Jak rozliczyć w księgach rachunkowych drobną niedopłatę lub nadpłatę należności

Zasadniczą kwestią, która przesądza o księgowym rozliczeniu drobnych niedopłat należności lub ich nadpłat, jest upływ terminu przedawnienia. Jeżeli drobna niedopłata należności lub jej nadpłata są przedawnione, to należy je wyksięgować, ponieważ w myśl ustawy o rachunkowości nie spełniają one warunków do uznania za aktywa lub zobowiązania. Z kolei drobne nieprzedawnione niedopłaty należności jednostka może odpisać w pozostałe koszty operacyjne na podstawie samodzielnie podjętej decyzji. Natomiast drobne nieprzedawnione nadpłaty należności (zobowiązania) muszą być utrzymywane na rozrachunkach do upływu terminu przedawnienia.

Nierozliczone "końcówki" należności, w postaci drobnych niedopłat lub nadpłat, są odpisywane w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych (jeśli należność nie była objęta odpisem aktualizującym) lub uznawane za pozostałe przychody operacyjne. Jak wynika bowiem z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. d) uor, koszty i przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, w tym w szczególności koszty i przychody związane z odpisaniem należności i zobowiązań przedawnionych, umorzonych, nieściągalnych (z wyjątkiem należności i zobowiązań o charakterze publicznoprawnym nieobciążających kosztów), są zaliczane do pozostałych kosztów lub przychodów operacyjnych.