Jak ewidencjonować w pkpir usługi budowlane

Rozpocząłem prowadzenie usług budowlanych. Będę je świadczył także dla podmiotów zagranicznych. W której kolumnie i kiedy mam ewidencjonować w pkpir tego rodzaju usługi? Na potrzeby świadczonych usług nabywam materiały budowlane. W której kolumnie i kiedy mam wpisywać ich zakup?

Usługi budowlane należy ewidencjonować w kolumnie 7 pkpir "Wartość sprzedanych towarów i usług". Nabyte materiały budowlane należy wpisywać w kolumnie 10 pkpir "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu". Moment ujęcia usług budowlanych oraz zakupu materiałów w pkpir szczegółowo omawiamy w uzasadnieniu.

Wątpliwości Czytelnika budzi sposób ewidencjonowania w pkpir usług budowlanych oraz materiałów budowlanych nabywanych na potrzeby świadczonych usług. Przedstawiamy omówienie obu tych zagadnień.

Moment uzyskania przychodu ze świadczenia usług budowlanych

Przychód ze sprzedaży usług budowlanych powstaje w dniu wykonania usługi albo jej częściowego wykonania, lecz nie później niż w dniu wystawienia faktury lub uregulowania należności (art. 14 ust. 1c updof). W przypadku usług budowlanych za dzień ich wykonania uznaje się dzień podpisania przez strony protokołu zdawczo-odbiorczego. Potwierdzenie tego stanowiska można znaleźć m.in. w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 21 stycznia 2016 r., sygn. IPPB3/4510-1020/15-2/EŻ, oraz z 7 czerwca 2016 r., sygn. IPPB6/4510-259/16-2/AZ, a także Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 29 grudnia 2015 r., sygn. IBPB-1-3/4510-538/15/JKT. Przychód z usługi budowlanej powstanie w dniu podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego, jeżeli podatnik wystawi fakturę po jej wykonaniu.

Do wpisywania przychodów uzyskanych ze sprzedaży usług budowlanych przeznaczona jest kolumna 7 pkpir "Wartość sprzedanych towarów i usług". Dotyczy to także robót wykonanych za granicą. Jeżeli należność za wykonaną usługę budowlaną została określona na fakturze w walucie obcej, to przeliczenia jej wartości na walutę polską należy dokonać według kursu średniego ogłoszonego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (art. 11a ust. 1 updof).

PRZYKŁAD

Podatnik w okresie od 20 października do 15 listopada 2016 r. świadczył usługi monterskie i spawalnicze na nieruchomości położonej w Niemczech. 22 listopada 2016 r. protokołem zdawczo-odbiorczym roboty zostały odebrane przez zamawiającego. Wykonawca 25 listopada 2016 r. wystawił fakturę za sprzedaż usług budowlanych na kwotę 8200 euro.

Do celów podatku dochodowego przychód ze sprzedaży robót budowlanych powstał w dniu podpisania przez strony protokołu zdawczo-odbiorczego - 22 listopada 2016 r. Wartość sprzedaży wyrażoną w walucie obcej podatnik przeliczył na złote według kursu euro ogłoszonego przez NBP w dniu 21 listopada 2016 r. Kurs ten wynosił 4,30 zł/euro (kurs przykładowy).

Podatnik przychód uzyskany ze sprzedaży robót budowlanych wpisał do kolumny 7 pkpir pod datą wykonania usługi, tj. 22 listopada 2016 r. Wartość przychodu wyniosła 35 260 zł (8200 euro x 4,30 zł/euro).

Zapis w pkpir - listopad 2016 r.

Zakup materiałów wykorzystywanych do świadczenia usług budowlanych

Do wpisywania zakupu materiałów wykorzystywanych do świadczonych usług budowlanych przeznaczona jest kolumna 10 pkpir "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu". Jeśli podatnik prowadzi pkpir we własnym zakresie (a nie korzystając z usług biura rachunkowego), zakup materiałów musi wpisać do pkpir niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu (§ 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir). Otrzymanie materiałów musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła. W przypadku gdy podatnik otrzymuje zakupione materiały oraz fakturę potwierdzającą ich zakup tego samego dnia, to materiały wpisuje do księgi pod datą wystawienia faktury zakupu (art. 22 ust. 6b updof).

W praktyce zdarzają się sytuacje, w których podatnik otrzymuje zakupione materiały budowlane znacznie wcześniej niż fakturę za ich zakup, np. w różnych miesiącach. W takim przypadku podatnik musi sporządzić opis otrzymanego towaru, który powinien zawierać:

● imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,

● ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału.

Opis musi być potwierdzony datą przyjęcia materiałów oraz podpisem osoby, która je przyjęła. Sporządzony opis będzie podstawą zapisu w pkpir. W takim przypadku jako "Datę zdarzenia gospodarczego" (kolumna 2 pkpir) należy wskazać datę otrzymania materiałów budowlanych. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi zostać wpisana do pkpir w dniu otrzymania faktury (§ 16 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir).

W przypadku gdy podatnik otrzymał materiały oraz fakturę za ich zakup w tym samym miesiącu, tylko najpierw materiały, a potem fakturę, to sporządzony opis dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w pkpir dokonuje na podstawie otrzymanej faktury (§ 16 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir).

PRZYKŁAD

Podatnik świadczy usługi budowlane polegające na wykonaniu wentylacji mechanicznej. Z umowy zawartej pomiędzy stronami wynika, że wykonawca jest zobowiązany także do zakupu materiałów budowlanych niezbędnych do wykonania usługi. Podatnik zakupił:

- centralę wentylacyjną, udokumentowaną fakturą zakupu z 5 października 2016 r. o wartości netto 10 000 zł,

- oraz instalacje rozprowadzające, udokumentowane fakturą zakupu z 7 października 2016 r. o wartości netto 5000 zł.

Data wystawienia i otrzymania faktur zakupu odpowiadała dacie otrzymania towarów.

Podatnik wykonał usługę 10 listopada 2016 r. Pomimo że usługa budowlana została wykonana dopiero w listopadzie 2016 r., to koszty zakupu materiałów budowlanych związanych z wykonaniem tej usługi podatnik powinien wpisać w kolumnie 10 księgi pod datami ich otrzymania, tj. odpowiednio - 5 i 7 października 2016 r.

Zapis w pkpir - październik 2016 r.

Specyfiką świadczonych usług budowlanych jest to, że bywają one świadczone także w dłuższym czasie, np. przez 2 lub 3 miesiące. Wówczas występuje sytuacja, w której podatnik (wykonawca) uzyskuje przychód ze sprzedaży robót np. w grudniu, ale koszty zakupu materiałów budowlanych ponosi znacznie wcześniej, np. we wrześniu lub październiku. W takim przypadku prowadzący pkpir z zaliczeniem wydatku poniesionego na zakup materiałów budowlanych nie czeka aż do momentu uzyskania przychodu ze sprzedaży usług budowlanych, których te wydatki dotyczą, tylko uwzględnia je w rachunku podatkowym, poprzez wpis do księgi, zaraz po otrzymaniu tych materiałów.

Dopiero jeżeli usługa świadczona w dłuższym czasie nie zostanie zakończona do 31 grudnia, podatnik będzie zobowiązany do sporządzenia na ten dzień spisu z natury, w którym wykaże niezakończoną produkcję według kosztów wytworzenia, obejmujących m.in. zakup materiałów budowlanych (§ 29 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir). Sporządzony i wyceniony w ten sposób spis wyłączy na dzień 31 grudnia z rachunku podatkowego m.in. te koszty zakupu materiałów budowlanych, które dotyczą usług budowlanych niezakończonych na dzień 31 grudnia. W trakcie roku podatkowego w celu ustalenia miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy nie ma potrzeby wyłączania z rachunku podatkowego kosztów zakupu materiałów, które dotyczą niewykonanych jeszcze usług.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 14 ust. 1c, art. 22 ust. 6b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 1933

● § 16 ust. 1, 2 i 3, § 17 ust. 1, § 29 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1037; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 467

Aneta Szwęch

praktyk, autorka publikacji z zakresu podatków i rachunkowości