ubezpieczeniu chorobowemu. Natomiast na odstawie art. 12 ust. 1 tej ustawy pracownicy podlegają obowiązkowo ubezpieczeniu wypadkowemu. Stosownie do art. 13 pkt 1) ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, pracownicy obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu podlegają od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku.
Powyższe oznacza, że obowiązek ubezpieczeń społecznych dla pracownika trwa od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia rozwiązania stosunku pracy. Zgodnie z art. 26 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r, Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.), stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono - w dniu zawarcia umowy. Należy zaznaczyć, iż ubezpieczenia społeczne, w przypadku pracowników, ustają pomimo trwania stosunku pracy w trakcie przebywania pracownika na urlopie bezpłatnym.
Zakład wskazuje, iż w myśl art. 18 ust. 1 i 2 oraz art. 20 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9) ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych - podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych, z wyjątkami określonymi w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe {t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2236).
Powyższe rozporządzenie w § 2 ust, 1 pkt 16) wyłącza z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych zagranicą u polskich pracodawców, w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia. Zatem przytoczony przepis określa minimalna podstawę wymiaru składek pracowników oddelegowanych do pracy za granicę. W przypadku pracowników oddelegowanych do pracy za granica podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest osiągany przez nich przychód, pomniejszony o równowartość diet za każdy dzień pobytu za granicą, nie niższy jednak od kwoty prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej. W sytuacji gdy pracownik rozpoczyna bądź kończy swą pracę za granicą w trakcie miesiąca, należy sprawdzić czy jego podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie jest niższa od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Wysokość minimalnej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za niepełny miesiąc świadczenia pracy należy ustalić w oparciu o zasadę wyrażoną w art. 18 ust. 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych przewidującą proporcjonalne obniżenie jej wymiaru. Proporcjonalne obniżenie tak ustalonej podstawy wymiaru składek będzie polegało na podzieleniu kwoty najniższej podstawy wymiaru przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca i pomnożenie uzyskanego wyniku przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom społecznym przez pracownika w danym miesiącu. Analogiczne obliczenie (uwzględniające zasadę proporcjonalności) należy poczynić przy ustaleniu wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. W przypadku gdy przychód pracownika pomniejszony o równowartość diet z tytułu jego pobytu za granicą będzie niższy lub równy wysokości proporcjonalnie obliczonej wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej, to jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za ten miesiąc wskazać należy kwotę tak obliczonej wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Gdyby natomiast przychód uzyskany przez takiego pracownika, po odjęciu równowartości diet, był wyższy od proporcjonalnie podzielonej kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, to do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne należy przyjąć wyliczoną kwotę osiągniętego faktycznie przychodu.
Część wynagrodzenia osoby zatrudnionej za granicą, odpowiadająca równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju i polegająca wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przysługuje za łączny czas pobytu pracownika poza granicami kraju. Dniem pobytu, w rozumieniu tego przepisu , jest dzień za który pracownik otrzymuje wynagrodzenie.
Powyższe oznacza, iż pracodawca zobowiązany będzie do odprowadzenia za pracownika składek na ubezpieczenia społeczne od przychodu nie niższego niż obniżone proporcjonalnie, do dni faktycznego pobytu pracownika za granicą (za które osoba ta uzyskuje wynagrodzenie), przeciętne miesięczne wynagrodzenie.
Uwzględniając powyższe w zakresie przedstawionego przez wnioskodawcę stanu faktycznego opisanego we wniosku złożonym w dniu 4 maja 2016 r. Zakład uznał stanowisko przedsiębiorcy za prawidłowe.
Mając na uwadze powyższe orzeczono jak w sentencji.
Pouczenie
Decyzja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia stanu faktycznego. Wydana decyzja wiąże Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyłącznie w sprawie przedsiębiorcy, na którego wniosek została wydana.
Stosownie do art. 10a ust. 2 i ust. 3 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, do czasu jej zmiany lub uchylenia.
Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w związku z art. 10 ust. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, odwołanie do Sądu Okręgowego w..........................
Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.
Źródło: Biuletyn Informacji Publicznej ZUS, www.zus.pl/bip/
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
